Přehledy

V rámci manažerských reportů je také možné generovat si celkové přehledy pro management hotelu. Tuto možnost naleznete v menu Reporty / Manažerské reporty / Přehledy.

Následně se Vám zobrazí níže uvedená tabulka s přehledem. Přehledy můžete generovat několika způsoby:

Souhrn – vždy zadáváte pouze jeden konkrétní den a obdržíte report pro daný den (+ pro konkrétní měsíc do daného dne, + konkrétní rok do daného dne).
Přehledy po dnech – zadáte časové období, pro které chcete denní přehledy generovat.
Přehledy po týdnech – zadáte časové období, pro které chcete týdenní reporty generovat.
Přehledy po rocích – zadáte časové období, pro které chcete roční reporty generovat.

Struktura jednotlivých reportů je totožná a odpovídá filtrům, které si volíte na levé straně. Výsledky můžete upřesnit např. podle stavů rezervací a market kódů.

Jednotlivé typy reportů se ale mohou částečně lišit.

Report souhrn např. můžete porovnávat s jinými obdobími (rok zpátky nebo libovolný termín) zatímco ostatní reporty Vám dají výsledky po jednotlivých dnech/týdnech/letech podle Vaší volby.

Nad samotnou tabulkou s přehledem naleznete také tlačítko pro tisk (podobně jako u ostatních modulů), kde si vyfiltrované výsledky můžete stáhnout ve formátu PDF a XLS.

Můžete si ale také vytvořit oblíbené filtry a podle nich si výsledky automaticky nechat zasílat na email.

Oblíbené filtry

Reporty Přehledy si můžete poskládat na míru. Ve spodní části filtrů si zaškrtáte pouze oblasti, které jsou pro Vás zajímavé a relevantní.

Přehledy obsahují také „oblíbené filtry“. Tzn. naklikáte si parametry a filtry reportu, který Vás zajímá, tento report si uložíte a do budoucna ho budete mít přístupný na jedno kliknutí pod tlačítkem s hvězdičkou.

Oblíbených filtrů si můžete vytvořit neomezené množství a je možné libovolně mezi nimi přepínat.

Zasílání přehledů na email

Pokud máte nadefinované oblíbené filtry můžete se přesunout do nastavení automatického odesílání přehledů na email.

Vpravo nahoře nad tabulkou klikněte na tlačítko s obálkou a otevře se Vám nové okno.

**Zde už si pouze nastavte, které reporty chcete dostávat na email, jak často, kdy a v jakém formátu. Na výběr je denní zasílání, vybrané dny v týdnu nebo první, desátý, patnáctý nebo třeba poslední den v rámci měsíce. PDF a XLS formát.

Dále volíte konkrétní čas odeslání a formát zaslaného reportu (PDF/XLS).**

Reporty budou vždy zaslány na email přihlášeného uživatele, který si zasílání reportů aktivoval výše uvedeným způsobem.

Statistiky

Teď už si pojďme představit jednotlivé sekce přehledů a jejich podrobnější vysvětlení.

Počty hostů

Prvními položkami v přehledu jsou počty hostů podle kategorií včetně celkového součtu a následně i podle národností. Hosté jsou započteni ze všech rezervací, které v daném termínu začínají nebo probíhají.

Hosté, kteří k vybranému datu končí svůj pobyt, nejsou do výsledné hodnoty započteni. Zároveň ve výchozím nastavení filtrů nejsou započteni hosté z rezervací ve stavu storno, no show a waiting list. Ty si ale můžete do výsledků přidat úpravou filtrů.

Stravy

Tato subsekce je rozdělena ještě na dvě podsložky:

Stravy dle typu – zde naleznete přesně rozepsané kolik jednotlivých typů stravování bylo čerpáno konkrétní kategorií hostů. V seznamu tedy budou všechny nastavitelné typy strav od snídaní až po plnou penzi.
Jídla – tento report už „rozpadá“ stravy podle typu na tři základní jídla – snídani, oběd a večeři. Tzn. host, který má pobyt na jednu noc se snídaní bude mít v den odjezdu započtenou 1x snídani. Podobně např. host s polopenzí na jednu noc, bude mít v den příjezdu započítanou 1x večeři a v den odjezdu 1x snídani. Opět zde výsledky dělíme podle kategorie hostů.

Statistika pokojonocí a přenocování hostů

Celkem – v podstatě celková kapacita ubytování v daném termínu. Pokud mám v profilu vytvořených 10 pokojů, mohou mi tyto pokoje za jeden den vygenerovat celkem 10 pokojonocí.
Obsazených – tzn. využité pokojonoci z jejich celkového počtu (viz výše). Tzn. všechny rezervace, které jsou zobrazené ne plachtě (tzn. ne ve stavu storno, no show, waiting list) v daném termínu.
Volných – počet pokojů (pokojonocí), které jsou volně dostupné k další rezervaci v daném termínu. Tzn. všechny neobsazené pokoje, které zároveň nejsou uzavřené stopkami prodeje.
Zavřených – počet pokojů (pokojonocí), které jsou uzavřené stopkami pro jakoukoliv online rezervaci v daném termínu.
Přenocování hostů – počet hostů z rezervací, které tvoří obsazené pokojonoci (pokoje) – viz výše.

