Sarcini automate
Crearea sarcinilor și atribuirea acestora către anumite persoane poate fi complet automatizată și prin modulul Sarcini automate.
Imaginați-vă că un client comandă un anumit serviciu în timpul procesului de rezervare sau prin Alfred pe durata sejurului, iar acel serviciu necesită pregătire. Acest modul asigură crearea automată a unei sarcini corespunzătoare, atribuirea acesteia unei persoane specifice și, în funcție de data și natura serviciului comandat, stabilește automat data de început și termenul de finalizare al sarcinii, astfel încât serviciul solicitat să poată fi oferit fără probleme.
În Previo pot fi configurate două tipuri diferite de sarcini automate:
- Sarcini în rezervări
- Sarcini recurente (în afara rezervărilor)
Sarcini în rezervări
Crearea automată a sarcinilor în rezervări poate fi bazată pe mai mulți parametri diferiți:
- comandarea unui serviciu,
- numărul de oaspeți din rezervare,
- durata sejurului,
- tipul de cameră rezervat,
- comandarea unui pachet de ședere,
- eticheta (label-ul) oaspetelui.
Pentru fiecare tip de sarcină automată se selectează apoi un trigger (ce serviciu trebuie rezervat, în ce tip de cameră trebuie cazat oaspetele etc.) și se stabilește:
- cine este responsabil pentru îndeplinirea sarcinii,
- când trebuie începută,
- până când trebuie finalizată.
Prin urmare, este necesară setarea rolului utilizatorului care va gestiona sarcina, precum și cu cât timp înainte — de exemplu înainte de începerea rezervării — sarcina trebuie deschisă pentru procesare și cu cât timp înainte trebuie finalizată.
După configurare, totul funcționează complet automat. De exemplu, dacă serviciul „pat pentru copil” este adăugat în contul rezervării (manual, în timpul rezervării prin R+ sau prin aplicația Alfred), se va crea automat o nouă sarcină pentru utilizatorul responsabil și aceasta va fi atribuită rezervării respective.
În practică, acest lucru poate însemna, de exemplu, o solicitare pentru un pătuț de copil (definit în secțiunea Servicii și disponibil într-un număr limitat). După comandarea pătuțului, o persoană responsabilă de la recepție sau housekeeping trebuie să meargă la depozit, să curețe pătuțul, să îl ducă în camera respectivă și să îl monteze.
În modulul de sarcini automate, creați o nouă sarcină automată pentru pregătirea unui pătuț pentru copil și setați momentul în care această sarcină trebuie deschisă pentru procesare și termenul până la care trebuie finalizată. Puteți alege un anumit număr de ore sau zile înainte de începerea rezervării/serviciului sau după începere (în cazul unui pătuț pentru copil, de regulă se va utiliza opțiunea înainte de începerea rezervării). Împreună cu această setare, selectați și rolul utilizatorului (care poate fi atribuit mai multor utilizatori) către care va fi alocată automat această sarcină.
După crearea sarcinii automate, aceasta va fi afișată împreună cu celelalte sarcini (inclusiv cele non-automate) în modulul Housekeeping / Sarcini. Afișarea notificărilor pentru sarcină va depinde apoi de setările șablonului sarcinii automate, respectiv de momentul de la care sarcina trebuie rezolvată și până când trebuie finalizată.
Sarcini recurente
Sarcinile recurente nu sunt legate de rezervări, însă pot fi utilizate, de exemplu, pentru activități de rutină desfășurate la recepție sau pentru curățarea spațiilor comune ale hotelului.
Configurarea este parțial similară (nume sarcină, descriere, atribuirea departamentului și a rolului utilizatorului), însă în secțiunea de programare se stabilește intervalul la care sarcina trebuie creată automat și periodic. Există mai multe opțiuni:
- Sarcină zilnică – de exemplu, curățarea recepției înainte de începerea zilei. Pentru acest tip de sarcină recurentă se stabilește ora exactă la care sarcina trebuie deschisă zilnic și ora până la care trebuie închisă.
- Sarcină săptămânală – de exemplu, reaprovizionarea minibarului/self-service bar în fiecare luni. Deschiderea și închiderea sarcinii sunt definite printr-o anumită zi a săptămânii.
- Sarcină lunară – de exemplu, generarea listei documentelor pentru luna precedentă și trimiterea acesteia către contabil. Sarcina se va deschide în prima zi a lunii, iar utilizatorul va avea timp până în a treia zi pentru a o finaliza (vezi mai jos).
După salvarea unei sarcini recurente, următoarea sarcină din serie va fi creată imediat (de exemplu, așa cum se vede în imaginea de mai sus – sarcina pentru iunie, care începe pe 1 iunie și trebuie finalizată până pe 3 iunie). Sarcina recurentă pentru luna iulie nu este creată în acest moment; ea va fi generată doar atunci când sarcina anterioară devine activă. În cazul nostru, o nouă sarcină recurentă pentru 1 iulie ar fi creată pe 1 iunie, cu termen de finalizare pe 3 iulie, și așa mai departe.
Pentru sarcinile lunare, se iau în considerare și diferențele de lungime ale lunilor. Dacă ați setat o sarcină să fie creată pe data de 29, 30 sau 31, iar luna respectivă nu are atât de multe zile, sarcina va fi creată automat în ultima zi a acelei luni.
Intervalul dintre creare și finalizare funcționează în mod similar. De exemplu, dacă ați setat intervalul 27–31 și luna are doar 30 de zile, datele sarcinii vor fi ajustate automat la 26–30, menținând astfel același interval între început și finalizare.
La crearea sarcinilor săptămânale și lunare, sarcina se deschide întotdeauna la ora 00:00 în ziua respectivă, iar termenul de finalizare este setat întotdeauna la ora 23:59 în ziua în care trebuie rezolvată. Asta înseamnă că, dacă aveți nevoie ca o sarcină să fie 100% finalizată până miercuri dimineața, trebuie să setați „termene până la” marți (23:59).