Általános tudnivalók

A szállásszolgáltatás jogszabályi és egyéb követelményei a Previo PMS szempontjából

1. Működés alapfeltételei – beállítások

  • NTAK regisztráció és a PMS és NTAK összekötése
    Fontos: a rendszer összekötése nem automatikus, amennyiben szükséges, a Support részlegünk, illetve a területi képviselőink tudnak segíteni. A napzárások és előfoglalások beküldése automatikus, de a felmerült hibákat javítani szükséges (ez a rendszerben a következő úton érhető el: Jelentések /NTAK/Jelentések)
  • Árlista létrehozása, beállítása, árazás
  • Vendégkategóriák létrehozása
    Fontos: IFA beállítások miatt is szükséges
  • Idegenforgalmi adó beállítása
  • Összekötés a számlázó programmal, amennyiben a számlázás a PMS-ből valósul meg
  • Szobák, pontosabban a szobatípusok NTAK kategóriájának beállítása, több regisztráció esetén
  • Dokumentum szkenner a VIZA adatszolgáltatás miatt

2. Foglalások kezelése

  • Előfoglalások felvitele – NTAK elvárás, hogy a jövőbeni foglalások azok befogadásakor a rendszerbe bekerüljenek. Az előfoglalásokról a rendszer adatot küldd az NTAK felé
  • Okmányszkennelés – a kompatibilis okmányolvasó megoldások egyikével a bejelentkeztetési folyamat lezárása előtt meg kell hogy történjen az okmányolvasás
    Fontos: A vendég által megadott adatok ellenőrzése − a VIZA rendszerbe való továbbítást megelőzően – továbbra is a szálláshely-szolgáltató felelőssége. Ezért a távoli okmányolvasás során megadott adatok tekintetében, legkésőbb a vendég érkezésekor, a szálláshely-szolgáltatónak meg kell győződnie a személyazonosságáról, és az előzetesen rögzített adatok valódiságáról. Az ellenőrzés megtörténhet a vendég érkezése előtt is, akár egy videóhívás, akár az egyezőséget bizonyító digitális kép útján.
    További információ és jogszabályi kritériumok, kifüggeszthető tájékoztatás miatt kérjük feltétlenül látogassák meg a https://vizainfo.hu weboldalt.
  • A foglalások bejelentkeztetése indít adatküldést az NTAK felé, majd a foglalásokban történő egyéb változás, mely folyamat végét a kijelentkezés jelenti. Ezek a lépések részei a vendégkezelés folyamatának. Bejelentkezéskor minden vendég adatait szükséges feltüntetni a rendszerben.
  • Az idegenforgalmi adó mértékéről a bejelentkezéskor kiküldött adat informálja az NTAK-ot, és ezzel összefüggésben a helyi önkormányzatot. Célszerűen a bejelentkezés előtt érdemes az IFA-mentességet biztosító vendégkategóriát kiválasztani a vendégprofilban, valamint a szobaszámlát ennek megfelelően korrigálni.
  • Kijelentkeztetés után bárminemű változás adatküldést nem generál, így a hibás kezelésből eredő utólagos javítások az eredetileg kiküldött értékeket (pl.: IFA) már nem módosítják.

3. Számlázási javaslatok

  • Számlázni a rendszerből a számlázz.hu segítségével lehet. A PMS-ből lekérhetőek a dokumentumok listái, összesítések. Könyvviteli rendszerekkel összekötni a számlázz.hu felületét lehetséges. NAV ellenőrzéshez a szükséges jelentés szintén a Számlázz.hu rendszeréből nyerhető ki, hiszen ez maga a számlázóprogram.
  • Számlázni lehetőség szerint foglalásból javasolt minden olyan esetben, amikor nem külsős vendégről van szó. Számlázni a szobaszámlán levő tételekből lehetséges. Amennyiben olyan tételt szükséges számlázni, mely nincs a szobaszámlán, akkor sem javasolt direktben a számlára terhelni, mert az egyenleg összesítésében és egyéb jelentésekben anomáliát okoz. Minden esetben előbb a szobaszámlára kell a fizetendő tételeket terhelni, a számla kiállítása előtt. A tételek az Árlista / Szolgáltatások menüpontban előre felvitt tételekből választhatóak ki.
  • A nem szállásszolgáltatáshoz, illetve főtevékenységhez tartozó egyéb számlákat célszerű nem a hotel PMS-ből, hanem közvetlenül a számlázz.hu felületéről indítani

