Úkoly

Tento modul slouží jako zápisník úkolů, které je potřeba nějakým způsobem vyřídit/zajistit/vyřešit.

Vytvoření nového úkolu

Nový úkol vytvoříte přes tlačítko se zeleným plus vlevo nahoře nad tabulkou. Otevře se Vám okno, kde nastavíte detaily konkrétního úkolu.

Název – pod kterým bude úkol veden v systému
Stav – otevřený / řeší se / vyřešený
Popis – podrobnější popis zadání/problému
Řešit od – čas, kdy se má úkol začít řešit (resp. kdy se začne zobrazovat v upozorněních, viz dále)
Vyřešit do – informace dokdy má být úkol vyřešen
Oddělení – recepce / údržba / úklid / management / rezervace / kuchyň/ ostatní
Přiřazení – výběr přiřazení konkrétnímu uživateli nebo případně přiřazení uživatelské roli (pod kterou může spadat více uživatelů)
Související s – konkrétní pokoj nebo rezervace

Práce s vytvořenými úkoly

Veškeré úkoly jsou zobrazeny v hlavní tabulce. Zde přehledně vidím jaké úkoly jsou vytvořené, zda je úkol přiřazen roli nebo uživateli (podle ikonky) a další informace o zadání.

Úkoly je možné filtrovat podle kritérií z nastavení konkrétního úkolu. Můžete si tedy např. vyfiltrovat pouze úkoly v určitém stavu, úkoly přiřazené konkrétnímu uživateli nebo i třeba úkoly, které se mají uzavřít / vyřešit v aktuálním týdnu.

Každý úkol je možné přímo z tabulky editovat (tužka) a smazat (koš) přímo z tabulky. Podobně je také možné přímo v tabulce měnit stav úkolu, resp. přepnout konkrétní úkol např. do stavu „řeší se“ nebo „vyřešeno“.

Úkoly je také možné zkopírovat (což vám otevře okno nového úkolu a předvyplní všechny údaje z kopírovaného).

V detailu konkrétní rezervace také naleznete samostatnou záložku Úkoly, kde naleznete všechny úkoly přiřazené této konkrétní rezervaci. S úkoly je možné pracovat i přímo přes detail rezervace.

Automatické úkoly

Tvorbu úkolů a jejich přiřazení konkrétním osobám lze také plně automatizovat pomocí souvisejícího modulu Automatické úkoly. Vše si můžeme vysvětlit např. na příkladu dětské postýlky. V nabídce vašich extra služeb může být možnost přiobjednat si dětskou postýlku. Po objednávce postýlky je ale nutné, aby konkrétní člověk šel do skladu, postýlku očistil, odnesl na konkrétní pokoj a tam jí sestavil.

V modulu automatických úkolů si proto vytvořte nový automatický úkol na sestavení postýlky a rovnou i nastavte, kdy má být tento úkol otevřen k řešení a dokdy má být vyřešen. Automatický úkol navážete na objednávku postýlky. Zároveň s tímto nastavím vyberte, kterému uživateli nebo uživatelské roli (které může být přiřazena více uživatelům) bude tento úkol automaticky přidělen.

Upozornění na nové přiřazené úkoly

V horním menu vedle názvu ubytovacího zařízení se Vám zobrazuje ikona se zvonečkem, která Vás může upozornit na úkoly, které byly přiřazeny přímo Vám jako přihlášenému uživateli nebo uživatelské roli, do které Váš uživatel spadá.

Pokud najedete myší na danou ikonu rozbalí se Vám seznam všech Vašich úkolů, včetně informace kolik času zbývá do nastaveného Data uzavření úkolu. Žluté hodnoty znamenají, že je stále zbývá ještě X dní/hodin do deadlinu. Červené hodnoty upozorňují na úkoly, které již měly být vyřešené.

U úkolů je možné nastavit čas „otevření“, tzn. čas kdy se mají úkoly začít zobrazovat v upozorněních.

Kliknutím na konkrétní úkol se dostanete zpět do sekce Úkoly, kde je možné si prohlédnout detail konkrétního požadavku.

Podobně uvidíte úkoly v rezervacích i přímo v plachtě rezervací v bočním panelu, opět s možností prokliku na konkrétní rezervaci a její úkoly.