OTA komunikace

Nový modul Komunikace Vám dává v rámci Previa možnost spravovat veškerou komunikaci s hosty z portálů Airbnb a Booking.com.

Do budoucna plánujeme rozšíření této funkce i pro rezervace z portálu Expedia. 

Jak to funguje?

Pokud vám host napíše zprávu k rezervaci z Airbnb nebo Booking.com, zobrazí se tato zpráva i v modulu komunikace v Previu. Vy můžete odpovědět podobně jako jste zvyklí třeba na sociálních sítích – textovou zprávou nebo obrázkem. 

Odeslaná zpráva z Previa se zobrazí i v modulu komunikace v jednotlivých extranetech Airbnb a Booking.com. V případě Booking.com to platí i pro komunikaci, která byla odeslána na tzv. alias email hosta, který poskytuje Booking.com ve svých rezervacích. Previo jednoduše „zrcadlí“ veškerou komunikaci z Airbnb nebo Booking.com.

V modulu Komunikace je možné si zprávy kategorizovat podle toho, zda je potřeba se jim věnovat. 

  • Stav „Čeká“ slouží pro situaci, kdy je na zprávu hostům potřeba nějak odpovědět nebo něco zařídit. Třeba když hostům slíbíme zaslání instrukcí pro příjezd, ale zatím jsme je neodeslali. 
  • Stav „Vyřešeno“ slouží pro situaci, kdy jsme hostům odpověděli na dotaz a třeba už jen čekáme na jejich reakci. Z vaší strany je vše vyřízeno.

Po spuštění modulu budou všechny konverzace ve stavu „Čeká“ a je na vás posoudit, která konverzace je již vyřešena.

Proč je pro vás tento modul důležitý?

Od podzimu 2023 již Airbnb neposílá k rezervacím tzv. emailové aliasy a na hosta máte pouze telefonický kontakt. Tím pádem není možné odeslat email z Previa přímo na hosta bez aktivního poptání jeho reálného emailu. To je problém zejména u hotelů využívajících Alfréda a v automatizaci hotelového provozu.

Modul komunikace je uzpůsoben tak, že bude posílat Alfredí žádosti o check-in i bez vyplněného emailu hosta  a to právě přes Airbnb chat. Podrobnější informace naleznete v manuálu. 

Velkou výhodou modulu komunikace je to, že pro odpovídání na zprávy již není potřeba přihlašovat se do extranetu jednotlivých portálů a vše může kompetentní pracovník recepce vyřídit přímo z Previa, kde je také okamžitě upozorněn na nové zprávy od hostů.

Spuštění modulu Komunikace

Co je potřeba udělat? 

  • U Airbnb je potřeba autorizovat pro Previo právo na nahlížení a odesílání zpráv. Bez toho bohužel modul komunikace nebude fungovat. Proces autorizace probíhá podobně jako když se spouštělo samotné propojení Previa na tento portál. Postup autorizace je popsaný níže.
  • Spuštění pro Booking.com je jednodušší – žádná autorizace není potřebná a vše funguje bez nutnosti Vašeho zásahu.

Postup autorizace pro Airbnb:

  1. Přihlaste se do Previo profilu, ve kterém chcete používat modul Komunikace.
  2. Přihlaste se do Airbnb.
  3. Následně klikněte na autorizační odkaz, který jsme všem hotelům s Airbnb odeslali emailem. Následně by se vám měla zobrazit hláška „Úspěch“.
  4. Pokud jste email s autorizačním odkazem neobdrželi nebo ho nemůžete dohledat, kontaktujte naši zákaznickou podporu a ta vám ho obratem poskytne.

Pokud máte „netradiční“ napojení Airbnb např. 1 profil v Previu = víc profilů v Airbnb, nebo naopak vícero profilů v Previu = 1 profil v Airbnb, postup je obdobný. 

V případě, že využíváte víc Airbnb profilů na jeden profil v Previu, je potřeba autorizovat komunikaci u všech vyžadovaných Airbnb profilů stejným linkem. 

  1. Přihlaste se do Previo profilu.
  2. Přihlaste se do prvního profilu Airbnb.
  3. Klikněte na link a ujistěte se, že vidíte hlášku „Úspěch“.
  4. Odhlaste se z Airbnb a přihlaste se do dalšího profilu.
  5. Klikněte znovu na ten samý link a znovu se ujistěte, že vidíte od Airbnb hlášku „Úspěch“.
  6. Postup opakujte u všech Airbnb profilů.

V případě, že využíváte pro jeden Airbnb profil vícero profilů v Previu, je potřeba se do všech Previo profilů postupně přihlásit a v každém kliknout na link. V tomto případě se z Airbnb neodhlašujete. Postup je následující

  1. Přihlaste se do profilu „Jasmína u Řípu (77777)“.
  2. Přihlaste se do Airbnb.
  3. Klikněte na tento link a ujistěte se, že vidíte hlášku „Úspěch“.
  4. Odhlaste se z Previo profilu 77777.
  5. Přihlaste se do Previo profilu „Chaloupka pod Dubem (98765)“.
  6. Klikněte na tento link a ujistěte se, že vidíte hlášku „Úspěch“.

