Způsoby platby
Všeobecné nastavení
Začněmě všeobecným nastavením. To naleznete pod tlačítkem s ikonou žluté tužky vlevo nahoře. Pro aktuálně otevřený Platební plán si zde můžete nastavit dvě důležité věci.
Zaprvé, jaké jsou v tomto platebním plánu všeobecně povolené platební metody a zadruhé, zda budou tyto povolené metody stále stejné nebo zda se v jednotlivých sezónách mohou lišit.
Nastavení povolených způsobů platby
Při volbě „nabízené způsoby platby se liší podle termínu“ si následně vytvoříte přes tlačítko „Přidat sezónu“ nebo „Hromadné nastavení“ nové sezóny, kde si vždy určíte, jaké z všeobecně povolených platebních metod budou v dané sezóně k dispozici a jak budou fungovat.
Odlišných sezón můžete mít libovolné množství.
V druhém případě nastavení „nabízené způsoby platby jsou stále stejné“ nenastavujete žádné sezóny a výše uvedená tlačítka tedy nejsou vůbec zobrazena.
Do Vaší jediné „sezóny“ se Vám propíší všechny způsoby platby, které jste povolili ve všeobecném nastavení.
Při obou způsobech nastavení můžete přímo v tabulce upravovat nastavení jednotlivých platebních metod. Při nastavení po sezónách navíc můžete pro jednotlivé sezóny omezovat některé platební metody a měnit jejich podmínky (kliknutím na záhlaví sloupečku s konkrétní sezónou).
Podrobnější nastavení způsobů plateb
V horní části tabulky definujete, kdy budete od klientů požadovat úhradu záloh a konkrétní velikost jednotlivých záloh. Celkem máte na výběr několik kombinací.
- Platba při objednávce (rezervaci)
- Platba X dní před datem příjezdu
- Platba při přijezdu
Tzn. v nejsložitější variantě můžete např. po klientech chtít uhradit 50% rezervace při objednání, 25% 3 dny před příjezdem a zbývajících 25% po příjezdu. Stejně tak lze ale nastavit, že budete chtít 100% částky rezervace ihned po objednání.
Ve spodní části tabulky můžete mít na výběr ze dvou až tří možností platby v závislosti na tom, zda máte na Previo propojenou online platební bránu.
Čtvrtý způsob platby, platba na místě bez garance kartou, se v rezervačním formuláři automaticky zobrazí, pokud nastavíte, že vyžadujete 100% částky při příjezdu a zároveň nemáte povolenou garanci platební kartou (která se vylučuje s platbou na místě bez garance kartou > buď chcete mít rezervaci garantovanou kartou nebo po hostovi nic nevyžadujete až do okamžiku jeho příjezdu).
Pro jednotlivé platební metody pak můžete provést podrobnější nastavení:
Platební karta
Klient bude moci provést úhradu ihned po dokončení rezervace pomocí integrované online platební brány.
- Stav (čeká na platbu) – do jakého stavu bude rezervace uložena po svém dokončení, ale ještě před samotným dokončením transakce (vyplněním čísla karty atp.) na platební bráně. Po provedení platby se rezervace automaticky přepne do stavu „Potvrzeno“.
- Stav (neúspěšná platba) – do jakého stavu bude rezervace uložena pokud nedojde z jakéhokoliv důvodu k dokončení online platby (neplatná karta, neprovedení transakce, vypršení časové limitu, atp.).
- Splatnost – platnost odkazu na provedení platby v hodinách. Výchozí stav jsou 4 hodiny.
- Doklad – typ dokladu, který bude vystaven po úspěšné online platbě. V případě ZL lze také automaticky vystavovat i navazující DPZ (nastavíte v Nastavení dokladů v záložce Doklad za přijatou zálohu).
Garance platební kartou
Klient vyplní pouze informace o své platební kartě, s kterými pak hotel může disponovat podle nastavených obchodních a storno podmínek.
- Stav – jak bude rezervace uložena po dokončení objednávky.
- Jak bylo uvedeno výše, pokud vyžadujete pouze 100% část ceny při příjezdu a povolíte si „garanci“ nebude se Vám automaticky zobrazovat „platba na místě bez garance“.
Bankovní převod
Klientovi bude automaticky zaslán doklad s platebními instrukcemi, termínem splatnosti atp.
- Stav – jak bude rezervace uložena po dokončení objednávky.
- Splatnost – kolik hodin má host na provedení platby. Splatnost je počítána vždy od data vytvoření rezervace. Výchozí hodnota je 72 hodin (3 dny).
- Doklad – typ dokladu, který bude vystaven a zaslán hostovi jako předpis pro platbu zálohy.
