Databáze hostů
Databáze hostů obsahuje veškeré záznamy o hostech z rezervací, které Vám kdy přišly z rezervačních portálů, přes rezervační formulář, nebo které jste si v Previu vytvořili ručně. Pro každého zadaného hosta je vytvořen záznam v databázi, který obsahuje veškeré údaje daného klienta, které jste do jeho karty hosta v rezervaci doplnili (jméno, adresa, datum narození, národnost, číslo dokladu, SPZ, email, telefon, nebo případně štítky a poznámky přiřazené k tomuto hostovi).
V databázi hostů si můžete filtrovat a vyhledávat hosty buď podle fulltextového vyhledávání (podle firmy, jména, tel.čísla, atp.), tak podle dalších vyhledávacích kategorií jako kategorie hosta, celkového počtu jeho rezervací, nebo šťítku. Veškeré možnosti filtrace je možné kombinovat v levém panelu.
Vpravo nad tabulkou můžete přidat záznam nového hosta. Vytvoření nového hosta je totožné s vyplňováním hosta přímo v rezervaci v kartě hosta. Doplníte veškeré dostupné informace, které o klientovi máte. Po uložení se Vám tento host již bude při zadávání hostů do rezervace nabízet v našeptávači po zadání několika prvních písmen jeho jména (emailu atp.), přičemž po vybrání tohoto hosta z našeptávače se do karty hosta automaticky propíší veškeré již vyplněné údaje.
Tlačítko „Export“ (také vpravo nahoře) vám vyfiltrovaný výběr hostů exportuje do souboru ve formátu CSV. Tento soubor se po úpravě dá použít např. na odesílání mailingových kampaní např. přes aplikaci MailChimp. Pokud použijete modul Mailing z Previa, nebudete tento export vůbec potřebovat. Veškeří příjemci mailingů se poté generují přímo z databáze bez nutnosti exportu dat do samostatných souborů.
Obsah CSV souboru se odvíjí od zobrazených sloupečků v databázi hostů, pokud chcete kompletní údaje o všech hostech, je potřeba si dozobrazit i ostatní sloupečky (adresa, aj.)
Přes ikonu tužky (nebo dvojklikem na řádek) u každého jednotlivého hosta se dostanete do karty daného hosta (totožné okno jako v případě vyplňovaní této karty přímo v rezervaci). Zde už pouze v první záložce můžete upravovat veškeré dostupné informace o klientovi, přičemž v druhé záložce tohoto okna máte kompletní historii rezervací daného klienta. Poslední záložka pak obsahuje „historii“ hosta, tzn. informace o editaci záznamů tohoto hosta.
Nastavení
Vpravo nad tabulkou s hosty naleznete také tlačítko s ozubeným kolem. To vás přesměruje do samostatného nastavení Hostů a Firem.
V hlavní „Obecné“ sekci nastavujete upozornění na narozeniny ubytovaných hostů, nastavení výchozí národnosti hostů, tisk elektronických podpisů a výchozí účel pobytu.
Výchozí národnost/stát je přednastaven podle státu hotelu. Pokud ale většinu Vašich hostů tvoří turisté z určité oblasti, můžete si toto nastavení změnit. Doporučujeme změnit pouze stát adresy a ostatní pole nechat nevyplněné. Zároveň je zde možnost nechat nevyplněný i stát adresy, takže bude vždy nutné ho doplnit ručně.
U narozenin si můžete zvolit, jestli chcete být na narozeniny vůbec upozorňování a případně si nastavit s jakým předstihem se Vám upozornění zobrazí (v horní modré informační liště).
Elektronické podpisy hostů lze sbírat při online check-inu přes aplikaci Alfred a lze je následně zobrazovat u konkrétních hostů při tisku evidenční a domovní knihy.
Výchozí účel pobytu je informace, která je posílána na cizineckou policii při hlášení cizinců. Výchozí nastavení je „volný čas“, ale můžete ho libovolně změnit, pokud máte např. majoritu firemní klientely.
V další sekci nastavení pak naleznete správu štítků hostů. Můžete si hosty pomocí štítků rozřadit do různých kategorií a následně s nimi dále pracovat. Na základě štítků:
- Můžete cílit mailingové kampaně
- +Se vám zobrazí upozornění na přiřazené štítky, pokud hosta přidáte do rezervace
Správa hostů
Hosty je také možné slučovat v případě, že se Vám v systému objeví duplicity. Stačí si konkrétní jméno vyfiltrovat a vybráním jednotlivých záznamů a kliknutím na tlačítko „Sloučit“ jednotlivé záznamy sjednotit. V následném okně ještě potvrdíte, do kterého záznamu se mají všechny duplicity sloučit.
