Export Pohoda
V této sekci naleznete tipy a triky jak optimalizovat a správně nastavit importy do účetního systému Pohoda od společnosti Stormware.
Důležitá poznámka na začátek. Výrazně doporučujeme nejprve provést základní nastavení v Previu a teprve následně začít importovat. Pokud budete nějakou dobu pracovat s původním nastavením a následně si ho upravíte podle svých potřeb, může nastat situace, kdy bude téměř nemožné pracovat se zálohovými doklady naimportovanými původním způsobem a novými navazujícími doklady importovanými po úpravě nastavení.
Tzn. základním bodem je to, jestli používáte pro vyúčtování záloh zálohové listy, na ně navázané doklady za přijatou zálohu a následně finální faktury. Pokud ano, je nutné zapnout exportování DPZ do agendy interních dokladů. Umisťování DPZ do vydaných faktur umožňujeme, ale negarantujeme správné fungování navazujících funkcí. Pokud vystavujete na zálohové listy rovnou faktury, není nutné nastavení upravovat.
Import pokladních dokladů do odpovídající hotovostní pokladny
Pro správné umístění prodejek do pokladních dokladů je nutné provést základní nastavení. Nejprve v Previu v nastavení exportních souborů do Pohody zvolíte, že tento typ dokladů chcete importovat jako Pokladní doklady.
Pro správné párování dokladů při importu je pak nutné mít pojmenovanou CZK pokladnu jako HP a EURovou pokladnu jako VAL. Toto nastavení provedete v Nastavení / Hotovostní pokladny.
U valutové pokladny nezapomeňte také nastavit odpovídající měnu. Měny je nutné nejprve povolit v nastavení Pohody v Nastavení / Globální nastavení / Měny, kde povolíte
Přenos a vazby mezi doklady
Prodejky
Prodejky je možné exportovat do dvou různých agend jak už bylo nastíněno výše. Konkrétně máte na výběr mezi:
- Hotovostní pokladnou (v odpovídající měně)
- Vydanými fakturami
V nastavení exportů je možné aktivovat přenos do hotovostní pokladny. Pokud tak neučíníte, budou prodejky zařazeny do vydaných faktur.
Pokud budete prodejky exportovat i s dalšími jinými doklady, můžete také narazit na následující informační okno, kde můžete svou volbu ještě změnit.
Při volbě exportu prodejek do hotovostní pokladni dojde také k přenastavení všeobecného nastavení pro všechny další exporty prodejek.
Doklady typu zálohový list, doklad za přijatou zálohu a faktura
Zálohový list
Zálohový list bude exportován jako faktura s typem „zálohová faktura“. Naleznete je tedy v Pohodě v menu Fakturace / Vydané zálohové faktury.
Obsah tohoto dokladu v Pohodě bude totožný s obsahem dokladu v Previu.
Zálohové listy mohou mají vazbu na finální fakturu, která je na tento typ dokladu vystavena (toto platí i v případě, kdy je mezi zálohovým listem a fakturou ještě vystaveno DPZ).
Doklad za přijatou zálohu
U dokladů za přijatou zálohu si v nastavení exportů můžete zvolit, zda se budou exportovat do interních dokladů nebo do klasických vydaných faktur. Jak bylo zmíněno výše, pokud pracujete s kombinacemi dokladů ZLV-DPZ-FAK je téměř nezbytné zvolit exportování DPZ do agendy interních dokladů.
Zároveň upozorňujeme, že Pohoda nemá žádnou vazbu mezi vydanými fakturami a interními doklady. Tzn. po nahrání kaskády dokladů ZLV-DPZ-FAK bude v Pohodě vidět pouze vazba mezi ZLV a FAK, viz dále.
Pokud DPZ nenahráváte do interních dokladů může se Vám také stát, že při importu řetězce dokladů ZLV-DPZ-FAK budou nahrány pouze první dva doklady a finální faktura již nebude do Pohody načtena.
Faktura
Bude exportována do vydaných faktur a budou v ní obsaženy všechny položky ze zálohového listu tak jak jsou uvedeny v zálohovém listu.
V nastavení exportu máte navíc možnost zapnout si rozpadnutí položek ze zálohového listu na jednotlivé položky pro účely započtení do finální faktury. Tzn. pokud na zálohovém listu např. sloučíte položku poplatků z pobytu v 0 % DPH sazbě s položkou ubytovacích služeb ve 12% do jedné položky Záloha. Bude v importu tohoto zálohového listu v rámci faktury položka rozpadnuta na dvě samostatné položky v odpovídající hodnotě a DPH sazbě.
Import dokladů
Přes menu Soubor/Datová komunikace/XML import/export vyvoláte průvodce pro XML komunikaci. Následně už pouze vyberete XML soubor vygenerovaný z Previa a potvrdíte import.
Chyby při importu
V případě, že se Vám při importu dokladů do Pohody objeví nějaká chyba, budeme od Vás určitě potřebovat číslo daného dokladu a pokud možno také protokol o dané chybě. Ten získáte po dokončení importu, kdy se Vám zobrazí přehled naimportovaných a „nenahraných“ dokladů. Následně stačí kliknout na tlačítko pod tabulkou „Otevřít cílovou složku“, které Vám otevře průzkumník ve Windows a rovnou Vám předvybere konkrétní protokol k danému importu. Ten nám můžete obratem zaslat.
Některé chyby jsou „čitelné“ na první pohled:
- Doklad se zadaným číslem již existuje – již máte totožný doklad naimportovaný.
- Tento balíček není určen pro tuto jednotku – nahráváte doklady s jiným IČ než máte zadané u Vaší účetní jednotky v Pohodě.
Mohou se ale objevit i chyby, z jejichž popisků moudří nebudete a v tom případě přichází na řadu výše uvedený protokol o importu, kde nalezneme rozepsané detaily chyby.