Účet rezervace P2

Ve třetí záložce v rezervaci naleznete detail účtu rezervace. Samotné okno je rozděleno na 2 hlavní sekce.

V horní části je seznam všech objednaných služeb. Může se jednat o automatické položky jako cena ubytování, stravy, poplatky z pobytu nebo různé automaticky napočítané slevy. Do účtu je pak možné přidávat i předdefinované služby, skladové položky nebo vkládat ručně zadané položky.

Ve spodní části okna pak jsou v tabulce uvedeny všechny doklady vystavené v rámci dané rezervace a všechny související důležité informace jako např. uhrazenost jednotlivých dokladů, zafiskalizování a jestli byl doklad odeslán klientovi emailem.

Logika pro práci v účtu je následující – veškeré položky na účtu by měly být umístěny na vystavených dokladech a k těmto dokladům by měly být přiřazeny platby v odpovídající hodnotě.

Částka salda rezervace vpravo nahoře nad položkami je pak suma položek v rezervačním účtu mínus částka plateb v dané rezervaci. V ideálním případě je saldo nulové – všechny položky byly vyfakturovány a doklady uhrazeny přiřazenými platbami.

Změna cenového plánu rezervace

Nad hotelovým účtem máte možnost měnit cenový plán, který je přiřazený pro danou rezervaci. Na základě cenového plánu je určena cena rezervace. Při změně cenového plánu bude hodnota hotelového účtu přepočítána podle aktuální volby plánu.

Přepočet účtu rezervace

Některé položky účtu rezervace se automaticky přizpůsobují změnám v parametrech rezervace. Konkrétně se může jednat o položky ubytovacích služeb, stravy, poplatky a různé slevy. Pokud dojde ke změně parametru rezervace (počet nocí, počet hostů, kategorie hostů, typ stravy, atp.) bude Vám nabídnut k potvrzení přepočet účtu v závislosti na provedené změně.

Pokud položky účtu doposud nejsou obsaženy v žádném dokladu, dojde po potvrzení přepočtu pouze k nahrazení starých položek novými, aktuálními položkami (nový počet nocí, změna stravy, odstranění poplatku z pobytu při změně kategorie hosta na dítě atp.).

Přepočet rezervací je možné také automaticky deaktivovat (Nastavení / Systém / Hotelový účet) nebo účet uzamknout ručně (popsáno níže).

Uzamčení účtu rezervace

Přes níže uvedené tlačítko je také možné uzamknout účet konkrétní rezervace před jakýmikoliv dalšími přepočty.

Práce s hotelovým účtem

Do hotelové účtu můžete přidávat nové položky přes tlačítko s plusem vpravo nahoře. Novou položku můžete vybrat z našeptávače, který Vám nabídne veškeré nadefinované služby a skladové položky. Zároveň je možné zadat do účtu libovolnou položku, kterou nemáte předdefinovanou.

Stávající položky v účtu můžete libovolně upravovat po kliknutí do příslušného řádku. Změnit můžete např. text, cenu, počet kusů nebo sazbu DPH.

Práci s položkami v účtu je možné omezit pro jednotlivé uživatelské role v rámci uživatelských práv. Konkrétní skupině uživatelů je možné např. zakázat přidávat vlastní položky, měnit DPH sazbu, atp.

Do hotelového účtu je také možné přidat % slevu / příplatek / změnit celkovou cenu rezervace přes druhé tlačítko zprava (1). Následně si zvolíte velikost slevy / příplatku a z jakých položek v účtu bude vypočtena a sleva bude přidána jako nová položka do účtu.

Třetí možností v tomto okně je možnost změnit celkovou cenu rezervace. Vše funguje tak, že po zadání finální ceny systém automaticky dopočte velikost slevy, kterou chcete hostovi poskytnout a o tuto částku poníží částku položky ubytovacích služeb. Ostatní položky jako jsou např. poplatky, služby nebo skladové položky zůstanou zachovány v původní hodnotě.

Hotelový účet je také možné pro další fakturaci převést do jiné měny (2), kdy si pouze zvolíte převodový kurz a potvrdíte přepočtení.

Vlevo od výběru měny máte několik dalších tlačítek na slučování a rozdělování automatických (modrých) položek v účtu. Položky jako ubytování, poplatky, slevy, atp je možné rozdělit např. po nocích nebo jednotlivých osobách, což oceníte např. při složitější fakturaci, kdy si každý host chce zaplatit pouze svou část pobytu.

Na závěr si ještě zmíníme možnost tisku náhledu hotelového účtu pro hosty, kteří si chtějí zkontrolovat útratu.

Přes ikonku s tiskárnou je možné podrobný účet po jednotlivých položkách vytisknout ve formátu PDF nebo XLS.

Doklady v rezervaci

Nový doklad v rezervaci vytvoříte přes tlačítko Nový doklad+.

Zároveň je zde také možnost přiřadit do rezervace již existující doklad. Podmínkou je, že doklad nesmí být vázán v jiné rezervaci.

Opačně je také možné doklady z rezervace odebrat. U konkrétního dokladu klikněte na ikonu tří teček (více možností), kde tuto možnost naleznete.

U každého dokladu na první pohled vidíte všechny důležité informace – typ, uhrazenost, datum vystavení, zda byl odeslán do EET, zda šel klientovi emailem a celkovou cenu.

Jednoduše si ho také můžete vytisknout nebo s ním dále pracovat (přidat platbu, odeslat emailem, atp.) přes akční ikony na konci řádku.

Více informací o dokladech naleznete v jiné sekci našeho manuálu.

Platby v rezervaci

Doklad v rezervaci je možné uhradit několika různými způsoby:

Doklad může již být vystaven včetně platby – typicky hotovostní nebo terminálová transakce.
V detailu uloženého dokladu je tlačítko „zaplatit“, které rovnou vytváří platbu v hodnotě dokladu s odpovídající platební metodou – typicky přišla nám platba bankovním převodem na dříve vystavený zálohový doklad.
Z detailu dokladu ale i z tabulky dokladů v účtu kliknutím na tlačítko se třemi tečkami (více možností), kde je varianta „Přidat platbu“ – ta otvírá předvyplněné meziokno podle parametrů dokladu a vy můžete např. ještě změnit uhrazenou částku (pokud šlo např. jen o částečnou úhradu) anebo okno rovnou potvrdit a vystavit platbu v hodnotě dokladu na odpovídající platební metodu.

Stav uhrazenosti jednotlivých dokladů je pak vidět na začátku každého řádku a ve sloupečku Platby jsou pak vidět i čísla konkrétních plateb (pro detail je možné rozkliknout). Vedle nadpisu celé sekce s doklady je také v totožných stavových barvách znázorněno kolik máte uhrazených, částečně uhrazených nebo nezaplacených dokladů v rezervaci.