Platba na OTA / Platba na fakturu
S novou aktualizací souvisí také změna ve funkci označování rezervací příznakem „platba na OTA“ a „platba na fakturu“, který doposud platil pro celou rezervaci, resp. všechny položky účtu.
Tento parametr bylo možné nastavit ručně v účtu rezervace, ale také tak byly automaticky označeny rezervace, které již byly dopředu uhrazeny konkrétnímu rezervačnímu portálu (platba na OTA) a většinou obsahovaly virtuální kreditní kartu pro stažení zaplacené částky.
V databázi firem jste mohli u jednotlivých firem nastavit, že daná společnost bude mít „platbu na fakturu“ (např. hromadně až po měsíci za všechny uskutečněné pobyty). Po přidání dané firmy do rezervace se tento parametr automaticky nastavil.
Označení jedním z těchto parametrů bylo vždy vidět v učtu rezervace a v náhledu rezervace z plachty rezervací. Samotný parametr se pak promítal např. do mobilní aplikace Alfred, kdy u rezervací takto označených nebyla vyžadována po hostovi platba (např. pro vydání přístupových klíčů/kódů k pokoji.
Proč parametry měníme?
Při výše uvedeném fungování jsme poměrně často naráželi na problém, že parametr se vztahoval na celou rezervaci (všechny položky účtu).
Obvyklá situace byla, že hosté objednali např. na Booking.com ubytování. Rezervace byla označena jako „platba na OTA“ a obsahovala virtuální kartu s předplacenou cenou ubytování.
Host si ale následně objednal dodatečnou službu přímo na hotelu/přes aplikaci Alfred, tu už ale samozřejmě uhrazenou neměl. Alfred dále rezervaci považoval za uhrazenou vzhledem k parametru „platba na OTA“ a vydal např. klíč od pokoje a stejně tak se stávalo, že recepční pracovník účet rezervace při odjezdu nekontroloval, protože byla označena „platba na OTA“.
Druhou častou situací bylo, že host zaplatil na OTA cenu ubytování, ale poplatky z pobytu uhrazeny nebyly (ubytovatel je měl nastavené k zaplacení na místě). Rezervace se ale opět kvůli parametru tvářila jako uhrazená, ale hotel reálně nevybral částku poplatků.
Ve chvíli, kdy si ubytovatel chtěl strhnout hodnotu rezervace z virtuální karty, se objevil problém. Rezervace byla např. celkově za 5000, ubytování z toho tvořilo 4000 a 1000 byla dodatečně objednaná služba.
Ubytovatel si samozřejmě chtěl strhnout celých 5000, ale na virtuální kartě od partnera bylo ke stržení pouze 4000 a dodatečně čerpanou službu za 1000 už neměl kdo zaplatit (resp. hotel si tuto částku musel zpětně vyžádat od hosta, který byl tou dobou již pryč).
Jak parametry měníme?
Parametry nerušíme, ale upravujeme jejich fungování, tak aby pokrývaly výše uvedené situace. Novým „nositelem“ parametrů se stávají tzv. vlastníci položek účtu.
Jak bylo zmíněno, vlastníkem může být i rezervační partner a firma. Tzn. pokud příjde předplacená rezervace od partnera, nastavíme u všech jejich položek jako vlastníka daného partnera. Tím pádem se budou položky tohoto vlastníka považovat za uhrazené např. pro účely aplikace Alfred.
Stejným způsobem bude fungovat původní „platba na fakturu“. Stále nastavujete na úrovni firmy a pokud tuto firmu přidáte do rezervace, budou všechny položky účtu označeny vlastníkem s názvem firmy a opět budou považovány jako uhrazené. Pokud přidáte do účtu další položky, můžete jejich vlastníka libovolně upravovat, podle toho jestli je budou platit hosté nebo je také zaplatí firma v hromadné faktuře.
POZOR > Pokud firmu přidáte do rezervace dodatečně a položky už budou mít přiřazené nějaké vlastníky, nedojde k propsání firmy jako vlastníka u všech položek, protože nechceme smazat původně označené vlastníky.
Pokud má alespoň jedna položka účtu jako vlastníka označeného partnera, bude v náhledu rezervace v plachtě vidět informace „platba na OTA“. Obdobně u firmy s parametrem „platba na fakturu“.
Pokud bychom si to shrnuli, parametry se nyní vztahují na jednotlivé položky a ne na kompletní účet rezervace, což by Vám mělo pomoci předejít problémům při vyúčtování.
V aplikaci Alfred navíc položky označené firmou/partnerem nebudou započítávány (a ani zobrazeny) v platební sekci. Host tedy bude vždy doplácet pouze položky, které má reálně platit sám (a které neplatí firma/nezaplatil dopředu u rezervačního partnera).
Fungování mailingových kampaní
Část z Vás ma nastavené mailingové kampaně, které používají podmínku právě na parametr platba na OTA / platba na fakturu, kdy těmto rezervacím např. zasíláte jiný email než klasickým rezervacím, které hosté musí uhradit standardní cestou (např. telefonické ručně vytvořené rezervace).
Po aktualizaci bude parametr stále fungovat a tím pádem budou dále fungovat i Vaše stávající mailingové kampaně.
Dojde pouze k úpravě logiky, kde se za rezervaci označenou platba na OTA / platba na fakturu bude označovat každá rezervace, která bude mít alespoň u jedné položky označení vlastníka jako rezervačního partnera nebo firmu s nastavenou platbou na fakturu.
