Automatické odesílání přístupů od dveří

Často se nás ptáte, jak nejefektivněji pracovat se zámkovými systémy a s distribucí přístupových kódů pro jednotlivé hosty.

Na výběr máte víceméně tří možnosti:

  1. Automatické generování a zasílání přístupových kódů emailem a sms zprávou.
  2. Automatické generování přístupových kódů a jejich zasílání pomocí vlastní mailingové kampaně.
  3. Ruční generování přístupových kódů a jejich zasílání pomocí vlastní mailingové kampaně.

Při výběru varianty záleží na konkrétním typu provozu a také na tom, zda si chcete email přizpůsobit a případně do něj zahrnout i některé další informace (nejenom vstupní kód).

Automatické generování a automatické zasílání přístupových kódů emailem a sms zprávou

V Nastavení / Aplikace Alfred naleznete ve spodní levé části nastavení týkající se spolupráce Alfreda a zámkových systémů.

Pokud chcete plně automatizovat, zaklikněte si automatické vystavování PINů a níže ještě automatické odesílání PINů emailem a SMS zprávou.

PINy jsou vytvářeny podle výše uvedeného nastavení a hostům jsou odesílány v den příjezdu v 8:00. Email vypadá takto:

Automatické / manuální vytváření přístupových kódů a jejich odesílání pomocí vlastní mailingové kampaně

Ve druhé a třetí variantě je možnost generovat PINy opět automaticky (viz varianta výše a Nastavení / Aplikace Alfred) nebo si PINy budete vystavovat ručně u každé jednotlivé rezervace přes detail rezervace.

PIN pak musíme hostům doručit pomocí vlastní mailingové kampaně. V sekci hosté mailing si vytvořte novou kampaň typu „dle události“.

Nastavení je volitelné a poměrně variabilní, ale určitě by mělo obsahovat některé konkrétní podmínky, bez kterých by automatizace Vašeho provozu nebyla kompletní.

V první záložce nastavujete, kdy se má kampaň odeslat. Z naší zkušenosti je „best practice“ zasílání přístupů až v den příjezdu. Z toho plyne, že kampaň budeme zasílat 0 dní před / po začátku rezervace.

Tím se také vyřeší všechny last minute rezervace. Kampaň kontroluje nové příjemce každou půl hodinu, pokud si tedy někdo vytvoří rezervaci bude mu kampaň doposlána i v průběhu dne.

Ve druhém kroku je potřeba doplnit samotné tělo emailu. Text je kompletně na Vás, ale email by určitě měl obsahovat proměnné PIN ke dveřím [[SMARTLOCK_PIN]] a ideálně také číslo/název konkrétního pokoje [[COMMISSION_OBJECT_NAME]].

V poslední záložce kampaně v podrobnějším filtru příjemců následně nastavte dva základní parametry. Podmínkou pro zaslání přístupových kódů je u plně automatizovaných provozů obvykle:

  • Vyplněné údaje o hostech (doplněný online check-in)
  • Kompletně uhrazený účet rezervace (platba před příjezdem)

Pokud pracujete s předplacenými rezervacemi s virtuální kartou (např. od Booking.com), budete pravděpodobně potřebovat vytvořit kopii Vaší kampaně pro tyto předplacené rezervace.

V nastavení podmínek k odeslání by mělo stačit odstranit podmínku na uhrazenost účtu a její nahrazení podmínkou Platba od partnera „je OTA“.

(podobně je pro firmy z Vaší databáze i podobný parametr „platba na fakturu“, na který také existuje odpovídající mailingová podmínka).