Pokud neuvidíte hlášku „Úspěch“, zopakujte prosím postup znovu. Pokud máte i nadále potíže, kontaktujte prosím podporu Previa.

Jakmile úspěšně provedete autorizaci u Airbnb, bude vybraným rolím aktivován nový modul komunikace v menu Previa. Naleznete ho v sekci Hosté -> Komunikace. 

Uživatel, jenž má ve vašem profilu možnost editovat práva pro další uživatele, pak může nastavit právo na modul Komunikace i dalším uživatelským rolím (např. recepci). Sami si tak určíte, kdo může vidět notifikace o nových zprávách a kdo modul Komunikace samotný.

Myslete prosím i na to, že zprávy od hostů mohou obsahovat citlivé údaje. 

Jak nastavit práva dalším uživatelům?

Práva se nastavují na úrovni jednotlivých uživatelských rolí a je možné nastavit právo na zobrazení modulu a na notifikace o nových zprávách (zobrazující se v horním menu Previa).

  1. Přes menu se proklikejte do sekce Role (Nastavení -> Uživatelé -> Role).
  2. Vyberte přes ikonku tužky konkrétní roli.
  3. Vyberte záložku „Moduly“ a podzáložku „admin“.
  4. Vyberte právo „OTA Komunikace“ v sekci Hosté pro zobrazení modulu Komunikace.
  5. Vyberte právo „OTA Komunikace“ v sekci Notifikace pro zobrazení notifikací v menu.


Proč máme na tento modul dva druhy práv?

  • Notifikace primárně slouží jako upozornění pro osoby, které mají aktivně odepisovat na nové zprávy a odpovídat na požadavky hostů. Modul samotný pak slouží přímo ke komunikaci s hosty, ale poskytuje i možnost nahlížet a kontrolovat, zda jsou všechny zprávy uspokojivě vyřešeny.
  • Tzn. recepční pracovník bude mít právo jak na notifikace (aby věděl o nové zprávě), tak na samotný modul (aby mohl odpovědět a označit konverzaci jako uzavřenou). Manažer recepce nemusí být upozorněn na každou novou zprávu (nepotřebuje notifikace), ale chce kontrolovat, zda recepce včas a správně reaguje na zaslané dotazy od hostů (a tím pádem potřebuje přístup do samotného modulu, aby si zobrazil konverzace a vše zkontroloval).

Práce v modulu komunikace

Modul naleznete jak už bylo zmíněno v menu Hosté / Komunikace. Po otevření se Vám zobrazí seznam vše čekajících konverzací. V levé části je možné všechny konverzace filtrovat a zkontrolovat např. i již vyřešené konverzace.

Přes tlačítko Nová zpráva je možné z vaší strany zahájit novou konverzaci. Po výběru konkrétní rezervace (musí být z Airbnb nebo Booking.com) se Vám následně vytvoří „vlákno“ pro tuto novou komunikaci a můžete hostům začít odesílat zprávy.

Samotné okno komunikace pak vypadá jako na níže uvedeném obrázku. V horní části je historie komunikace a dole píšete zprávy. Přes horní panel s informace o rezervaci se můžete případně prokliknout na detail konkrétní rezervace a je zde také možnost změnit stav konverzace z čekající na vyřešenou a naopak. Uzavření konverzace je také možné přes spodní lištu, kdy je konverzace uzavřena zároveň s odesláním zprávy (kdy zase čekáte na odpověď od hosta).

U rezervací z Airbnb máte navíc možnost nechat si přeložit přijatou zprávu do češtiny.

Vyvolání zprávy je také možné přímo z konkrétní rezervace. Pokud např. pracujete v konkrétní rezervaci a je zde nějaký detail, na který je potřeba se hosta zeptat, můžete se prokliknout přímo z detailu rezervace a to ze záložky Komunikace. Následně už jen vyberte možnost Airbnb/Booking (podle zdroje rezervace) a proklikem se Vám otevře komunikace s daným hostem.

Jak na Alfredí žádosti o check-in pro Airbnb? 

Pokud využíváte Alfréda a chcete, aby hosté z Airbnb obdrželi žádost o check-in, stačí povolit v sekci „Nastavení aplikace Alfred“ volbu „Zařídíme za Vás“. Ta rozesílá automatické emaily se žádost o check-in 7 nebo 2 dny před příjezdem pro klasické rezervace.

Pro rezervace z Airbnb, kde už není k dispozici email hosta, odešleme ve stejných časech žádost o check-in pomocí modulu Komunikace přímo do hostova Airbnb. Zpráva je upravena pro potřeby zobrazení v chatu, ale obsah sdělení je stejný jako u emailů. 

Pozor, pokud již volbu „Zařídíme za Vás“ máte aktivní, hned po autorizaci se bude automaticky posílat žádost o check-in přes modul komunikace u Airbnb rezervací bez emailu. U Booking.com a ostatních portálů se pořád bude posílat email tak, jak bylo zvykem doteď. Je totiž pravidlem, že ostatní portály emaily k rezervacím poskytují. Pouze Airbnb je výjimka. Zároveň je potřeba zmínit, že nelze využívat Alfredí žádosti o check-in pouze u Airbnb a u ostatních portálů využít vlastní emailovou kampaň z modulu Mailing.