Platební předpisy
Z účtu rezervace je možné vygenerovat předpis pro provedení zálohové platby a ten přímo z rezervace odeslat klientovi emailem. Totožným způsobem lze klienta požádat o detaily kreditní karty pro garanci rezervace nebo vygenerování zálohového listu pro bankovní převod.
Předpis platby vygenerujete kliknutím na tlačítko „Předpis platby +“ v účtu rezervace. Pokud je tlačítko zelené, znamená to, že v rezervaci zatím neexistuje žádný aktivní platební předpis a otevře vám okno vytvoření nového. Pokud už v rezervaci nějaký platební předpis byl a byl dokončen/expiroval, tak se vám nejprve zobrazí tabulka s přehledem všech předpisů dané rezervace, odkud můžete vyvolat vytvoření nového předpisu.
Detail platebního předpisu vypadá takto:
- Jazyk – určujete jazykovou verzi odeslaného emailu (změní i text emailu dole).
- Částka a měna – automaticky se načte cena všech doposud nezaplacených položek z pokojového účtu. Cenu je možné upravit, např. pokud vyžadujete pouze částečnou zálohu.
- Povolit úhradu celkové ceny rezervace (pouze s platební bránou) – v případě, že vyžadujete pouze částečnou zálohu, můžete hostům umožnit i variantu kompletní platby tak, aby už nemuseli řešit žádné další zálohy ani doplatky na místě po příjezdu.
- Datum expirace – je vždy přednastaveno na + 24 hodin od okamžiku vytvoření předpisu, ale je možné upravit.
- Povolené způsoby platby – zde vybíráte, jaké varianty platby bude moci klient zvolit pro úhradu zálohy. Celkem zde mohou být tři možnosti: bankovní převod, garance platební kartou a platba kartou (přes online platební bránu). Vždy musí být zvolena alespoň jedna varianta úhrady. Při více variantách si host může vybrat z nabízených možností.
- Po úspěšné / neúspěšné platbě – dodatečné nastavení, co se má s rezervací stát po úspěšné / neúspěšné online platbě / garanci kartou.
- E-mail – se předvyplní z rezervace, ale je možné ho doplnit i ručně.
- Text emailu – text emailu s žádostí o úhradu zálohy. Výchozí text se mění podle nastavení platebních metod pro konkrétní předpis. Pod textem bude automaticky uvedena tabulka s přehlednými informacemi o rezervaci a platbě.
Kliknutím na tlačítko Odeslat předpis odešlete na vybraný email.
Načítání položek do předpisu
Jak už bylo zmíněno výše, do předpisů se automaticky načítají všechny nevyfakturované a nezaplacené položky z účtu. Pokud máte rezervaci kompletně uhrazenou, nebude možné nový předpis vytvořit.
Pokud chcete po klientovi uhradit pouze konkrétní položky z účtu, můžete pracovat i se zaškrtávátky na účtu, kde si vyberete, které položky chcete zaplatit a při vytvoření předpisu do něj budou načteny pouze vybrané položky.
Tímto způsobem můžete např. různým hostům na různé emailové adresy z jedné rezervace rozeslat několik předpisů na uhrazení jejich části rezervace nebo objednaných služeb.
Oproti starší verzi Previa je v této verzi možné mít více aktivních platebních předpisů.
Email s předpisem zálohové platby
Vše, co host musí udělat je kliknout na tlačítko uhrazení/garance rezervace. Následně bude přesměrován na samostatný platební rozcestník, kde se mu zobrazí všechny Vámi povolené platební metody.
Po zvolení platební metody se další postup liší:
Platba kartou
Po kliknutí na online platbu je host přesměrován na online platební bránu, kde provede úhradu. Následně je vystaven odpovídající doklad.
Garance platební kartou
Host je přesměrován na zabezpečený formulář, kde může vložit údaje o své platební kartě pro účely garance rezervace. Karta je následně bezpečně uložena a je Vám přístupná z detailu rezervace.
TIP: Pokud máte od klienta kartu, kterou není možné na terminálu ověřit, můžete klientovi odeslat novou žádost o garanci pomocí jiné karty. Stačí smazat z rezervace stávající kartu a vygenerovat mu nový předpis „platby“, kde zvolíte pouze garanci (+případně upravíte text emailu a informujete hosta, že původní karta nebyla funkční).
Bankovní převod
Po výběru bankovního převodu se zobrazí následující předpis pro platbu zálohy a v rezervaci je zároveň vygenerován doklad.
TIP: Pro zobrazení QR kódu pro rychlou platbu nezapomeňte v Nastavení / Hotel / Obecné / Bankovní účty doplnit IBAN a SWIFT.
Upomínka neuhrazeného platebního předpisu
Z naší strany kontrolujeme každých 15 minut, jestli neexistuje neuhrazený platební předpis, který expiruje za méně než 24 hodin. Pokud ano, pošleme na tento předpis upomínku. Pokud zbývá více než 24 hodin do expirace upomínka není při kontrole odeslána.
Tzn. např. předpisu bude zbývat 24 hodin a 13 minut do expirace a probíhá kontrola pro odeslání upomínky. Do expirace zbývá více jak 24 hodin, tzn. upomínka není odeslána. Při další kontrole za 15 minut bude do expirace zbývat 23 hodin a 58 minut a tím pádem odesíláme upomínku.
Expirace předpisu pro platbu
Pokud host neprovede platbu / garanci na základě zaslaného předpisu dojde po čase (nastaveném při odeslání) k expiraci platebního předpisu.
Na tuto skutečnost je host upozorněn dalším emailem, který ho informuje o zrušení rezervace (viz níže). Rezervaci je také možné automaticky nechat přepnout do stavu storno při expiraci předpisu (nastavuje se při odeslání předpisu z rezervace).