Na příkladu si můžeme ukázat, jak vše funguje – celkem máme 10 pokojů, tzn. celkem 10 pokojonocí. V daném termínu máme vytvořené 3 rezervace celkem se šesti hosty, tzn. obsazené pokojonoci jsou celkem 3. Dva pokoje máme kvůli dlouhodobé rekonstrukci uzavřené stopkami, tzn. zavřené pokojonoci jsou 2. Tím pádem nám zbývá volných pokojonocí (pokojů) na daný termín 10 – 3 – 2 = 5.

Počet přenocování hostů v tomto případě 6, protože obsazené pokoje ubytovaly celkem 6 hostů ve třech rezervacích.

Pojďme dále k obsazenosti.

% Obsazenost – celková obsazenost – poměr obsazených pokojů vydělený celkovým počtem pokojů.
% obsazenost lůžek – poměr obsazených lůžek oproti celkové lůžkové kapacitě. Poměr počtu obsazených lůžek ze všech obsazených pokojů (viz výše) a celkového počtu lůžek všech pokojů bez ohledu na jejich obsazenost.
% obsazenost lůžek a přistýlek – viz předchozí ukazatel, kdy je ale výpočet rozšíření i o přistýlky (např. pokoje 2+1 atp.).

Poslední sekcí je pak obsazenost jednotlivých typů pokojů.

Příjezdy / odjezdy a počty rezervací

Příjezdy (rezervace) – počet všech rezervací, které začínají ve vybraném datu.
Odjezdy (rezervace) – počet všech rezervací, které končí ke zvolenému datu.
Příjezdy hostů – počet hostů v rezervacích, které začínají ve vybraném datu.
Odjezdy hostů – počty hostů v rezervacích, které končí ke zvolenému datu.
Počet vytvořených rezervací – počet nových rezervací, které byly vytvořeny k vybranému datu (na libovolný termín) libovolným způsobem (ručně, z R+, z rezervačních portálů,..)
Počet storen na tento termín – počet rezervací, které zasahují do zvoleného termínu (začínají nebo probíhají) a zároveň jsou ve stavu storno.
Počet rezervací ve WL – počet rezervací, které zasahují do zvoleného termínu (začínají nebo probíhají) a zároveň jsou ve stavu waiting list.
Počet rezervací v no show – počet rezervací, které zasahují do zvoleného termínu (začínají nebo probíhají) a zároveň jsou ve stavu no show.
Počet zrušených rezervací – počet rezervací, které byly převedeny do stavu storno, no show nebo smazány ve zvoleném termínu.

Statistika tržeb

TrevPP – total revenue per person je součet poměrových částek všech položek z hotelových účtů bez DPH vydělený počtem ubytovaných osob v daném termínu.
TrevPar – total revenue per available room vychází také jako součet poměrových částek všech položek z hotelových účtů bez DPH vydělený počtem pokojonocí v daném termínu.
RevPar – revenue per available room vychází ze součtů poměrových částek za vybrané služby bez DPH za všechny rezervace v daném termínu. Tento součet je následně vydělen počtem pokojonocí v daném termínu. Z jakých položek se má RevPar počítat nastavíte v Nastavení / Systém / Ukazatele.
ADR – average daily rate je opět součet poměrových částek (pouze) za vybrané služby bez DPH za všechny rezervace v daném termínu. Tento součet je následně vydělen počtem obsazených pokojů v daném termínu. Z jakých položek se má ADR počítat nastavíte v Nastavení / Systém / Ukazatele.

RevPar bude z logiky výpočtu vždy menší nebo maximálně stejný jako ADR. Nikdy nemůže být větší. Shodné hodnotu budou tyto dva ukazately nabývat v případě, kdy máte obsazené všechny Vaše pokoje.

Zároveň je (jak už bylo zmíněno) možné si nastavit, jaké položky hotelových účtů budou vstupovat do výpočtu ADR/RevPar. Toto nastavení je založena na výběru rastrů a naleznete ho v sekci Nastavení / Systém / Ukazatele. Pokud si nastavíte výpočet ze všech položek, bude se Váš TrevPar rovnat RevParu.

Kontrolu hodnot např. u RevPar můžete případně provést výpočtem: hotelové účty dle rastrů bez DPH (kde si sečtete položky, které vstupují do výpočtu) děleno celkem pokojonocí.

Pojďme si ještě ukázat výpočet na názorném příkladu.

Na prosinec máme pouze 2 rezervace, obě na 4 dny, přičemž jedna z rezervací má na účtu ubytovací služby v hodnotě 30 000 Kč a druhá ubytovací služby v hodnotě 10 000 Kč. Jiné rezervace na daný měsíc nemáme a celkem máme v našem zařízení 6 pokojů.

