Automatické úkoly

Tvorbu úkolů a jejich přiřazení konkrétním osobám lze také plně automatizovat pomocí tzv. „šablon automatických úkolů“.

Představte si, že si host při rezervaci nebo v průběhu pobytu přes Alfreda objedná konkrétní službu, která vyžaduje nějakou přípravu. Tento modul zajistí, že konkrétní osobě bude vytvořen a přiřazen odpovídající úkol a v návaznosti na termín a povahu objednané služby se automaticky nastaví odkdy a dokdy je nutné daný úkol vyřešit, aby objednaná služba mohla bez problémů proběhnout.

V Previu je možné nastavit dva různé druhy automatických úkolů:

Úkoly v rezervacích
Opakované úkoly (mimo rezervace)

Úkoly v rezervacích

Automatické vytvoření úkolů v rezervacích je možné navázat na několik různých parametrů:

Objednávka služby
Počet hostů v rezervaci
Délka rezervace
Typ objednaného pokoje
Objednávka pobytového balíčku
Štítek ubytovaného hosta

U každého typu automatického úkolu následně vybíráte spouštěč (kterou službu je nutné objednat, na jakém typu pokoje musí být ubytovaný, atp…) a nastavujete kdo, kdy a dokdy má daný úkol vyřešit. Je tedy nutné nastavit uživatelskou roli, která se postará o vyřízení úkolu, dále pak s jakým předstihem např. před začátkem rezervace má být úkol otevřen k řešení a v jakém časovém předstihu opět např. před začátkem rezervace má být úkol vyřešen.

Automaticky vytvořený úkol vždy naleznete v seznamu v modulu Úkoly (podobně jako neautomatické úkoly). Stejně tak ho uvidíte v aplikaci Housekeeping i v Denním přehledu. Zobrazení úkolu v notifikacích se pak následně bude odvíjet od nastavení šablony automatických úkolů a to od kdy má být úkol řešen a dokdy má být vyřešen.

Reálně může jít např. o objednávku dětské postýlky (kterou máte nadefinovanou ve Službách a je jich třeba omezené množství). Po objednávce postýlky je nutné, aby konkrétní člověk z recepce nebo z úklidu šel do skladu, postýlku očistil, odnesl na konkrétní pokoj a tam ji sestavil.

V modulu Automatické úkoly si proto vytvořte novou „automatiku“ na připomenutí sestavení postýlky. Po zadání názvu a popisu úkolu vyberte, které uživatelské roli (ta může být přiřazena více uživatelům) bude tento úkol automaticky přidělen. Zvolte si napojení na službu postýlky a nakonec nastavte, kdy se má tento úkol otevírat a dokdy by měl být vždy vyřešen. Můžete si vybrat určitý počet hodin nebo dní před začátkem rezervace/služby, nebo po začátku (konkrétně v případě postýlky využijete spíše možnost před začátkem rezervace).

Následně už bude vše probíhat plně automaticky Jakmile bude do účtu rezervace přidána služba „dětská postýlka“ (a to ručně, při objednávce pobytu a služby přes R+ nebo přes aplikaci Alfred) bude obratem vytvořen nový úkol pro odpovídajícího uživatele, který bude přiřazen konkrétní rezervaci.

Opakované úkoly

Opakované úkoly nesouvisí s rezervacemi, ale využijete je např. pro pravidelné činnosti vykonávané na recepci nebo v rámci úklidu společných prostor hotelu.

Samotné nastavení je zčásti stejné (název úkolu, popis přiřazení oddělení a uživatelské role), ale v termínové části nastavujete, kdy interval v jakém se má úkol pravidelně vytvářet. Možností je několik:

Každodenní úkol – může se jednat např. o úklid prostoru recepce před nadcházejícím dnem. U tohoto typu opakovaného úkolu nastavujete přesný čas, kdy má být každý den úkol otevřen k řešení a přesnou hodinu, dokdy má být uzavřen.
Týdenní úkol – např. každé pondělí doplnit samoobslužný bar. Otevření a uzavření úkolu je definováno konkrétním dnem v týdnu.
Měsíční úkol – např. vygenerovat seznam dokladů za minulý měsíc a odeslat ho účetní. Úkol bude otevřen vždy prvního dne v měsíci a uživatel má čas do třetího dne na jeho uzavření (viz níže).

Po uložení opakovaného úkolu bude okamžitě vytvořen nejbližší úkol (tzn. např. z obrázku výše – úkol na červen, který začíná 1.6. a má být vyřešen do 3.6.). Opakující se úkol na červenec v tuto chvíli není vytvořen a k jeho vytvoření dojde až ve chvíli, kdy předcházející úkol vstoupí v platnost. V našem případě by se k 1.6. vytvořil nový opakující se úkol na 1.7. s datem vyřešení do 3.7. atp.

U měsíčních úkolů bereme v potaz také různou délku měsíců. V případě, že máte nastaveno vytvoření úkolu na 29., 30. nebo 31. a daný měsíc nemá takový počet dní, automaticky úkol vytvoříme na poslední den daného měsíce.

Podobně funguje i rozpětí mezi vytvořením a vyřešením. Pokud nastavíte např. 27. – 31. a měsíc bude mít jen 30 dnů, automaticky upravíme datum u úkolu na 26. – 30. a tím pádem zachováme stejné časové rozpětí mezi otevřením a vyřešením.

Při vytváření týdenních a měsíčních úkolů je vždy čas otevření úkolu v 00:00 daného dne a čas uzavření je vždy nastaven na 23:59 dne pro vyřešení. Tzn. pokud např. týdenní úkol potřebujete mít ve středu ráno 100% vyřešený, nastavíte si „vyřešit do“ na úterý (23:59).