Základní informace

Plachta rezervací (dále jen „plachta“) je modul, ve kterém se při práci v Previu budete pohybovat zdaleka nejčastěji.

Plachta znázorňuje přehledný grafický přehled všech Vašich pokojů a rezervací. Její aktualizace probíhá automaticky, tzn. ve chvíli kdy Vám příjde nová rezervace automaticky se Vám donačte a zobrazí se v plachtě (podobně to bude fungovat i se storny).

Přímo z plachty zakládáte nové rezervace, upravujete stávající, zadáváte údaje o hostech, vytváříte doklady, řídíte úklid pokojů a mnoho dalšího.

Orientace, posun po plachtě a vyhledávání

Hlavní část plachty s rezervacemi je definována horizontální časovou osu rozdělenou po jednotlivých dnech a dále vertikální osou, která nám znázorňuje jednotlivé pokoje.

Existují celkem 4 způsoby jak se můžeme na plachtě pohybovat.

  1. Boční a spodní posuvná lišta
  2. Výběr data, ikony pro posun o den / měsíc, přepnutí na aktuální den
  3. Prokliknutí na rezervací z bočního informačního panelu (pouze nové online rezervace, opce, příjezdy a odjezdy)
  4. Fulltextové vyhledávání

Přes fulltextové vyhledávání (jak už název napovídá) jednoduše naleznete konkrétní rezervaci např. podle jmena hosta, názvu společnosti, čísla rezervace atp.

Boční informační panel

Boční panel se může stát Vašim užitečným pomocníkem. Obsahuje totiž informace o:

  • Nepřiřazených rezervacích – viz manuál.
  • Úkoly v rezervacích – všechny naplánované úkoly v rezervacích, které mají být vyřešeny dnes, zítra, pozítří nebo už jsou případně po termínu vyřešení. Více zde. 
  • Nových online rezervacích – všechny nové rezervace, které byly objednány přes online kanály (Reservation+, Expedia, Hotel.cz, atp.)
  • Opcích – informuje o rezervacích ve stavu Opce, které mají k aktuálnímu datu nastavenou expiraci (tzn. klient měl do dnešního dne např. zaplatit zálohu a mělo by se tím pádem zkontrolovat jestli platba opravdu dorazila a na základě toho rezervaci buď potvrdím nebo stornuji.
  • Waiting list – víceméně odkládací prostor pro rezervace
  • Odjezdy – veškeré dnes končící rezervace, které zatím nejsou ve stavu Ukončeno
  • Příjezdy – veškeré dnes začínající rezervace, které zatím nejsou ve stavu Ubytován

Po kliknutí na rezervaci v bočním panelu se Vám na ní plachta vycentruje a rezervace se zabarví žlutě (kromě rezervací ve stavu waiting list, které nejsou na plachtě). Dvouklikem se poté dostanete do detailu konkrétní rezervace.

Pokud panel nebudete chtít využívat můžete ho jednoduše skrýt přes ikonku šipky v horní části celého panelu, čímž získate větší náhled na samotnou plachtu.

Notifikace

V souvislosti s automatickou aktualizací plachty a bočního panelu se Vám také v pravé horní části obrazovky budou zobrazovat notifikace na nové rezervace a storna.

U notifikace je vždy vidět z jakého zdroje pochází (uživatel, Hotel.cz, Reservation+, Booking.com atp.) a je vidět i termín rezervace.

V notifikaci bude vždy zobrazeno 5 nejnovějších akcí. Na kompletní seznam nových rezervací, které přišly za dobu, co jste nebyli u počítače, se pak můžete jednoduše prokliknout do přehledu rezervací.

Notifikace je možné deaktivovat pro jednotlivé uživatele na základě uživatelských rolí a práv.. Lze také vypnout pouze část notifikací (např. na uživatelem ručně vytvořené rezervace).

Zobrazení plachty podle stavů/uhrazenosti rezervací

Ve výchozím zobrazení máme plachtu (barevně) zobrazenou podle stavů rezervací, s tím že uhrazenost rezervací může být znázorněna červenou linkou na spodní části každé rezervace.

Aleternativně je možné plachtu zobrazit inverzně, tzn. barevně podle uhrazenosti jednotlivých rezervací, kdy jejich spodní podbarvení znázorňuje stav rezervace.

Mezi oběma stavy je možné se libovolně přepínat pomocí tlačítka vpravo nad plachtou.

Tabulka obsazenosti

Hned vlevo naleznete další užitečnou věc a to je tzv. Tabulka obsazenosti. Ta Vám nabízí rychlý přehled o volných pokojích, obsazenosti a čerpání kontingentů. Jednotlivé řádky zde znamenají typy pokojů ne přímo konkrétní pokoje.

Při telefonické objednávce je možné rychle zjistit dostupnost konkrétního typu pokoje přes tuto tabulku, než složitě zjišťovat z plachty jestli máte např. třílůžkový pokoj ještě stále dostupný pro další rezervaci.

Červeně zvýrazněné oblasti znamenají, že daný typ pokoje je v daném termínu kompletně vyprodaný/obsazený.

Informační tipboxy

V horní části okna nad plachtou rezervací se Vám také čas od času zobrazí informační tipboxy, které je možné rozkliknout pro více informací. Tipbox může obsahovat:

  • Informace o aktualizacích Previa a nových funkcích
  • Informace o narozeninách ubytovaných hostů
  • Informace o neuhrazených fakturách
  • Pozvánku na Kafíčko s Previem a podobné akce, kterých se naše společnost zúčastní.
  • Informace o nesprávně nastaveném ceníku. Může se jednat např. o:
    • Ceny nejsou vyplněny dostatečně dlouho dopředu (alespoň 270 dní)
    • Chybí cena u některé možné obsazenosti pokoje (např. u 3L pokoje mám vyplněnou pouze cenu za dvě a tři osoby)
    • Ceny nejsou vyplněny logicky – akční nebo nevratná cena je vyšší než základní sazba
    • Ceny nejsou vůbec vyplněny

Veškeré tipboxy můžete i zpětně dohledat v sekci Nápověda / Tipy pro uživatele.

Úklid a nahlášené závady na pokojích

V levé boční části plachty, kde jsou uvedeny veškeré pokoje (na dané plachtě) máte uvedený výpis úklidu a nahlášené závady.

Stavy úklidu pokojů rozlišujeme celkem čtyři:

  • Uklizeno
  • Neuklizeno – červené podbarvení a ikonka mopu
  • Kontrolní úklid – žluté podbarvení a ikonka mopu
  • Inspekce – šedé podbarvení a ikonka otazníku

Podrobnější informace a rozpis úklidu naleznete v sekci Provoz / Úklid.

Závady jsou znázorněny červenou ikonkou. Pokud na ní najedete myší, uvidíte základní popis nahlášené závady a prokliknutím se dostanete do detailu konkrétní závady v modulu Provoz / Závady.