Poplatky
V této sekci je možné vytvářet reporty pro poplatků z pobytu pro městský úřad.
Výše poplatku a osvobozených kategorií hostů se může lišit a je vždy určena místní městskou/obecní vyhláškou. Velikost poplatků můžete nastavit v menu Ceny / Poplatky.
Podobně jako u výkazů pro statistický úřad se pro výpočet celkové sumy poplatku vychází buď z rezervací z plachty, nebo případně z vygenerovaného listu evidenční knihy. Poplatky jsou následně sečteny za všechny osoby v rezervacích, které mají nastaveno, že odvádějí poplatek z pobytu.
Report je také možné vytvořit pouze pro zvolené pokoje. Ideální pro případ, kdy máte v rámci jednoho Previo profilu vedených více apartmánů na různých adresách a poplatky odvádíte separátně za jednotlivé adresy.
Některé městské úřady občas vyžadují kromě souhrnného reportu poplatků také evidenční knihu hostů, kteří v dané době byli ubytovaní a z kterých jsou vlastně poplatky odváděny. Tu si můžete jednoduše vygenerovat buď z Evidenční knihy hostů, nebo případně si vyfiltrovat přes Databázi hostů všechny hosty, kteří byli v daném období ubytovaní.
Pro případ kontroly z úřadu, kdy se obvykle kontroluje jedno konkrétní datum, doporučujeme následující postup.
Vytvoříte si nový report poplatků na konkrétní den (pro případ, že vytváříte z evidenční knihy, dejte si pozor, aby se Vám dvě různé evidenční knihy nepřekrývaly – hodnota poplatku by následně byla zdvojnásobena).
K tomuto reportu poplatků si následně na totožný den vytvořte Denní přehled (Reporty / Denní přehled) s filtrem pouze na odjíždějící a probíhající rezervace (příjíždějící rezervace se do počtu nezapočítávají, protože se poplatek počítá až následující den).
Počet hostů v takto vygenerovaném denním přehledu bude přesně odpovídat počtu plátců ubytovacího poplatku a zároveň budete mít v denním přehledu veškeré další informace pro účely kontroly (jména hostů, číslo pokoje, atp.).
Samotný souhrn poplatků následně vypadá takto (přičemž opět je možné, do jednotlivých čísel zasahovat a upravovat je):
Po kliknutí na ikonku tisku se Vám dále nabídne možnost vygenerovat si:
- Rekreační poplatky po pokojích
- Souhrnný report poplatků (viz printscreen výše)
Vysvětlení výpočtu poplatků z evidenční knihy
1) Evidenční kniha – do evidenční knihy např. za duben se načtou pouze hosté, kteří mají rezervaci, který začíná v období, na které je kniha vytvářena. Tzn. hosté jejichž rezervace začínají ještě v březnu a do dubna pouze zasahují nejsou do tohoto listu (dubnového) evidenční knihy započteni. Naopak pokud rezervace přesahuje do května, jsou tito hosté v evidenční knize uvedeni.
2) Report poplatků z evidenční knihy na duben – jako první noc se do reportu započítá noc přelomová tzn. z 31.3. na 1.4. Host z této rezervace na obrázku ale není v evidenční knize za duben (rezervace začíná v březnu), ale je obsažen v evidenční knize za březen (rezervace začíná v březnu) a pro report poplatků se tato informace „vytáhne“ z předcházející evidenční knihy – v tomto případě by tedy report poplatků pro duben vypadal následovně > jeden poplatník a 4 dny/noci ubytování (přelomový den + další dny v dubnu).
Když bych rezervaci protáhl více do března (začínala by o den dříve) a aktualizoval si evidenční knihu a znovu si vytvořil report poplatků tak by se nezměnil. Proč? První noc, která se do reportu poplatků započítává je ta přelomová. Předchozí noc bude načtena ještě do březnového reportu poplatků.
Úplně stejně to funguje i v případě konce měsíce, kde je uplatňován stejný přístup – do dubnového reportu poplatků se mi načtou poplatky maximálně za poslední (nepřelomovou) noc daného měsíce. Poplatky za zbývající část pobytu (od přelomové noci dále) už jsou poté načteny do dalšího poplatkového reportu.
Pro správnost výpočtu je důležité, aby se evidenční knihy datově nepřekrývaly a zároveň aby nebyly vytvořeny duplicitně (dvě stejné evidenční knihy na totožný měsíc). V reportu poplatků by poté mohlo dojít ke zdvojnásobení a zkreslení výsledků.