Automatikus feladatok
A feladatok létrehozása és azok konkrét személyekhez való hozzárendelése teljesen automatizálható az Automatikus feladatok modul segítségével.
Képzeljük el, hogy egy vendég a foglalási folyamat során vagy a tartózkodása alatt az Alfred alkalmazáson keresztül olyan szolgáltatást rendel, amely előkészületeket igényel. Az Automatikus feladatok modul gondoskodik arról, hogy a rendszer létrehozza a megfelelő feladatot, és azt egy konkrét személyhez rendelje; továbbá a megrendelt szolgáltatás időpontja és jellege alapján automatikusan beállítja a feladat kezdő és befejező dátumát, hogy a szolgáltatás zökkenőmentesen megvalósulhasson.
A Previo alkalmazásban kétféle automatikus feladatot állíthatunk be:
- Foglalásokhoz kapcsolódó feladatok
- Ismétlődő feladatok (foglalásokon kívül)
Feladatok a foglalásokban
A foglalásokban történő automatikus feladatlétrehozás több különböző paraméter alapján történhet:
Szolgáltatási megrendelés
- A foglalásban szereplő vendégek száma
- A tartózkodás időtartama
- A lefoglalt szobatípus
- Csomagajánlat foglalása
- Vendégcímke
Minden automatikus feladat típusához kiválaszthatunk egy kiváltó okot (melyik szolgáltatást kell lefoglalni, milyen típusú szobában kell elszállásolni a vendéget stb.), és beállíthatjuk, ki felelős a feladat elvégzéséért, mikor kell elkezdeni, és mikor kell befejezni. Ezért meg kell adnunk a feladatot kezelő felhasználói szerepkört, valamint azt, hogy mennyi idővel előre – pl. a foglalás kezdete előtt – szükséges elkezdeni a feladatot, és mennyi idővel előre – szintén pl. a foglalás kezdete előtt – kell befejezni.
Ezt követően minden teljesen automatikusan fog zajlani. Vagyis ha a foglaláshoz hozzáadásra kerül a például a „babaágy” szolgáltatás (manuálisan, a foglaláskor az R+ rendszeren vagy az Alfred alkalmazáson keresztül), akkor a rendszer létrehoz egy új feladatot a megfelelő felhasználó számára, és azt a konkrét foglaláshoz rendeli.
A valóságban ez lehet például egy kiságy megrendelése (amelyet a Szolgáltatások menüpontban definiált, és amelyből korlátozott szám áll rendelkezésre). A kiságy megrendelése után a recepció vagy a takarítószemélyzet egy meghatározott tagja el kell menjen a raktárba, megtisztítsa a kiságyat, elvigye a megadott szobába, és ott összeállítsa.
Az automatikus feladatok modulban hozzon létre egy új automatikus feladatot egy gyermekágy összeállításához, és állítsa be, hogy mikor legyen ez a feladat megoldásra felnyitva, és mikorra legyen megoldva. Ezzel a beállítással együtt válassza ki, hogy melyik felhasználói szerepkörhöz (amely több felhasználóhoz is hozzárendelhető) lesz ez a feladat automatikusan hozzárendelve.
Ezt követően minden teljesen automatikusan fog történni. Vagyis, ha a „gyermekágy” szolgáltatás hozzáadódik a foglalási fiókhoz (manuálisan, amikor a tartózkodást és a szolgáltatást az R+ vagy az Alfred alkalmazáson keresztül foglalják), akkor egy új feladat jön létre a megfelelő felhasználó számára, és hozzárendelődik a konkrét foglaláshoz.
Az automatikus feladat létrehozása után az a többi (nem automatikus) feladattal együtt megjelenik a Housekeeping/Feladatok modulban. A feladat megjelenítése az értesítésekben az automatikus feladat sablon beállításaitól függ, nevezetesen attól, hogy a feladatot mikor kell megoldani és mikor kell megoldani.
Ismétlődő Feladatok
Az ismétlődő feladatok nem kapcsolódnak a foglalásokhoz, de felhasználhatók például a recepción végzett rutinfeladatokhoz vagy a szálloda közös területeinek takarításához.
A beállítások részben megegyeznek (feladat neve, leírása, osztályhoz való hozzárendelés és felhasználói szerepkör), de az ütemezés részben megadható, milyen időközönként legyen a feladat rendszeresen létrehozva. Számos lehetőség közül választhatunk:
- Napi feladat – ez lehet például a recepció takarítása a nap kezdete előtt. Az ilyen típusú ismétlődő feladatoknál be kell állítani azt a pontos időpontot, amikor a feladatot minden nap feldolgozásra megnyitják, valamint azt a pontos időpontot, ameddig le kell zárni.
- Heti feladat – pl. az recepción levő bár feltöltése minden hétfőn. A feladat megnyitását és lezárását a hét egy meghatározott napja határozza meg.
- Havi feladat – pl. az előző hónap dokumentumainak listájának elkészítése és elküldése a könyvelőnek. A feladat a hónap első napján nyílik meg, és a felhasználónak a harmadik napig van ideje lezárni (lásd alább).
Amint elmentünk egy ismétlődő feladatot, a sorozat következő feladata azonnal létrejön (pl. a fenti képen látható módon: a havi feladat, amely június 1-jén kezdődik és június 3-ig esedékes). A júliusi ismétlődő feladat ekkor még nem jön létre; az csak akkor jön létre, amikor az előző feladat aktívvá válik. Esetünkben június 1-jén létrejönne egy új, július 1-jére szóló ismétlődő feladat, amelynek határideje július 3. lenne, és így tovább.
A havi feladatok esetében figyelembe vesszük a hónapok eltérő hosszát is. Ha úgy került beállításra, hogy egy feladat a 29., 30. vagy 31. napon jöjjön létre, és az adott hónapnak nincs ennyi napja, akkor a feladatot automatikusan a hónap utolsó napján hozzuk létre.
A létrehozás és a befejezés közötti időintervallum hasonlóan működik. Például, ha a dátumokat 27–31-re állítja be, és a hónapnak csak 30 napja van, akkor automatikusan 26–30-ra módosítjuk a feladat dátumait, így megőrizve a létrehozás és a befejezés közötti időintervallumot.
Heti és havi feladatok létrehozásakor a feladat mindig az adott napon 00:00 órakor nyílik meg, a zárási idő pedig mindig a megoldás napjának 23:59 órájára van beállítva. Ez azt jelenti, hogy ha például egy heti feladatot szerdára reggelre 100%-ban be kell fejezni, akkor a „megoldás határideje” dátumot keddre (23:59) kell beállítani.