Feladatok
Ez a modul egyfajta feladatlistaként működik a recepciósok és egyéb alkalmazottak számára.
Új feladat létrehozása
Új feladat a bal felső oldalon található zöld + jel segítségével hozható létre. Kiválasztása után adhatók meg az új feladat paraméterei.
- Név– a feladat azonosítója
- Részleg– recepció / housekeeping / reservation / karbantartás / management / egyéb
- Állapot– nyitott/ megoldva / megoldás folyamatban
- Felelős– a feladat hozzárendelhető egy bizonyos felhasználókhoz, vagy akár szerepkörhöz (amely több felhasználót foglal magába)
- Mihez kapcsolódik– szoba / reservation / dokumentum /meghatározatlan
- Leírás– a hiba / feladat részletes leírása
- Megoldás kezdete (Indítás) – a feladatok megoldásának kezdő dátuma. A feladat nem jelenik meg az értesítésekben (lásd lent) a kiválasztott időpont és dátum előtt.
- Határidő – a feladat megoldásának határideje
Teendők a feladatokkal
A fő felületen látható minden létrehozott feladat, az ezekhez kapcsolódó alapinformációkkal egyetemben, például felelős, vagy határidő.
A feladatokat több szempont szerint is lehet szűrni. Lehetséges, hogy csak bizonyos státuszú feladatokat, egy adott felhasználóhoz rendelt feladatokat vagy akár olyan feladatokat szűrünk, amelyeket az adott héten kell megoldani/befejezni.
Minden feladat szerkeszthető (sárga ceruza ikon) vagy törölhető (piros kereszt ikon) a táblázatból. A feladat státuszát is megváltoztathatjuk, ami azt jelenti, hogy a feladatot „folyamatban” vagy „lezárva” státuszba állíthatjuk.
A feladatok a foglalások részleteiben is elérhetők. Az adott foglaláshoz kapcsolódó összes feladat a Feladatok lapon szerepel, ahol ugyanúgy szerkesztheti őket, mint a fő Feladatok modulban.
Automatikus feladatok
A feladatok létrehozása és konkrét személyekhez való hozzárendelése teljesen automatizálható az „automatikus feladatsablonok” használatával.
A működéshez nézzük meg egy példát: gyerekágy bekészítése. Az extra szolgáltatásoknál lehetőség van gyerekágy rendelésére. A gyerekágy megrendelése után azonban egy adott személynek el kell mennie a raktárba, el kell vinnie egy adott szobába, és ott például össze kell szerelnie.
A Feladatok modulban létrehozunk egy új automatikus feladatot egy gyerekágy összeszerelésére, és beállítjuk, hogy ez a feladat mikor legyen indítva, és mikorra készüljön el. Megadjuk továbbá, hogy mely felhasználóhoz vagy felhasználói szerepkörhöz (amely több felhasználóhoz is hozzárendelhető) legyen automatikusan hozzárendelve ez a feladat.
A beállítás második lépése az automatikus feladatsablon összekapcsolása egy adott szolgáltatással. Az Árlista/Szolgáltatások modulban kiválasztjuk a “Gyerekágy bekészítés” szolgáltatást és jelöljük be, hogy a szolgáltatás foglaláshoz történő hozzáadása után automatikusan szeretnénk feladatokat létrehozni, és válasszuk ki a már elkészített automatikus feladatsablont a gyerekágyhoz kapcsolódóan (alternatívaként közvetlenül a szolgáltatás ablakból is létrehozhatunk új automatikus feladatsablont). Mentsük a szolgáltatás beállításait.
Ezután minden teljesen automatikus lesz. Azaz, ha a „gyerekágy” szolgáltatás hozzáadódik a foglaláshoz (manuálisan, az R+-on vagy az Alfred alkalmazáson keresztül történő tartózkodás és szolgáltatás foglalásakor), a megfelelő felhasználó számára új feladatot jön létre, és hozzárendeli az adott foglaláshoz.
A feladat megjelenése az értesítésekben ezután az automatikus feladatsablon beállításaitól függ, nevezetesen attól, hogy mikortól és meddig kell a feladatot megoldani.
Feladatokkal kapcsolatos értesítések
Az értesítések a felső menüben jelennek meg a szállás neve mellett. A csengő ikon jelzi, hogy a felhasználói szerepköre vagy konkrétan Ön, mint felhasználó hozzá lett rendelve valamilyen feladathoz.
Ha a kurzort az ikon fölé visszük, megjelenik az összes vonatkozó feladat listája, beleértve azt is, hogy mennyi idő van még hátra a határidő lejártáig. A pozitív érték azt jelenti, hogy még van idő a feladat megoldására, a negatív érték azt jelenti, hogy a feladatnak már meg kellett volna oldódnia.
Egy adott feladatra kattintva a rendszer visszalép a Feladatok modulba, ahol részletesen megtekinthető az adott feladat.
A teendők a kiválasztott „kezdési” dátum és idő előtt nem jelennek meg az értesítésekben.