NTAK v9: Adatjavítás és korrekció
Útmutató a foglalások módosításához és javításához
A szálláshelyek napi működése során teljesen természetes, ha egy foglalás módosul: a vendég hamarabb érkezik, később utazik el, szobát cserél, vagy utólag módosítani kell a szobaszámlát. Az NTAK v9-es verziója megújult logikával, kifejezetten a szálláshelyek valós folyamataihoz igazodva kezeli ezeket a helyzeteket.
Ebben a cikkben összefoglaljuk, mit jelent adatküldési szempontból, ha változik a foglalás, és mikor, hogyan történik a korrekció a hivatalos NTAK dokumentáció alapján.
A legfontosabb alapelv: A foglalási szám
Az NTAK v9 rendszerben bevezetésre került a foglalási szám fogalma. Az egy adott foglaláshoz tartozó adatküldéseknek (legyen az előfoglalás, eseményvezérelt érkeztetés, vagy napi zárás) minden esetben azonos foglalási számot kell tartalmazniuk. Így a rendszer össze tudja kötni a szálakat és egy egészként kezeli a vendég tartózkodását.
1. Mi történik, ha érkezés előtt változik a foglalás? (Előfoglalás módosítása)
Gyakori, hogy a vendég az érkezése előtt módosítja a dátumokat, a vendégek számát vagy a szolgáltatásokat. A PMS szoftvereknek valós időben be kell küldeniük minden foglalást, ami rögzítésre vagy módosításra került a rendszerben.
- Új verziók küldése: Ha a szoftver ugyanazzal a foglalási számmal küld be egy módosított foglalást, az NTAK ezt az eredeti foglalás új verziójaként fogja kezelni.
- Az időrend a döntő: A rendszer a különböző verziókat az esemény létrejöttének dátuma (“esemenyLetrejotte” mező) alapján teszi sorba. Mindig a legkésőbbi időbélyeggel rendelkező esemény jelenti az adott foglalás legfrissebb, érvényes verzióját.
- Foglalás lemondása: Ha a vendég törli a foglalást, a szoftver a foglalás frissítését úgy küldi be, hogy a “lemondva” mezőt “true” (igaz) értékre állítja.
2. Változások a tartózkodás alatt: Szobacsere, hosszabbítás és rövidülés
Amikor a vendég már a szálláshelyen tartózkodik, az események (például egy szobacsere vagy előrehozott elutazás) valós idejű, eseményvezérelt adatküldést indítanak.
- Szobacsere: Szobaváltás esetén a rendszer a “lakóegység csere” eseményt küldi be, amelyben szerepelnie kell mind az elhagyott, mind az újonnan elfoglalt szoba adatainak. Ezzel az NTAK pontosan leköveti, hogy a vendég melyik napon melyik szobában aludt.
- Korábbi elutazás vagy hosszabbítás: Ha a vendég hamarabb távozik, egyszerűen az új, korábbi időpontban megtörténik a kijelentkeztetés, és a “távozás” esemény beküldésre kerül. A korábbi távozás miatt a szállásdíj utólagos módosítása a napi zárások javításával történik (lásd a következő pontot).
- Téves érkeztetés vagy utaztatás: Ha a recepción véletlenül “check-in”-elték a vendéget, dedikált “téves” esemény nem létezik. A téves érkeztetést egy, az adott szobára vonatkozó utaztatás (check-out) eseménnyel kell javítani. A téves utaztatást pedig fordítva: egy új érkeztetés eseménnyel lehet korrigálni.
3. A szobaszámla és a szállásdíj módosítása (Napi zárás javítása)
Az NTAK v9 egyik legnagyobb újítása a már lezárt napok utólagos korrigálhatósága. Fontos szabály: a szállásdíj korrekciója nem történhet negatív (sztornó) tételek beküldésével!
- Utólagos árkorrekció (pl. reklamáció, tévesztés): Ha egy már lezárt napon rossz szállásdíj vagy IFA szerepelt, az adott foglalás érintett tárgynapjainak adatait kell módosítani a PMS-ben, majd az érintett napok teljes napi zárását a helyes tartalommal újra be kell küldeni.
- A “MODOSITO” besorolás: A javító napi zárást nem újként, hanem “MODOSITO” besorolással fogadja az NTAK. Az ilyen adatjavítást a rendszerben jegyzőkönyvezni és indokolni is kell (pl. “Számlamódosítás”, “Adatjavítás”), melynek azonosítóját és okát be is kell küldeni az üzenetben.
- Meddig lehet javítani? A hibás napzárások javítására visszamenőlegesen a tárgynaptól számított 15 hónapig van lehetőség.
- IFA korrekció: Ha a vendég idegenforgalmi adóját hibásan rögzítették, ugyanúgy a hibás napot tartalmazó teljes napi zárást kell újraküldeni a helyes IFA adatokkal. Nincs lehetőség az IFA-t utólag, a tartózkodást követő üzenetegységben rögzíteni.
4. Mi a teendő a távozás után felmerülő költségekkel?
Előfordul, hogy a vendég már lezárta a számláját és hazautazott, de a szobalány utólag jelzi, hogy fogyasztás történt a minibárból, kárt okoztak a szobában, vagy épp egy céges utalás érkezik be később.
- Tartózkodást követő tételek: Az ilyen költségeket és terheléseket a napi zárás üzeneten belül egy különálló, “tartózkodást követő költések/terhelések” blokkban lehet beküldeni.
- Szoba helyett foglalási szám: Mivel a vendég már elutazott, ezeknél a tételeknél már nem a szobaszámot kell megadni, hanem a foglalás egyedi számát, amivel az NTAK a múltbeli tartózkodáshoz tudja kötni a bevételt.
Összegzés a mindennapokra
Az NTAK v9 rugalmasabb, de precízebb adatszolgáltatást vár el. A legfontosabb, hogy a vendégek tartózkodását a foglalási számok fogják össze, a téves terheléseket (mint a szállásdíj vagy az IFA) pedig nem új, mínuszos tételekkel “könyveljük ki”, hanem a hibás nap adatainak teljes javításával és újraküldésével oldjuk meg. Mindebben a szoftverek a háttérben automatikusan támogatják a szálláshelyeket a megfelelő “MODOSITO” jelzések és jegyzőkönyvek legenerálásával.