Vendég adatbázis
A vendég adatbázis minden olyan információt tartalmaz a vendégekről, amelyek a foglalásból származnak, bármilyen módon jött is az létre (Foglalási motoron, Partner oldalról vagy manuálisan). Minden létrehozott vendég szerepel az adatbázisban, ahol kártyája tartalmazza az összes adatot, amelyet a foglalás során a vendégkártyájára beírásra került (név, cím, születési dátum, állampolgárság, okmányszám, rendszám, e-mail, telefonszám, vagy a vendéghez rendelt más címkék és megjegyzések).
A vendégadatbázisban szűrhetünk és kereshetünk vendégekre akár teljes szövegű kereséssel (cég, név, telefonszám stb. alapján), akár egyéb keresési kategóriák, például vendégkategória, foglalások összesen száma vagy címkék segítségével. Az összes szűrési lehetőség kombinálható a bal oldali panelen.
A táblázat jobb felső részén új vendégrekordot hozhatunk létre. Az új vendég létrehozása megegyezik azzal, mintha a vendéget közvetlenül a foglalás „Vendég” fülén adnánk meg. A mentés után ez a vendég is megjelenik az automatikus javaslatok között, amikor vendégeket adunk be egy foglalásba a nevük (e-mail címük stb.) első néhány betűjének beírása után, és ha ezt a vendéget választjuk ki az automatikus kiegészítésből, az összes korábban megadott adat automatikusan kitöltődik a vendégkártyán.
Az „Export” gomb (szintén a jobb felső sarokban) a szűrt vendéglistát CSV-fájlba exportálja. A szerkesztés után ez a fájl felhasználható például e-mailes kampányok küldésére olyan alkalmazásokon keresztül, mint a MailChimp. Ha a Previo Mailing modulját használjuk, akkor egyáltalán nincs szüksége erre az exportra. Ekkor az összes levelezési címzett közvetlenül az adatbázisból kerül generálásra, anélkül, hogy az adatokat külön fájlokba kellene exportálni.
A CSV-fájl tartalma a vendégadatbázisban megjelenített oszlopoktól függ; ha teljes körű információt szeretnénk minden vendégről, akkor a többi oszlopot is meg kell jeleníteni (cím stb.).
Ha az egyes vendégeknél a ceruza ikonra kattintunk (vagy duplán rákattintunk egy sorra), akkor elérhető az adott vendég profilja (ugyanaz az ablak, mint amikor ezt a profilt közvetlenül a foglalás során kerül kitöltésre. Itt az első fülön szerkeszthető a vendéggel kapcsolatos összes rendelkezésre álló információ, míg az ablak második fülén a vendég korábbi foglalási előzményei jelennek meg. Az utolsó fül a vendég „előzményeit” tartalmazza, azaz az e vendég adataiban végzett módosításokra vonatkozó információkat.
Beállítások
A vendéglista jobb oldalán egy fogaskerék-ikon is látható. Rákattintva a „Vendégek és cégek” beállításokhoz jutunk.
Az „Általános” főszakaszban beállíthatóak a vendégek születésnapi emlékeztetői, megadható az alapértelmezett állampolgárság, vag az elektronikus aláírások nyomtatása.
Az alapértelmezett állampolgárság/ország a szálloda helyszíne alapján van alapértelmezetten beállítva. Ha azonban a vendégeink többsége egy adott régióból érkező turista, akkor ez a beállítást módosítható. Javasoljuk, hogy csak a cím országa kerüljön módosításra, a többi mező pedig maradjon üresen. Lehetőség van arra is, hogy a cím országa üresen maradjon ebben az esetben azt mindig manuálisan kell megadni.
A születésnapok esetében kiválaszthatjuk, hogy szeretnénk-e értesítést kapni, és ha igen, beállíthatjó, hogy mennyi idővel előre jelenjen meg az értesítés (a felső kék információs sávban a naptárban).
A vendégek elektronikus aláírásait az online bejelentkezés során az Alfred alkalmazáson keresztül lehet rögzíteni, majd a vendégnyilvántartás és a házikönyv kinyomtatásakor megjeleníthetők az adott vendégek esetében.
A következő beállítási szakaszban található a vendégcímkék kezelése. A címkék segítségével a vendégeket különböző kategóriákba sorolhatjuk, és tovább dolgozhat velük. Címkék alapján:
- Célzott e-mail-kampányokat indíthatunk
- +Értesítést kaphatunk a hozzárendelt címkékről, amikor vendéget adunk hozzá egy foglaláshoz
Vendégkezelés
Ha a rendszerben duplikátumok jelennek meg, a vendégeket össze is vonhatjuk. Ehhez egyszerűen szűrjük ki a kívánt nevet, jelöljük ki az egyes rekordokat, majd kattintsunk az „Összevonás” gombra az összevonáshoz. A megjelenő ablakban erősítsük meg, melyik rekordba kívánjuk összevonni az összes duplikátumot.
A lehetséges duplikátumok kezelésének második (tömeges) lehetősége az „Optimalizálás” gomb. Ez megnyitja az összes lehetséges duplikátum listáját, és rajtunk múlik, hogyan kívánjuk kezelni őket.
Ha valóban duplikátumról van szó, egyszerűen kijelöljük a fő bejegyzést, és megerősítjük az összevonást. A vendégek összevonásra kerülnek, és mi továbbléphetünk a következő lehetséges duplikátum ellenőrzésére.
Ha a javasolt rekordok nem duplikátumok (pl. nem egyeznek a nevek), akkor a „Nem duplikátum” gombra kattintva kihagyható ez a javaslatot. Miután megerősítettük az ablakot, ez a vendégpár többé nem jelenik meg lehetséges duplikátumként az áttekintésben. Az egyes vendégek csak akkor jelenhetnek meg újra a lehetséges duplikátumok listájában, ha az adatbázisba új rekord kerül hozzájuk, amelyet a korábbi vendégrekordok egyikének lehetséges duplikátumaként jelölnek meg.
Más szavakkal: ha az A és B vendégeket „nem duplikátum”ként jelöljük meg, akkor az A és B kombinációja többé nem kerül fel a lehetséges duplikátumok közé. Ha azonban létrehozzuk a C vendéget, előfordulhat, hogy az A+C és a B+C kombinációkban duplikátumként jelenik meg.