Účet rezervace

Ve druhé záložce v rezervaci naleznete detail pokojového účtu. Samotné okno je rozděleno na 3 sekce.

V horní části je seznam objednaných služeb. Vlevo dole máme vystavené doklady a vpravo dole platby. V pravém dolním rohu okna pak vidíte saldo rezervace.

Logika je následující – veškeré položky na účtu by měly být umístěny na vystavených dokladech a k těmto dokladům by měly být přiřazeny platby v odpovídající hodnotě.

Částka salda rezervace je pak suma položek v pokojovém účtu mínus částka plateb v rezervaci. V ideálním případě je saldo nulové – všechny položky byly vyfakturovány a doklady uhrazeny přiřazenými platbami.

Změna cenového plánu rezervace

Nad hotelovým účtem máte možnost měnit cenový plán, který je přiřazený pro danou rezervaci. Na základě cenového plánu je určena cena rezervace. Při změně cenového plánu bude hodnota hotelového účtu přepočítána podle aktuální volby plánu.

Přepočet účtu rezervace

Některé položky účtu rezervace se automaticky přizpůsobují změnám v parametrech rezervace. Konkrétně se může jednat o položky ubytovacích služeb, stravy, poplatky a různé slevy. Pokud dojde ke změně parametru rezervace (počet nocí, počet hostů, kategorie hostů, typ stravy, atp.) bude Vám nabídnut k potvrzení přepočet účtu v závislosti na provedené změně.

Pokud položky účtu doposud nejsou obsaženy v žádném dokladu, dojde po potvrzení přepočtu pouze k nahrazení starých položek novými, aktuálními položkami (nový počet nocí, změna stravy, odstranění poplatku z pobytu při změně kategorie hosta na dítě atp.).

Přepočet rezervací je možné také automaticky deaktivovat (Nastavení / Systém / Hotelový účet) nebo účet uzamknout ručně (popsáno níže).

Ve druhém případě se může jednat o situaci, kdy je na původní položky účtu už vystavený jakýkoliv doklad (např. uhrazená záloha původního termínu rezervace). V těchto případech může nastat několik různých scénářů.

Prodloužení/zkrácení rezervace

Při prodloužení rezervace v účtu zůstanou původní již vyfakturované položky a do účtu se přidají nové položky pouze na termín, o který byla rezervace prodloužena. Může to tedy vypadat např. jako na obrázku níže. Pobyt byl rezervován a zaplacen na původní termín 13. – 16.2. s polopenzí. Host rezervaci prodloužil o další 4 dny až do 20.2. Po přepočtení účtu zůstanou vyfakturované původní položky a do účtu je přidána samostatně cena ubytování za 16. – 20.2. a polopenze za 4 dodatečné dny.

Při zkrácení rezervace nedochází k přidání nových položek, ale stávající již vyfakturované položky jsou upraveny na novou hodnotu podle nové délky rezervace. V příkladu níže jsme např. zkrátili zaplacenou rezervaci z původních 7 dní na pouhé 3 dny. Vazba dokladu na položky účtu zůstává zachována, ale položky jsou vzhledem ke zkrácení rezervace přeplacené.

Změna stravy rezervace (upgrade, zrušení)

Upgrade objednané a vyfakturované stravy k pobytu pak probíhá níže popsaným způsobem. Host měl objednanou polopenzi v určité ceně a tu také uhradil. Před příjezdem požádal o upgrade na plnou penzi, kterou máte za jinou cenu než polopenze. Po potvrzení přepočtu zůstává opět vazba dokladu na položku stravy, ale dojde ke změně názvu položky a její ceny. V dalším vystavovaném dokladu bude již započten pouze doplatek za tento nový typ stravy.

Zrušení vyfakturované stravy v rezervaci, kdy host nejprve objednal a zaplatil plnou penzi a následně stravování stornoval. Po přepnutí typu stravy na „bez stravy“ dojde k aktualizaci stávající položky stravy a jejímu vynulování. Položka se v účtu ale jeví jako přeplacená, protože host již zaplatil 1800 Kč jako původní cenu za polopenzi. Do dalšího vystavovaného dokladu tedy bude tato položka vstupovat v záporné hodnotě.

Změna termínu rezervace (přesun na úplně jiný termín)

Nyní si ukážeme situaci, kdy host změní termín rezervace a již má vyfakturováno. V našem případě budeme předpokládat, že dochází pouze k posunu pobytu např. o týden a cena se nemění. Po potvrzení přepočtu se původní položky účtu vynulují (a ponechají si vazbu na doklad) a do účtu jsou přidány nové položky vztahující se k novému termínu rezervace (ve stejné hodnotě jako původní).

