Co se mění?

S aktualizací Previa na verzi 8.6.0 dochází k několika zásadním změnám při práci s rezervacemi, primárně s těmi skupinovými. Pojďmě si představit nejdůležitější změny.

Sjednocení účtů ve skupině

Ve skupinových rezervacích bylo až doposud možné libovolně přesouvat položky mezi skupinovým účtem a účty jednotlivých pokojů (např. pro účely fakturace). Existovalo tedy vždy určité saldo jednotlivých účtů, skupinového účtu a celé skupinové rezervace.

V nové verzi již jednotlivé účty nenajdete. Všechny položky jsou vedeny na všeobecném účtu (který víceméně nahrazuje původní skupinový účet). Touto úpravou nicméně nepřicházíte o žádnou z funkcí, na které jste byli zvyklí.

Jednotlivé položky mají stále vazbu na konkrétní pokoje, ke kterým patří a tím pádem je s nimi možné (opět např. pro účely fakturace) pracovat pomocí filtrů, které naleznete přímo v účtu a které podrobněji rozebereme v jedné z následujících sekcí.

Vlastníci položek účtu

V účtu rezervace si určitě všimnete nového sloupečku „Vlastník“. Pomocí tohoto sloupečku můžete k jednotlivým položkám přiřazovat subjekt, který bude danou položku hradit. Jedná se tedy opět o pomoc při následné fakturaci.

Vlastníkem položky mohou být:

Hosté uvedení v rezervaci
Firma přiřazená do rezervace
Rezervační partner (Hotel.cz, Booking.com…), od kterého rezervace přišla
Položka účtu také může být bez vlastníka

Po kliknutí do kolonky vlastník u konkrétní položky se Vám rozbalí našeptávač, který bude obsahovat hosty z rezervace, firmu a případně i partnera.

Vlastníka můžete vybrat z nabízeného seznamu, ale můžete také začít psát, což Vám našeptá pouze odpovídající výsledky.

U jednotlivých položek účtu jsme také přidali „zaškrtávátko“ na začátek řádku. To slouží pro hromadnou úpravu položek účtu. Pro hromadnou změnu vlastníků označte požadované položky a následně klikněte na další nové modré tlačítko v pravém horním rohu okna, kde vyberete (nebo zapsáním vyhledáte) konkrétního vlastníka pro všechny označené položky.

Využívání funkce „označení vlastníka“ rozhodně není povinné. Pokud ve Vašem ubytovacím zařízení tuto novinku nevyužijete, můžete si tento sloupec jednoduše skrýt.

Filtry účtu

Nad obsahem účtu naleznete novou lištu s filtry. Položky účtu lze filtrovat podle několika různých parametrů, které je mezi sebou možné kombinovat. Filtry lze také vyvolat přes záhlaví níže uvedených sloupců.

Filtrovat můžete podle:

Vlastníků – položky, které patří konkrétní osobě/firmě
Pokojů – položky náležící ke konkrétnímu pokoji (primárně pro skup.rezervace)
Rastrů – pouze položky určitého typu (veškeré položky „ubytování“ platí firma atp.)
Dokladů – položky, které byly vyfakturovány na konkrétním dokladu
Plateb – položky, které byly uhrazeny konkrétní platbou

Filtry Vám usnadní orientaci ve větších účtech a zároveň poslouží jako důležitý pomocník při fakturaci. Více informací naleznete v samostatném článku.

Stornované rezervace

Měníme také způsob jakým se pracuje se stornovanými rezervacemi v rámci skupiny. V původní verzi jsme při stornu rezervace ve skupině přesunuli všechny její položky na účet pokoje. Vždy jsme ale radili, aby uživatel stornovanou rezervaci vyčlenil/smazal ze skupiny (v případě storna jedné z mnoha rezervací, by pak případný storno poplatek stejně hradili hosté, kteří by dorazili na zbývající část rezervace.

Nově položky stornovaných rezervací v účtu skrýváme a nezapočítáváme je do celkového salda. Stornované položky si ale můžete zobrazit přes speciální tlačítko, pokud s nimi dále zamýšlíte pracovat.

Stornované položky v účtu velice jednoduše rozpoznáte, u názvu pokoje jsou označeny červenou výstražnou ikonou. Po zobrazení v účtu jsou také započteny do celkového salda (pouze při zobrazení účtu).

Naše výše uvedené doporučení (odebírat zrušené rezervace z platných skupin), ale i tak stále platí. Jak bylo zmíněno, stornované rezervace a jejich položky nevstupují do výpočtu salda rezervace, které uvidíte např. z plachty rezervací.

Tzn. pokud např. vystavíte pro tyto položky doklad na storno poplatek, bude se celá skupina po uhrazení „tvářit“ jako přeplacená kvůli nezahrnutí stornovaných položek z účtu do výpočtu.

Parametr Platba od partnera / Platba na fakturu

Ke změnám dochází i v těchto parametrech, do nejmenších podrobností naleznete vše rozepsané v samostatném článku.