4. Az előírt adatszolgáltatások rövid ismertetése
— 4.1. NTAK – Esemény alapú adatszolgáltatás

Az adatszolgáltatás akkor történik, amikor a vendég bejelentkezik, kijelentkezik vagy másik szobába költözik. Ez a programban a foglalás státuszának megváltoztatásakor történik meg, vagyis amikor a foglalás mentésre kerül “Bejelentkezett” státusszal, vagy “Kijelentkezett” státusszal, illetve áthelyezésre egy másik lakóegységbe.

Az adatszolgáltatás automatikus, állapota a PMS szoftverben a Jelentések/NTAK/Jelentések menüpont alatt ellenőrizhető.

— 4.2. NTAK – Előfoglalásokkal kapcsolatos adatszolgáltatások
A szálláshelykezelő szoftver valós időben beküld minden foglalást, amit rögzítésre, módosításra vagy lemondásra kerül a rendszerben.

Minden jövőbeni foglalásról kötelezően beküldendő adat:

  • érkezés dátuma;
  • távozás dátuma;
  • foglalás időpontja;
  • lakóegység, ahová a foglalást rögzítették;
  • foglalás teljes bruttó értéke (nem árkódja!);
  • piaci szegmens;
  • állampolgárság;
  • foglalás forrása.
  • Az adatszolgáltatás automatikus.

További információ: https://info.ntak.hu/szallas

— 4.3. NTAK – Napizárás adatszolgáltatás
Az adott nap lezárásával az NTAK-ba beküldésre kerülnek az adott napon érkeztetett, lakó és utaztatott foglalások, valamint az azokban szereplő vendégek statisztikai adatai.
A napi zárással beküldésre kerülő adatok:

  • lezárt nap, beküldés dátuma, szálláshely azonosítója;
  • szobaadatok: összes szoba, kiadható szobák, out-of-order szobák, out-of-service szobák;
  • napi fogyasztási adatok lakóegységenként, kategóriánként lebontva;
  • érkeztetett, lakó vagy utaztatott foglalás(ok) adatai: foglalási szám, ágyak száma, értékesítés csatornája, piaci szegmens, összes terhelés, összes költés fizetési módokra bontva, IFA adatok, érkeztetés/utaztatás dátuma;
  • a foglalásban lévő vendégek statisztikai adatai: születési év, nem, állampolgárság, lakóhely országa, lakóhely irányítószáma.

Az adatszolgáltatás automatikus, állapotát a PMS szoftverben a Jelentések/NTAK/Jelentések menüpont alatt ellenőrizhetik.

További információ: https://info.ntak.hu/szallas

— 4.4 VIZA adatszolgáltatás
A VIZA egy többszörös, aszimmetrikus titkosítással védett informatikai rendszer, amelyben 2021. szeptember 1-jétől a magyarországi szálláshelyen megszálló minden vendég törvényben meghatározott személyes adatait titkosított módon tárolják.
A szálláshely-szolgáltató a vendég bejelentkezésekor az okmányolvasó segítségével az alábbi adatokat rögzíti a szálláshelykezelő szoftver útján a kormány rendeletében kijelölt tárhelyszolgáltató által biztosított tárhelyen:

  • családi és utónév;
  • születési családi és utónév;
  • születési hely és idő;
  • neme;
  • állampolgársága;
  • anyja születési családi és utóneve;
  • a személyazonosításra alkalmas okmány vagy útiokmány azonosító adatai (14. életévét betöltött vendég esetén).

A felsorolt adatokat a szálláshely a 14 év alatti vendégek esetében képviselőjének (pl. szülő, gondviselő) nyilatkozata alapján is rögzítheti. https://vizainfo.hu

Az adatküldés sikeressége a PMS szoftverben a Jelentések/VIZA/Statisztika menüpontban ellenőrizhető.

Fontos: Az NTAK, illetve Számlázz.hu rendszerrel történő összekötés nem automatikus. Support csapatunk, illetve értékesítő kollégáink állnak szíves rendelkezésükre az összekötések megvalósításában A VIZA rendszerbe történő adatbeküldés feltétele a kompatibilis okmányolvasó megléte.

LETÖLTÉS PDF-ként