Obecné
Základní nastavení naleznete v záložce Nastavení/Hotel/Obecné. Samotné nastavení je rozděleno do 3 záložek.
Obecné
Můžete zde nastavit název Vašeho ubytovacího, jeho typ a případně ještě doplnit v jaké turistické lokalitě se nachází pro jednodušší vyhledávání na partnerských portálech. Dalšími nastavitelnými položkami jsou časy příjezdů a odjezdů, kterými dáte hostům jasně vědět, že nástup na pobyt je např. možný až po 14:00.
Nezapomeňte si také nastavit správnou adresu hotelu ve spodní části tohoto menu a přesnou polohu na mapě, pokud není adresa úplně jasná. Když si označíte přesnou polohu na mapě, zařadí se do informací o hotelu i jeho GPS souřadnice, které mohou být velice užitečné pro klienty, kteří cestují zdaleka a používají v autě navigaci.
Kontakty
Sekce kontakty je obzvláště důležitá, obsahuje veškeré telefonické a emailové kontakty, které na Váš ubytovací objekt dostane host a přes které s Vámi také budeme komunikovat my z Previa, nebo případně z portálů typu Hotel.cz atp. Kontakty se propisují do voucherů a případných dalších emailů odeslaných z Previa klientům.
Pro účely vystavování účetních dokladů z Previa je také velice důležité správné vyplnění fakturačních údajů a jejich případná aktualizace, např. v případě, kdy dojde ke změně společnosti, adresy, nebo třeba statutu plátce/neplátce DPH.
V této sekci také nastavení loga hotelu a „hotelového“ podpisu. Obě položky se poté automaticky načítají do generovaných dokladů z Previa. Logo se načítá do horní části vystaveného dokladu hned vedle identifikace dodavatele služby (hoteliéra). Podpis je naopak uveden ve spodní části faktury pod celkovou částkou.
Bankovní účty
V poslední záložce pak nastavujete bankovní spojení pro klienty. Pokud po hostech požadujete platbu zálohy před potvrzením rezervace, je tato položka také velice důležitá. Číslo účtu se automaticky propisuje na zálohové listy a faktury na jejichž základě klient platbu provede.
Pokud máte zřízený druhý účet např. pro příjem eurových plateb, můžete ho doplnit kliknutím na tlačítko se zeleným plus v levém horním rohu obrazovky. Pro doklady v EURech se pak bude automaticky propisovat odpovídající bankovní účet.
Účtů můžete mít zadané libovolné množství. Pro každou měnu je ale nutné určit tzv. výchozí účet. Tzn. účet, který bude automaticky předvybrán pokud vytvoříte doklad na bankovní převod v dané měně. Výchozí účet může být pro každou měnu pouze jeden.
Ať už máte účet pouze jeden nebo více, určitě bychom doporučil zadat tzv. IBAN, což je číslo Vašeho účtu zapsané v mezinárodním formátu, které je důležité pro přeshraniční transakce. Stejně tak doplňte SWIFT kód Vaší banky.
IBAN můžete jednoduše získat např. přes IBAN generátor ČNB. Stejně tak ho 100% dohledáte po přihlášení do Vašeho internetového bankovnictví.