EET 2.0 v Previu

Základní nastavení pro EET 2.0 včetně nastavení v Previu jsme si prošli v předchozím článku, kde naleznete vše co je potřeba zařídit na webu finanční správy a v nastavení Previa. Nyní už se můžeme zaměřit na to, jak bude evidence probíhat v Previu.

Které tržby evidujeme a jak to funguje?

Evidence je závazná pro plátce i neplátce DPH. Evidenci podléhají tzv. „kontaktní platby“, tzn. platby provedené na provozovně. Z toho nám vyplývá, že do evidence se budou z Previa odesílat tržby na základě dokladů vystavených na hotovost a terminálové platby, které jednoznačně splňují parametry kontaktní platby.

Online platby přes bránu a bankovní převody se evidují POUZE v případě, že proběhly na provozovně. Tzn. typicky se může jednat o platbu QR kódem na recepci nebo platbu na samoobslužném check-in kiosku, který hosta kvůli úhradě ubytování přesměruje na platební bránu.

Pokud se jedná o klasický bankovní převod (obdrželi jsme platbu zálohy měsíc před rezervací) nebo online platbu při objednávce ubytování – není splněna podmínka kontaktní platby a tyto transakce nebudou evidovány.

Když si to shrneme:

  • Platba na hotovost a platební terminál jsou z Previa evidovány vždy
  • Bankovní převod je z Previa evidován volitelně a je na uživateli, aby evidenci potvrdil pokud se jedná o tržbu, která by měla být evidována (QR platba na recepci).
  • Online platba je z Previa evidována automaticky, pouze pokud se jedná např. o úhradu ze samoobslužného baru (o kterém můžeme předpokládat, že se nachází na provozovně) nebo o platbu přes bránu na samoobslužném kiosku. Automaticky také rozlišíme, jestli doobjednávka a platba extra služeb přes aplikaci Alfred proběhla v průběhu pobytu nebo mimo jeho termín a podle toho víme, jestli máme tržbu zaevidovat nebo ne (doobjednání a platba v průběhu pobytu zaevidovat, objednávka mimo pobyt – neevidujeme).

Uživatelská práva

Pro EET existují tři hlavní uživatelská práva. Pojďme si je blíže představit, než přejdeme k samotnému evidování tržeb.

  • Změnit volbu evidence – souvisí s výchozím nastavením pro odesílání. Tímto právem určujete zda může uživatel zaškrtnout / odškrtnout, že při uložení dokladu bude tržba odeslána do EET. Tzn. pokud máte výchozí stav evidence „odesílat“ a uživatelům seberete právo na změnu volby evidence, bude to znamenat, že při vystavení dokladu bude odeslání do EET vždy jako výchozí možnost a daný uživatel to nebude moci změnit (neodeslat).
  • Změnit zaevidovaný doklad – doklad je po odeslání do EET a správném zpracování uzamčen k dalším úpravám. Pokud má uživatel toto právo, lze doklad editovat, ale postup je takový, že nejprve stornujeme původně zaevidovanou tržbu, následně uživatel doklad upraví a po uložení odešleme novou tržbu.
  • Stornovat zaevidovaný doklad – restrikce na zrušení zaevidované tržby – tu je možné provést několika způsoby, které tímto právem můžete omezit. Zrušení tržby můžete provést z detailu dokladu (zruší se pouze evidence, doklad zůstává), smazáním dokladu (budete dotázáni na zrušení evidované tržby) a případně také změnou zaevidovaného dokladu (viz předchozí bod).

Zaevidování dokladů

Nyní už pojďme k samotné evidenci, která je velice jednoduchá. Při vytváření dokladů uvidíte v okně zaškrtávátko  / přepínátko EET / Fiskalizace. To bude ve výchozím stavu zaškrtnuté / odškrtnuté podle vašeho nastavení. Pokud je výchozí stav neodesílat, bude uživatel muset při každém vystavení dokladu ručně zaškrtnout, že chce odesílat. V případě výchozího stavu odesílat, bude volba vždy aktivní v návaznosti na platební metody – viz výše.

Tzn. pro hotovost a terminálovou platbu bude vždy zaškrtnuto, pro bankovní převod a online platbu bude odškrtnuto, protože z naší strany nemáme jak zjistit, jestli se jedná o situaci, kdy host platí kontaktně nebo ne (qr platba na recepci atp.) – v tomto případě tedy volba odeslání bude vždy na uživateli, který doklad bude vystavovat.

V tabulce dokladu a v účtu rezervace nově přibývá nový sloupeček s informací o stavu fiskalizace, přičemž podobné informace naleznete i v detailu doklad v záložce Historie evidence dokladu.

Změna zaevidovaného dokladu

Jak už bylo zmíněno v části s uživatelskými právy, zaevidované doklady lze upravovat. Úprava probíhá tak, že při uložení dokladu je stornována původně zaevidovaná tržba a následně je odeslána nová hodnota. Po opravě dokladu tedy v historii evidence dokladu uvidíte 3 záznamy – původní tržbu, minusovou hodnotu původní tržby a nově odeslanou hodnotu po opravě.

