Sdílená databáze hostů a firem
V Previu je možné nově aktivovat funkci na sdílení databáze hostů a firem mezi jednotlivými profily ve skupině. Tuto funkci není možné aktivovat z uživatelského rozhraní, ale je nutné ji nastavit na naší straně. Pokud máte aktivaci zájem, kontaktujte naši zákaznickou podporu.
Ukažme si jak vše funguje.
Sdílená databáze hostů
Z každého jednotlivého profilu, který sdílí data hostů máte přístup ke všem záznamům hostů ze všech ostatních profilů. Tzn. pokud na jednom hotelu zadáte do rezervace nového hosta, po uložení bude tento host obratem nabízen v našeptávači hostů i v propojeném profilu se všemi svými již vyplněnými údaji.
V databázi hostů Vám přibývá filtr na hosty z jednotlivých profilů. Jak filtr funguje?
- Při výběru všech hotelů (nebo prázdném filtru) se zobrazí kompletně všechny záznamy hostů ze všech profilů.
- Při výběru pouze jednoho hotelu se Vám zobrazí všechny záznamy hostů, které byly vytvořeny v tomto profilu a zároveň i hosté, kteří nebyli vytvořeni ve vybraném profilu, ale jsou přiřazeni do alespoň jedné rezervace ve vybraném profilu.
Filtry také pracují s počty rezervací jednotlivých hostů. Pro počty rezervací máte k dispozici jak počty rezervací pro jednotlivé hotely, tak i souhrnné číslo za všechny rezervace daného hosta ve všech hotelech. Podle počtu rezervací na vybraných profilech a celkového počtu rezervací se dá také samostatně filtrovat v rámci databáze hostů.
Na příkladu níže je vidět, že pan Mareček má celkem 6 rezervací na dvou vybraných hotelech, ale celkově jich má za sebou 9, přičemž 3 zbylé proběhly na jiném zařízení.
Vzhledem k tomu, že některé hosty už budete mít evidované ve více hotelech bude se Vám také hodit slučování duplicitních záznamů, která nově funguje napříč všemi sdílenými profily.
Jak již bylo zmíněno výše, po vytvoření hosta jsou všechny jeho vyplněné údaje sdíleny i pro ostatní profily a host je v nich nabízen v našeptávači v rezervacích. Sdílená je samozřejmě i editace údajů hosta. Pokud z „hotelu A“ aktualizujete např. emailovou adresu hosta, projeví se změna ve všech rezervacích, kde je tento host použit napříč Vašimi hotely. Stejně tak funguje sdílení poznámky a štítků, které jsou také součásti karty hosta (odstranění duplicitních štítků můžete provést ve druhé záložce nastavení databáze hostů).
V druhé záložce detailu hosta je pak vidět seznam všech rezervací daného hosta ve všech profilech a ve třetí záložce uvidíte kompletní historii úprav, opět napříč všemi profily.
Sdílená databáze firem
U databáze firem vše funguje totožném základu. Nově vytvořená firma v jednom hotelu bude po uložení automaticky k dispozici v našeptávači druhého hotelu včetně všech vyplněných údajů. Stejně tak jsou sdílené štítky firem.
Filtrování v databázi firem je také totožné jako u hostů s použitím filtru na konkrétní hotely. Stejně tak je zde možnost slučovat duplicitní firemní záznamy napříč všemi Vašimi hotely.
Ohledně slučování firemních záznamů je potřeba upozornit na jednu důležitou věc. Někteří z Vás mají pro některé firemní klienty nastavené speciální cenové plány a např. výchozí kategorii hosta. Při slučování firem zachováváme cenové plány a kategorie hostů pro jednotlivé profily i po sloučení, tak aby se při použití firmy v každém profilu zachoval původní cenový plán, který měla firma pro každý jednotlivý hotel přiřazený. Po sloučení nicméně doporučujeme správnost nastavení zkontrolovat.
Editace cenových plánů a výchozích kategorií hostů pro jednotlivé hotely je přístupné vždy pouze pro profil, ze kterého danou firmu otevřete. Tzn. na obrázku výše otevíráme detail firmy z profilu Exclusive III a můžeme tím pádem upravovat ceník pro tuto firmu v rámci tohoto profilu. Pokud bychom chtěli upravit cenový plán této firmy pro hotel Exclusive IV, musíme si jí otevřít z tohoto profilu.
V dalších záložkách detailu firmy opět uvidíte souhrn všech rezervací za všechny sdílené profily (záložka Rezervace) a také historii úprav záznamu konkrétní firmy (záložka historie). Opět, podobně jako u hostů připomínáme, změna údajů firmy (např. fakturační adresa) se následně projeví ve všech rezervacích, kde je daná firma použita napříč všemi hotely.