Firmy

Databáze firem obsahuje kompletní záznamy všech firem, které se objevily v některé z vašich rezervací nebo dokladů.

Stejně tak si zde můžete vytvořit úplně novou firmu, která se při zadávání nové rezervace bude v kolonce „Firma“ zobrazovat v našeptávači.

Novou firmu zadáte přes zelené tlačítko „Nová firma+“ vpravo nad tabulkou. Seznam firem včetně včetně adres, IČ, kontaktních údajů si můžete přes vedlejší tlačítko vyexportovat do PDF nebo XLS.

Detail firmy

Editaci stávajících, již dříve vytvořených firem provedete přes ikonu tužky na konci konkrétního řádku nebo dvojklikem na daný řádek. Konkrétní společnosti můžete také vyhledávat přes fulltextové vyhledávání a případně přes další volitelná kritéria v levém panelu s filtry. Otevře se vám detail firmy s několika dalšími záložkami.

Při editaci již vytvořené firmy můžete doplnit veškeré údaje o dané firmě pomocí načtení informací o dané firmě z obchodního rejstříku ARES (stejnou možnost můžete využít i u slovenských, polských, maďarských a rumunských firem).

V první záložce detailu firmy můžete také přiřadit market kódy, které se po přidání firmy do rezervace automaticky nastaví v dané rezervaci.

Pokročilé nastavení

Když se přesunete do druhé záložky „Pokročílé“ můžete nastavit několik dalších parametrů pro danou společnost. Konkrétně se jedná o:

Cenový plán – po přidání firmy do rezervace budete upozorněni na přiřazený ceník a budete dotázáni, jestli ho chcete na danou rezervaci aplikovat.
Kategorie hostů – po přidání firmy do rezervace budete upozorněni na nastavenou výchozí kategorii hosta a budete dotázáni, zda chcete změnit kategorie hostů v rezervaci.
Platba na fakturu – po přidání firmy do rezervace budete dotázáni, zda chcete všechny položky účtu označit firmou jako „vlastníkem“ dané položky. Pokud má položka účtu za vlastníka firmu, nevstupuje pak do výpočtu salda rezervace (např. pro účely aplikace Alfred).
Vyžadovat předautorizaci – přístupné pouze v případě, že máte propojenou platební bránu od ČSOB nebo Comgate, která předautorizaci umožňuje. U konkrétní firmy můžete zrušit vyžadování vratné zálohy ve formě předautorizace + ve všeobecném nastavení firem, pak naleznete i všeobecné nastavení pro tuto funkci pro všechny nově vytvářené firmy.

Agency systém

Pro konkrétní firmu můžete také nastavit přístup do samostatného Agency/Owner systému. Nastavení je podrobněji popsáno zde.

Záložky Rezervace a Historie

V záložce Rezervace uvidíte stručný souhrn rezervací dané firmy za posledních 12 měsíců včetně celkového počtu všech rezervací od vytvoření dané firmy v Previu.

Poslední záložkou je historie, kde uvidíte veškeré záznamy o úpravách dat konkrétní společnosti.

Upozornění na duplicitní záznamy

Pokud vytváříte nová firemní záznam a zadáte IČ firmy, kterou už máte v databázi uloženou, zobrazí se vám upozornění na vznik duplicity (jak při vytváření firmy přímo v databázi, tak hlavně při přidávání firmy přímo do rezervace). Můžete zvolit, zda místo vytvoření duplicity použijete původní firemní záznam, ale máte i možnost vytvořit duplikát úmyslně (v některých případech mají firmy různé pobočky/závody pod jiným jménem, ale stejným IČ).

Co s existujícími duplicitami?

Pokud už nějaké duplicity třeba historicky v databázi máte, je zde několik způsobů, jak je zpracovat.

Můžete si konkrétní duplicitní záznamy vyhledat, jednotlivé záznamy si vybrat přes checkboxy na začátku řádku a kliknout na tlačítko „Sloučit“.

Druhou variantou je odmazání duplicitních záznamů, kde máte možnost nahrazení jiným firemním záznamem. Smazáním firmy ji totiž smažete i ze všech rezervací, kde byla přiřazena. Nahrazením ale na stejné místo pouze dosadíte správný (jediný) záznam dané firmy a při tom smažete duplicitu.