Automatické úkoly
Tvorbu úkolů a jejich přiřazení konkrétním osobám lze také plně automatizovat pomocí tzv. „šablon automatických úkolů“.
Představte si, že si host při rezervaci nebo v průběhu pobytu přes Alfreda objedná konkrétní službu, která vyžaduje nějakou přípravu. Tento modul zajistí, že konkrétní osobě bude vytvořen a přiřazen odpovídající úkol a v návaznosti na termín a povahu objednané služby se automaticky nastaví odkdy a dokdy je nutné daný úkol vyřešit, aby objednaná služba mohla bez problémů proběhnout.
Reálně může jít např. o objednávku dětské postýlky (kterou máte nadefinovanou ve Službách a je jich třeba omezené množství). Po objednávce postýlky je nutné, aby konkrétní člověk z recepce nebo z úklidu šel do skladu, postýlku očistil, odnesl na konkrétní pokoj a tam ji sestavil.
V modulu Automatické úkoly si proto vytvořte novou „automatiku“ na připomenutí sestavení postýlky. Po zadání názvu a popisu úkolu vyberte, které uživatelské roli (ta může být přiřazena více uživatelům) bude tento úkol automaticky přidělen. Zvolte si napojení na službu postýlky a nakonec nastavte, kdy se má tento úkol otevírat a dokdy by měl být vždy vyřešen. Můžete si vybrat určitý počet hodin nebo dní před začátkem rezervace/služby, nebo po začátku (konkrétně v případě postýlky využijete spíše možnost před začátkem rezervace).
Následně už bude vše probíhat plně automaticky Jakmile bude do účtu rezervace přidána služba „dětská postýlka“ (a to ručně, při objednávce pobytu a služby přes R+ nebo přes aplikaci Alfred) bude obratem vytvořen nový úkol pro odpovídajícího uživatele, který bude přiřazen konkrétní rezervaci.
Automaticky vytvořený úkol vždy naleznete v seznamu v modulu Úkoly (podobně jako neautomatické úkoly). Stejně tak ho uvidíte v aplikaci Housekeeping i v Denním přehledu. Zobrazení úkolu v notifikacích se pak následně bude odvíjet od nastavení šablony automatických úkolů a to od kdy má být úkol řešen a dokdy má být vyřešen.