Změna již zaevidovaného dokladu se částečně liší mezi jednotlivými verzemi Previa.

  • Ve staré verzi nejprve provedete všechny změny v dokladu a až při uložení budete dotázání na potvrzení, že chcete opravdu upravit zaevidovaný doklad.
  • V nové verzi (kde funguje ukládání trochu jinak), jste při prvním pokusu o editování upozornění, že aby bylo možné doklad editovat, je nutné nejprve stornovat původní tržbu. Po potvrzení můžete doklad libovolně editovat a ve chvíli, kdy budete s úpravami spokojeni, můžete doklad ručně odeslat do EET přes fiskalizační ikonu v horní části okna nebo stačí kliknout a ikonu zavření okna v pravém horním rohu a my se vás ještě zeptáme, zda chcete doklad zaevidovat – viz screen.

Zrušení evidence

Zaevidované tržby lze vystornovat několika různými způsoby, přičemž pro zrušení zaevidované transakce je potřeba, aby uživatel měl odpovídající uživatelské právo. Viz výše.

Storno tržby v EET znamená, že do EET se odesílá záporná částka bez vazby na původní transakci. Zrušení se tedy nevztahuje ke konkrétnímu dokladu, ale čistě jen snižuje hodnotu zaevidovaných tržeb.

  • Zrušení v detailu dokladu – v této variantě dojde k odeslání záporné částky do evidence a doklad zůstává uložen v Previu. Pokud chcete můžete ho později znovu odeslat.

  • Zrušení smazáním dokladu – při smazání dokladu vám bude automaticky předvybrána možnost zároveň zrušit zaevidovanou tržbu. Pozor – pokud smažete doklad bez zrušení tržby, nebudete mít již moznost tuto tržbu z Previa stornovat a opravu bude potřeba provést na webu finanční správy.

  • Zrušení v rámci editace již zaevidovaného dokladu – viz předchozí sekce
  • Zrušení přes vystavení dobropisu – při vystavení dobropisu nedojde ke zrušení tržby u původního dokladu, ale v rámci vystavení dobropisu bude odeslána záporná hodnota tržby (pokud bude dobropis na platební metodu, která se eviduje do EET). Tzn. v systému vám zůstanou dva zaevidované doklady, ale výsledná zaevidovaná tržba v EET bude 0. Variantu s vystavením dobropisu lze kombinovat i se zrušením evidence původního dokladu / jeho smazáním a následně vystavením dobropisu, který nebudete evidovat (např. protože budete peníze vracet bankovním převodem).

Časové limity pro evidenci

  • Evidence tržby by měla proběhnout okamžitě při jejím přijetí – tzn. hned při vystavení dokladu.
  • V případě technických problémů (u Previa při odesílání nebo u finanční správy při přijetí dat) je nutné tržbu zaevidovat maximálně do 48 hodin od přijetí. Pokud by se tržbu v tomto limitu nepodařilo zaevidovat, máte stále povinnost tržbu odeslat i po uplynutí 48 hodinové lhůty.
  • Pokud evidence neproběhne napoprvé, Previo bude dalších 48 hodin v pravidelných intervalech zkoušet tržbu odeslat/zaevidovat. Po 24 hodinách neúspěšných pokusů vám odešleme informační email a budeme se snažit doposílat dalších 24 hodin. Pokud ani po 48 hodinách nedojde k zaevidování, odešleme vám druhý informační email a tržbu již nebudeme zkoušet evidovat. Můžete ji pak odeslat ručně z detailu daného dokladu.

Platnost EET certifikátu

Platnost certifikátu vygenerovaných na webu finanční správy je 1 rok. Platnost certifikátu není možné z webu finanční správy prodloužit, je pouze možné vygenerovat si nový certifikát s roční platností. Po vytvoření nového certifikátu, nezapomeňte ten starý nahradit v nastavení fiskalizace v Previu.

V Previu vás na blížící se expiraci certifikátu upozorníme vytvořením úkolu 30 dní před expirací. Zároveň je při vytváření certifikátu na  webu finanční správy možné volitelně zadat emailovou adresu, kam vám bude zasláno upozornění, že se blíží expirace vašeho certifikátu.

Další informace

  • V rámci odeslání tržby do EET se eviduje pouze celková částka. Tzn. neposílají se žádné názvy položek, jednotkové ceny, DPH sazby, atp.
  • Celková částka je zaevidována včetně případného zaokrouhlení.
  • Tržby v jiné měně než Kč > tržba se vždy eviduje v CZK, tzn. pro zaevidování eurové transakce pošleme tržbu v hodnotě aktuálně platný směnný kurz hotelu*částka dokladu v cizí měně.
  • Oproti EET 1.0 už není potřeba při tisku dokladu uvádět specifický identifikátor zaevidované tržby, tím pádem odpadá i povinnost hostovi doklad vytisknout/odeslat emailem. Platí tedy standardní pravidla, pokud si koncový zákazník doklad vyloženě nevyžádá, není potřeba ho tisknout/odesílat.
  • Zároveň také platí, že informační oznámení (papírovou cedulku) o evidenci tržeb v EET již na recepci ani nikde jinde mít nemusíte.