Co je Houskeepingová aplikace a co potřebuji?

Proč housekeepingová aplikace?

Mobilní housekeepingová aplikace bude Vaší prodlouženou rukou při správě úklidu Vašich ubytovacích prostor. Úklidová služba může jednoduše a intuitivně nahlašovat uklizené pokoje přímo do webové verze Previa, včetně možnosti reportování závad na pokojích.

Housekeeping od 6.1.2022 funguje jako tzv. PWA aplikace. Tzn. aplikace, která funguje v internetovém prohlížeči Vašeho zařízení a není nutné jí stahovat z Google Play nebo App store. Tím pádem je k dispozici pro všechny zařízení s operačním systémem Android nebo iOS.

Přístup do aplikace naleznete na webu https://housekeeping.previo.app/.

Pro rychlý přístup si aplikaci můžete uložit na plochu Vašeho telefonu. Informace jak na to naleznete v návodu níže:

Co potřebuji?

V prvé řadě je potřeba si housekeepingovou aplikaci objednat. Tuto objednávku prosím proveďte emailem na info@previo.cz, nebo případně přes Vašeho obchodního zástupce.

Ve chvíli, kdy budete mít aplikaci objednanou – můžete konkrétním uživatelským rolím zapnout práva na přístupy do aplikace. Nastavení práv naleznete v Nastavení/Uživatele/Role, kde po rozkliknutí editace dané role v záložce Moduly nastavíte přístup do sekce Housekeeping – Závady/Úklid (viz výše).

Pro moduly v Previu a možné akce si nastavte přístupy do sekce Provoz v Modulech a dále možné Operace v sekci Provoz (viz níže).

Dále je potřeba, pokud ho nemáte aktivovaný, zapnout v Previu modul úklidu. Toto naleznete v menu Provoz/úklid. Zde už pak pouze v nastavení (ozubené kolečko) zaškrtnete možnost, že používáte úklidy pokoje v Previu a donastavíte jakým způsobem budou automaticky označovány pokoje jako neuklizené + několik dalších funkcí jako např. zda u vás máte minibary (kdy pak z aplikace může pokojová služba hlásit konzumaci z minibaru při úklidu pokoje).

Přiřazení pokojů k úklidu + možnosti přihlášení do aplikace

V druhé podsekci nastavení Aplikace housekeeping pak můžete přiřadit konkrétní pokoje pro úklid konkrétním uživatelům aplikace. Rozlišujeme dva druhy přiřazení.

  • Dlouhodobé přiřazení -jednodušší varianta, obvykle v případě, že máte pevně dané, kdo uklízí které pokoje. Tzn. Martin bude mít např. všechny pokoje ve druhém patře a Marie všechny pokoje v přízemí. Přiřazení se v čase nemění a každý den odpovědná osoba uklízí stejné pokoje.

  • Krátkodobé přiřazení – pokud se u vás na úklidu točí větší počet zaměstnanců a dalo by se říci, že stejný pokoj uklízí každý den v podstatě pokaždé jiná osoba, tak je pro vás spíše varianta krátkodobého přiřazení pokojů (můžete si to představit, že ráno je na recepci vytvořen plán úklidu pro daný den a konkrétní pokoje a prostory jsou rozděleny úklidovým pracovníkům teprve ráno). I proto je v této variantě možné vytvořít více přiřazení zároveň a teprve následně celé okno uložit. Přiřazení má také omezenou časovou platnost, která je automaticky nastavena do konce daného dne (je možné prodloužit). Po vypršení času platnosti bude přiřazení automaticky smazáno.

Možnosti přihlášení do aplikace

S typem přiřazením pokojů úzce souvisí i způsoby přihlašování do aplikace Housekeeping.

  • Přihlašovací jméno a heslo – pro přiřazení pokojů je nutné vytvořit uživatele s přihlašovacím emailem a heslem a to je pak také jeden ze způsobu přihlášení. Vhodné zejména pro stálé zaměstnance.
  • Přihlašovací odkaz –  pokud máte úklid sjednaný např. agenturně a každý den k vám chodí někdo jiný, využijete spíše možnost přihlášení pomocí jednorázového přihlašovacího odkazu. Aby si pracovníci agentury nemuseli předávat informace o přihlašovacím jménu a heslu (+ adrese aplikace), můžete jim v okně přiřazení pokojů vygenerovat přihlašovací odkaz a odeslat jim ho např. přes Whatsapp nebo SMS zprávou. Odkaž uživatele rovnou přihlásí do aplikace, bez nutnosti zadání přihlašovacích údajů. Platnost odkazu je daná platností přiřazení daných pokojů (viz výše)

Nastavení notifikací

Při práci s aplikací také jistě využijete notifikace. Ty Vás upozorní na check-out hostů (a možnost začít zahájit úklid), vytvoření nové rezervace na aktuální den (a tím pádem případnou kontrolu pokoje) nebo na nahlášení nové závady nebo úkolu.

Notifikace aktivujete přes spodní menu Nastavení a sekci Notifikace.

Notifikace jsou bohužel dostupné pouze pro zařízení s operačním systémem Android. Na iOS bohužel nejsou podporovány (ne že bychom je nechtěli, ale iOS jednoduše notifikace u webových aplikací „netoleruje“).