V tuto chvíli máte na výběr tři další možné postupy:

Ponechat účet tak jak je – změnil se termín rezervace, pobyt již byl zaplacen a saldo je nulové.
Smazat vynulované položky a ponechat pouze nové – v účtu Vám zůstanou pouze nové položky bez vazby na již vystavený doklad, ale saldo rezervace bude stále nula, protože částka dokladu pokrývá celou částku rezervace i po aktualizaci. Doporučujeme v rámci singl rezervací v případě, že víte, že na účet už nebudou přidávány žádné další položky např. v průběhu pobytu.
Smazat vynulované položky, ponechat pouze nové a propojit si položky již vystaveného dokladu na nově přidané položky z účtu – staré položky z dokladu budou započteny do vybraných položek z účtu a tím pádem nebude v rezervaci nic dalšího k fakturaci. Doporučujeme u singl rezervací, ale i v případě, že budete chtít tuto rezervaci přidat do skupiny – položky z dokladu bez vazby na položku účtu totiž rozpočítáváme do všech rezervací ve skupině, protože nevíme ke které konkrétní rezervaci ze skupiny patří.

Uzamčení účtu rezervace

Přes níže uvedené tlačítko je také možné uzamknout účet konkrétní rezervace před jakýmikoliv dalšími přepočty.

Práce s hotelovým účtem

Do hotelové účtu můžete přidávat nové položky přes tlačítko s plusem vpravo nahoře. Novou položku můžete vybrat z našeptávače, který Vám nabídne veškeré nadefinované služby a skladové položky. Zároveň je možné zadat do účtu libovolnou položku, kterou nemáte předdefinovanou.

Stávající položky v účtu můžete libovolně upravovat po kliknutí do příslušného řádku. Změnit můžete např. text, cenu, počet kusů nebo sazbu DPH.

Práci s položkami v účtu je možné omezit pro jednotlivé uživatelské role v rámci uživatelských práv. Konkrétní skupině uživatelů je možné např. zakázat přidávat vlastní položky, měnit DPH sazbu, atp.

Do hotelového účtu je také možné přidat % slevu / příplatek / změnit celkovou cenu rezervace přes druhé tlačítko zprava (1). Následně si zvolíte velikost slevy / příplatku a z jakých položek v účtu bude vypočtena a sleva bude přidána jako nová položka do účtu.

Třetí možností v tomto okně je možnost změnit celkovou cenu rezervace. Vše funguje tak, že po zadání finální ceny systém automaticky dopočte velikost slevy, kterou chcete hostovi poskytnout a o tuto částku poníží částku položky ubytovacích služeb. Ostatní položky jako jsou např. poplatky, služby nebo skladové položky zůstanou zachovány v původní hodnotě.

Hotelový účet je také možné pro další fakturaci převést do jiné měny (2), kdy si pouze zvolíte převodový kurz a potvrdíte přepočtení.

Vlevo od výběru měny máte několik dalších tlačítek na slučování a rozdělování automatických (modrých) položek v účtu. Položky jako ubytování, poplatky, slevy, atp je možné rozdělit např. po nocích nebo jednotlivých osobách, což oceníte např. při složitější fakturaci, kdy si každý host chce zaplatit pouze svou část pobytu.

Na závěr si ještě zmíníme možnost tisku náhledu hotelového účtu pro hosty, kteří si chtějí zkontrolovat útratu.

Přes ikonku s tiskárnou je možné podrobný účet po jednotlivých položkách vytisknout ve formátu PDF nebo XLS.

Doklady v rezervaci

Nový doklad v rezervaci vytvoříte přes tlačítko s plusem v levé spodní sekci (1). Na výběr máte celkem 6 typů dokladů.

Zároveň je zde také možnost přiřadit do rezervace již existující doklad. Podmínkou je, že doklad nesmí být vázán v jiné rezervaci.

Opačně je také možné doklady z rezervace odebrat přes modrou ikonu se šipkou v řádku dokladu (2).

Více informací o dokladech naleznete v jiné sekci našeho manuálu.

Platby v rezervaci

Tato sekce funguje podobně jako doklady. Přes tlačítko s plusem můžete přiřadit platbu některému z v rezervaci umístěných dokladů.

Pokud v rezervaci zatím žádný doklad není, otevře se Vám okno tvorby nového dokladu.

Pokud máte na Previo napojenou platební bránu, budete zde mít jako poslední možnost volbu Platební karta – email, přes kterou můžete klientovi odeslat žádost o provedení online platby přes platební bránu. Více informací naleznete zde.