Import dat

Máme dobrou zprávu pro ty z Vás, kteří k nám přecházejí od jiného poskytovatele recepčního softwaru. Do Previa Vám můžeme za poplatek naimportovat:

  • Databázi hostů
  • Databázi firem
  • Databázi rezervací

Importy jsou zpoplatněny. Pro více informací kontaktujte Vašeho OZ.

Naimportovat není možné:

  • Doklady a platby (a tím pádem tedy ani uhrazenost jednotlivých rezervací – to je nutné projít ručně)

Import samotný je jednorázový a probíhá vždy k dopředu domluvenému termínu. Tzn. nelze poté nárokovat dodatečný import dat, které vznikly ve starém profilu Previa nebo v externím systému až po provedení importu. Tyto dodatečné změny (např. nové rezervace) si musí ubytovatel do nového profilu zadat ručně. Z toho důvodu je žádoucí, aby provoz hotelu v novém Previo profilu byl zahájen nejpozději následující den po samotném importu.

Stejně tak je nutné zohlednit to, že převod dat z jiného systému do Previa (nebo z profilu Previo→Previo) neproběhne nikdy okamžitě a najednou. Vždy vznikne časová mezera, kdy z nějakého zdroje (CHM, IBE …) budou stále přicházet data ještě do starého profilu a po tuto dobu je potřeba, aby uživatelé kontrolovali data v obou profilech (starý, nový) a potřebná data ze starého profilu si ručně přepsali do nového profilu.

Doporučujeme požadavek na import zadat alespoň 2 pracovní dny dopředu. Z naší strany je nutné zkontrolovat jednotlivé importní soubory a případně s Vámi provést nezbytné úpravy. Viz dále v sekci „průběh importu“.

Průběh importu

Importujeme pouze rozsah dat definovaný v šabloně (viz níže) a pouze data, které nám jsou v importním souboru poskytnuty. Nejdůležitější údaje jsou datum začátku a konce rezervace, pokoj, a celková cena.

  • Název pokoje uvedený v souboru musí být shodný s názvem pokoje, který je uvedený v profilu Previa. Za shodu lze považovat pouze opravdu 100% shodný název, nikoliv podobný.
  • Cena rezervace se vždy uloží do rezervace pouze do jedné položky typu Ubytování. Může to být pouze částka představující zbývající částku k uhradě. Položka je šedivá. Nepřenášíme do rezervace více položek z účtu, i pokud jsou v importním souboru rozepsané po jedné.

Pokud jste se s námi dopředu domluvili, že rezervace z Booking.com a dalších OTA budou staženy přes CHM, tak je důležité tyto rezervace odstranit z importního souboru, abychom je neimportovali a Vám nevznikly duplicity.

Pokud bylo v souboru rezervací uvedeno pouze jméno hosta, při importu rezervací se vytvoří nový záznam hosta v databázi hostů a host v rezervaci bude obsahovat pouze jméno a příjmení, a to bez ohledu na to, že již takový host existoval v databázi hostů. Hosta nelze automaticky párovat pouze podle jména a příjmení.

Pokud bylo v souboru rezervací uvedeno ID hosta, při importu rezervací se host vyhledá podle ID, a host v rezervaci bude obsahovat všechny údaje hosta, který měl při importu do databáze hostů.

V rezervaci je vždy vložena systémová poznámka „Imported from the file“.

Formát importních souborů – DŮLEŽITÉ!

Na odkazu níže naleznete ZIP soubor se 6 soubory.

Ke každému importu je k dispozici soubor DEFINITION, kde je popsána struktura jednotlivých importů, tzn. definice sloupců a jejich povolené hodnoty.

Druhý soubor EXAMPLE už je pak vzor, jak by měl Vámi dodaný soubor vypadat. Soubor obsahuje několik řádků vzorových dat o hostech / firmách / rezervacích.

Vzorové šablony jsou ke stažení zde.

Pro import je nutné, aby byl dodržen přesný formát šablony!

Pokud budete mít zájem importovat jiná data nebo nedodržíte správný formát importního souboru, bude nutné z naší strany odhadnout pracnost celé procedury a cena importu bude vyšší (programátor musí napsat samostatný skript pro nestandardní import).

Pro více informací kontaktujte svého obchodního zástupce.