Nepropojené zámkové systémy
Setkáváme se i se situací, kdy má hoteliér již z minulosti nakoupené vlastní elektronické nebo mechanické zámky/boxy na kód, které ale nejsou plně propojitelné s Previem.
I pro tuto variantu máme alternativní řešení. Nicméně kvůli chybějícímu propojení s Previem už se tato kombinace nedá považovat za „kompletní automatizaci“.
Vysvětlíme si proč a ukážeme si to na dvou možných variantách:
Automatické generování PIN kódů v Previu
První možností, jak postupovat, je automatické generování PIN kódů v Previu. V tomto případě Vám Previo každý den o půlnoci vygeneruje PIN kódy pro všechny rezervace, které mají v daný den přijíždět. Pokud obdržíte last minute rezervaci na stejný den, je PIN kód vygenerován nejpozději do 5 minut od vytvoření rezervace.
(piny je také možné generovat ručně přímo z rezervace – tzn. např. recepce před odchodem zkontroluje, zda má ještě někdo přijet a ručně vygeneruje kódy právě pro zbývající rezervace a klíče od pokojů umístí do odpovídajících boxů s daným kódem).
Vygenerované PINy si můžete zobrazit přímo v detailu rezervace, případně v denním přehledu.
Vzhledem k „nepropojení“ na Previo je nezbytný lidský zásah. PINy připravené v Previu je potřeba do zámkového systému ručně zadat, tak aby konkrétní zámek/box „věděl, že se má otevřít“ po zadání konkrétního kódu.
Generování kódů ke dveřím / boxům
K dispozici je i opačný způsob. Přístupové kódy pro jednotlivé kliky / dveře / boxy s klíči jsou v tomto případě generovány přímo na daném zařízení nebo v rámci softwaru dodavatele zámkového řešení. Na Vás je potom připravené kódy ručně zadat do Previa.
Kód po vytvoření vložíte do rezervace ručně následujícím způsobem (kolonka číslo boxu je nepovinná a týká se situací, kdy máte boxy očíslované):
Oba výše popsané způsoby Vám ušetří pouze část práce, nicméně následné předávání kódů hostům můžete automatizovat plně.
Automatické zasílání kódů hostům
Ve chvíli, kdy je kód uložen v rezervaci v Previu, bude se hostům také zobrazovat v aplikaci Alfred. Hosty je ale potřeba na tuto skutečnost upozornit a případně jim poslat kód i v rámci emailu nebo sms.
S tím už Vám Previo pomůže. Na výběr máte dvě varianty:
- Kompletně automatické zasílání emailu a sms s pinem v den příjezdu.
- Nastavení vlastní emailové kampaně, kde je potřeba nastavit určité proměnné, tak aby se hostovi v emailu propsal konkrétní kód od jeho pokoje / boxu s klíči.
Kompletní popis obou variant naleznete v samostatné sekci našeho manuálu.