Příklad výpočtu ADR/RevPar pro 1 den

Pro výpočet ADR/RevPar je nejprve nutné udělat poměrné rozdělení celkové hodnoty účtů na jednotlivé dny. Tzn. z prvního pokoje nám hodnota vychází na 7500 (= 30 000 / 4) a z druhého pokoje na 2500 (= 10 000 / 4). Dohromady tedy 10 000 Kč.

Tuto hodnotu musíme pro výpočet očistit od DPH. Ubytovací služby jsou v 10% sazbě, tzn. 10 000 / 1,1 = 9090,90 (periodicky).

Pro ADR následně tuto hodnotu vydělíme počtem obsazených pokojů v daném dni. V našem případě se jedná o 2 pokoje z celkových 6. Tzn. ADR vychází jako 9090,90 / 2 = 4545,45 (periodicky), což nám přehledy zaokrouhlí na finálních 4545 Kč.

RevPar se počítá přes počet pokojonocí. Tzn. poměrovou částku očištěnou od DPH vydělíme celkovým počtem pokojonocí pro daný den. To odpovídá našemu počtu pokojů, tedy 6.

RevPar tedy vyjde 9090,90 / 6 = 1515,15 (periodicky), což bude zaokrouhleno na 1515 Kč.

Příklad výpočtu ADR/RevPar pro 1 měsíc

Zde už nemusíme částky upravovat poměrově na jednotlivé dny. Vezmeme tedy na začátek celkovou sumu položek ubytovacích služeb z účtů a tu očistíme od DPH.

40 000 / 1,1 = 36 363,63 (periodicky).

Pro ADR následně naši hodnotu vydělíme počtem obsazených pokojů. Vzhledem k tomu, že pracujeme s hodnotou za celý měsíc, počítáme každou jednotlivou noc rezervace. Tzn. máme 2 rezervace po 4 nocích, dohromady je tedy jmenovatel v našem výpočtu 8.

ADR = 36 363,63 / 8 = 4545,45 (periodicky), což se nám zaokrouhlí na výslednou hodnotu 4545 Kč.

Pro RevPar opět očistíme celkovou hodnotu účtů o DPH a toto číslo dělíme celkovým počtem pokojonocí za daný měsíc. Tzn. máme 6 pokojů, tj. 6 pokojonocí za den, což na 31 dnů vychází na celkových 186 pokojonocí.

RevPar = 36 363,63 / 186 = 196 kč (zakrouhleno).

Krátká poznámka na závěr. Pokud máte rezervace, které zasahují pouze částečně do období, za které počítate ADR/RevPar bude do výpočtu poměrově započtena pouze ta část rezervace, která spadá do daného období.

Tzn. rezervace s přesahem do ledna 2022 by se započítala pouze svojí poměrovou částí, která by ještě odpovídala prosinci 2021.

Platby

Logika sekce Platby je taková, že zde naleznete kompletní součet všech plateb, které byly v Previu vytvořeny k danému termínu. Tzn. kolik hotovostních/karetních plateb nebo bankovních převodů jste k danému datu zanesli do našeho systému.

Nejedná se tedy o součet všech plateb, které jsou umístěny v jednotlivých rezervacích (protože se může např. jednat o zaplacené zálohy uhrazené bankovním převodem několik měsíců před samotným příjezdem hosta).

Hotelové účty dle rastrů, dle rastrů bez DPH a dle rastrů po kusech

Poslední částí přehledů jsou souhrny hotelových účtů. Ty slučujeme podle rastrů, které je možné nastavit pro všechny ručně nadefinované služby, balíčky, položky drobného prodeje atp.

Automatické položky jako ubytovací služby, ubytovací poplatky atp. mají rastry přednastavené.

Výsledky zobrazujeme ve třech sekcích:

Podle rastrů včetně DPH
Podle rastrů bez DPH
Podle rastrů po kusech – tady bychom měli zmínit, že např. položky ubytování se budou započítávat v počtu 1 za každou noc a každého hosta.

Důležitá informace. Pro ručně přidané položky do účtu je určující pro jejich započítání do konkrétního termínu tzv. datum služby. To se u skladových položek nastavuje na okamžik vyskladnění a není možné ho změnit. U služeb se pak automaticky nastaví na datum a čas přidání a je možné ho případně upravit.

Drobný prodej dle rastrů, dle rastrů bez DPH a dle rastrů po kusech

Tato sekce Vám poskytne přehled o všech transakcích z drobného prodeje, které proběhly mimo rezervace a jejich účty. Tzn. budou zde započítány opravdu pouze položky, které nepatří do rezervací a byl na ně vystaven samostatný doklad.

Drobný prodej v rámci rezervací naleznete započtený v předchozí sekci (hotelové účty dle…).

Tržby ostatních provozů (+ bez DPH)

V poslední sekci Přehledů pak naleznete jednoduchý součet tržeb, které vygenerovaly Vaše ostatní prostory. Může se jednat o hodinové provozy typu wellness, sportoviště atp.

Opět je zde důležité, že pro započtení položky do správného termínu je potřeba správně nastavit datum služby. Viz sekce Hotelové účty podle rastru…