Pokladní kniha
Po otevření modulu Pokladní knihy se Vám otevře souhrnná tabulka všech plateb, které v systému proběhly. Při otevření Vám bude automaticky přednastaven filtr pouze na hotovostní platby.
Podobným způsobem vše funguje i u sekcí Bankovní deník, Platební karty a Poukazy. Vždy je Vám předvybrán odpovídající filtr. Filtr je ale možné kdykoliv změnit a pracovat např. s více různými druhy plateb zároveň.
Práce s jednotlivými platbami následně probíhá na podobném principu bez ohledu na to, o jaký způsob úhrady se jedná. Pojďme si vše ukázat.
1) Filtry
- Fulltextové vyhledávání – dohledání platby je možné např. přes číslo dokladu, rezervace nebo část popisku platby.
- Datum – na výběr máte mezi datem vytvoření platby a datem vytvoření uzávěrky pokladny, do které platby spadají.
- Měna – výběr ze všech povolených měn pro Váš profil.
- Způsob úhrady – podle toho zda Vás zajímají např. pouze hotovostní transakce nebo vše dohromady.
- Typ transakce – můžete např. dohledat pouze všechny transakce, které se týkají směnárny nebo odvodů z pokladny.
- Typ platby – příjmy / výdaje
- Uživatel – vytvoření platby je vázané na konkrétního uživatele Previa a vy si transakce můžete filtrovat i podle jednotlivých uživatelů.
2) Nový příjem
Tlačítko plus Vám otevře okno pro vytvoření Nového příjmu. Vy si následně volíte několik věcí:
- Vyběr dokladu k napárování platby – nepovinná položka. Stačí zadat číslo dokladu a vybrat konkrétní doklad z našeptávače. Platby je možné ukládat i přímo z dokladu nebo z rezervace (což doporučujeme).
- Datum úhrady – datum transakce je vždy přednastaveno na aktuální den, ale je možné ho i změnit do minulosti.
- Způsob úhrady – hotovost / platba kartou / bankovní převod / poukaz
- Uhrazeno + volba měny
- Typ transakce – platba rezervace (automaticky zvoleno v případě úhrady dokladu v rezervaci) / dotace pokladny / převod mezi pokladnami / směna valut.
- Popisek – povinná položka, která Vám později může pomoci s identifikací transakce.
3) Nový výdej
Přes mínus naopak přidáváte nový výdej. Opět zde nastavujeme několik parametrů transakce:
- Datum úhrady – datum transakce je vždy přednastaveno na aktuální den, ale je možné ho i změnit do minulosti.
- Způsob úhrady – hotovost / platba kartou / bankovní převod / poukaz
- Uhrazeno + volba měny
- Typ transakce – platba rezervace (automaticky zvoleno v případě úhrady dokladu v rezervaci) / odvod z pokladny / převod mezi pokladnami / směna valut.
- Popisek – povinná položka, která Vám později může pomoci s identifikací transakce.
4) Exporty
Výsledky Vašeho hledání si můžete velice jednoduše vyexportovat do PDF souboru nebo do podrobnější XLS tabulky. Poslední možností je pak případně export seznamu plateb v XML formátu.
Pokud máte vyfiltrované pouze platby uskutečněné kartou, budete zde mít na výběr ještě poslední možný export podle typu použité platební karty (Visa, MC, AMEX, atp.)
5) Stav hotovostní pokladny
V pravém horním rohu naleznete také (předpokládaný) aktuální stav Vaší hotovostní pokladny na recepci. Ten je jednoduše vypočten jako součet všech hotovostních transakcí a výsledek je uveden zvlášť pro všechny povolené měny.
Do stavu pokladny se započítávají veškeré hotovostní transakce, včetně odvodů. Pokud recepce např. platí dodavateli, tato transakce by měla být v Previu uvedena jako hotovostní výdej v odpovídající výši, tak aby na konci dne hodnota hotovosti na recepci odpovídala Stavu hotovostní pokladny v Previu.
6) Číslování plateb
Pod ikonou s ozubeným kolem naleznete nastavení číslování plateb. V základním velice jednoduchém nastavení je pro všechny typy transakcí nastaveno pouze jedno všeobecné číslování.
Nic Vám ale nebrání odlišit si číselnou řadu plateb pro hotovost a ostatní platební metody, stejně jako si vytvořit jiné číselné řady pro výdeje a příjmy se stejnou platební metodou.