Při povoleném bankovním převodu si nezapomeňte v sekci Nastavení / Hotel / Kontakty zadat informace o Vašem bankovním účtu. V případě nevyplněných nebo nesprávně vyplněných informací na tuto skutečnost budete upozorněni.
Vzhledem ke zrychlení mezibankovního spojení bude platební metoda „Bankovní převod“ nabízena vždy pokud hosté rezervují alespoň 2 dny před začátkem rezervace. Systém počítá i s víkendy, tzn. pokud rezervuji v pátek na neděli, tak už se tento způsob platby nabízet nebude.
Více platebních plánů
Úplně vlevo vedle tabulky je přes tlačítko se zeleným plus možné vytvořit další platební plány. Ty se mohou lišit od základního (jiné nastavení, jiné sezóny, atp.).
Platební plán následně nezapomeňte přiřadit konkrétnímu cenovému plánu v sekci Ceny / Ceny, kde si rozkliknete editaci konkrétního cenového plánu a přiřadíte mu odpovídající platební plán.
Speciální situace
Sčítání záloh
- Pokud vyžadujete zálohu při vytvoření rezervace a pak ještě X dní před příjezdem, může dojít k situaci, kdy dojde k sečtení obou záloh a ty budou po klientovi vyžadovány dohromady.
- Stejně tak tato situace může nastat pokud máte např. nastaveno, že vyžadujete zálohu 10 dní před příjezdem a host si vytvoří rezervaci, která začíná již za 5 dnů.
- Pokud máte např. nastaveno, že zálohy jsou 50% při rezervaci a 50% 5 dnů před začátkem rezervace (s tím, že bankovní převod má nastavenou splatnost např. dalších 5 dnů), bude to znamenat, že pokud někdo vytvoří rezervaci, která bude začínat za 5-10 dní, bude mu rovnou vytvořen předpis pro zaplacení 100% částky. Pokud bude vytvořena rezervace začínající za více než 10 dní, bude po hostovi vyžadována pouze 50% záloha a předpis pro platbu zbývajících 50% bude hostovi odeslán až 10 dnů před začátkem rezervace (10 protože splatnost je 5 dnů a hoteliér chce mít druhých 50% na účtu také 5 dní před příjezdem).
Garance kartou a vyžadování zálohy
- Garance kartou je speciální platební metodou, kdy se nebere v potaz velikost nastavené zálohy. Od hosta vyžadujete pouze poskytnutí informací o platební kartě. Neřeší se ale už dále, jestli z karty strhnete nějaké peněžní prostředky jako zálohu. To už by případně mělo být ošetřeno ve Vašich obchodních a storno podmínkách.
- Pokud máte nastavené zálohy např. na 30% při rezervaci a 70% 5 dnů před začátkem rezervace a zároveň máte povolenou garanci kartou, bude situace vypadat následujícím způsobem > při výběru garance kartou bude hostovi zobrazeno, že nyní neplatí nic a 100% částky zaplatí při příjezdu (nyní pouze poskytne detaily karty). Zároveň už po hostovi nebude vyžadována druhá záloha, detaily o kreditní kartě Vám totiž poskytne již v okamžiku rezervace. Stržení prostředků z poskytnuté karty by pak mělo proběhnout podle Vašich textových obchodních podmínek nebo případně až při příjezdu.
Platba na místě bez garance kartou
- Platba na místě bez garance kartou, se v rezervačním formuláři automaticky zobrazí, pokud nastavíte, že vyžadujete 100% částky při příjezdu a zároveň nemáte povolenou garanci platební kartou (která se vylučuje s platbou na místě bez garance kartou > buď chcete mít rezervaci garantovanou kartou nebo po hostovi nic nevyžadujete až do okamžiku jeho příjezdu).
- Při nastavení záloh 0-0-100% se automaticky zobrazí „platba na místě bez garance“, ale můžete hostům případně povolit i úhradu pomocí bankovního převodu nebo online platby ihned při rezervaci. Po hostovi pak bude vyžadováno 100% částky, pokud zvolí variantu s předplatbou.
Vratná záloha
Součástí nastavení plateb je také možnost aktivace tzv. vratné zálohy pro účely aplikace Alfred. Ve zkratce se jedná o depozit, který host zaplatí přes v aplikaci Alfred přes platební bránu. Na závěr pobytu je mu záloha vrácena pokud pobyt proběhl bez problémů. Případně je ale možné z vratné zálohy strhnout konkrétní částku např. na pokrytí škod na pokoji nebo na úhradu konzumace z minibaru.
Vratnou zálohu je nejprve nutné povolit ve všeobecném nastavení platebního plánu a následně pro jednotlivé sezóny zadat její hodnotu.
Podmínkou pro použití „vratné zálohy“ je aktivní aplikace Alfred a propojení platební brána od ČSOB nebo Comgate