Ugyanaz a szoba egy szobatípuson belül nem érhető el a foglalás teljes időtartamára
Időről időre előfordulhat olyan helyzet, amikor a szoba nem áll rendelkezésre a foglalás teljes időtartama alatt, Ez a következő helyzet lehet:
- A kétágyas szobáinkon több foglalásunk van, de van 1-1 szabadon.
- Vendégünk az online oldalakon befoglalnak május 26 és június 1 között (foglalási motoron vagy OTA oldalon keresztül)
A fenti példában látható, hogy a foglalás teljes hosszában nincs szabad szoba (mert a foglalások nincsenek megfelelően elrendezve és rendezve).
De valójában a 101. számú szoba rendelkezésre áll május 20-ig, és a 102. szoba is rendelkezésre áll május 30-tól-tól. Ez azt jelenti, hogy egy szabad kétágyas szobánk van a május 26-június 1. közötti teljes időszakra, amint az a szabad szobák naptárban is látható.
Két lehetőség van arra, hogyan lehet új foglalásokat menteni a Hotelgramban. Ezt a Beállítások / Rendszer / Általános beállítások menüpontban határozzuk meg.
Ne ossza meg a foglalást, és ne rendelje hozzá egy adott szobához
Az új foglalás lebegő foglalásként kerül mentésre. Ez azt jelenti, hogy nincs adott szoba kijelölve, de ami a legfontosabb, a foglalás az adott szobatípus rendelkezésre állásába beszámít, vagyis nem okozhat túlfoglalást.
A foglalásokat adott szobába be kell osztani. Először is szabad helyet kell biztosítani számára. Folytassuk a fenti példával, és kezdjük el a foglalások átrendezését. A foglalást áthelyezhetjük a 102-es szobából a 101-es szobába (vagy fordítva), és ez szabad helyet biztosít a kiosztatlan foglalásnak.
Megvan a rendelkezésre álló hely, annyit kell tennünk, hogy beosztjuk a lebegő foglalást, és elhelyezzük a foglalási naptárban a kiürített 102-es szobában.
A foglalások beosztása többféle módon történhet:
- „Húzd és vidd” módszer – kattintson az oldalsó irányítópult listájában a foglalásra és húzza a naptár felé, majd helyezze el a kívánt szobában. A megfelelő szobákat és dátumokat sárga színnel emelik ki a naptár.
- A foglalás részleteiből – a naptár oldalsó irányítópultjáról dupla kattintással megnyithatja a lebegő foglalás részleteit. Ezután kattintson a „Beosztott foglalás” jelölőnégyzetre, és a kiválasztott szobatípus első szabad szobája automatikusan előre kiválasztásra kerül. Ezután csak elmentjük a foglalást, és kész.
A csoportos foglalás vagy annak részének kiosztásakor a folyamat kicsit eltér ettől. A csoportos foglalás ablak alsó részében található egy szakasz, amelyen minden kiosztatlan foglalás látható. Keresse meg a beosztani kívánt szobatípust a listában, és kattintson a zöld kulcs ikonjára. A következő ablakban válassza ki a hozzárendelni kívánt szobákat, és mentse el.
- Kiosztatlan szobák naptári fül – váltson a kiosztatlan szobák naptári nézetre, és keresse meg foglalását. Ezután kattintson jobb gombbal, és válassza a „Szobák kiosztása” lehetőséget. A következő ablakban válassza ki a kívánt szobát és mentse el.
(a lebegő foglalási naptárból dupla kattintással megnyithatja a foglalás részleteit is – lásd a 2. hozzárendelési módszert)
Hosszabb foglalás több rövidebb foglalássá osztása, a vendégnek a tartózkodása folyamán szobát kell cserélnie
Ha (bármilyen okból) nem akarja használni a lebegő foglalásokat (a fentiekben leírtakat is beleértve), akkor a második lehetőség, amely a foglalás feltördelése és beosztása szabad szobákba (ugyanazon szobatípuson belül).
Ezáltal a beérkező foglalás szükség esetén kettéosztásra kerül. A részfoglalások, mint csoportfoglalás összekötésben maradnak. Ezek után természetesen még mindig adott a lehetőség a szobák átrendezésére, hogy lehetőség szerint a költöztetés elkerülhető legyen.