Levelezés – alapinformációk

A modul lehetővé teszi az automatizált levelezési kampányok létrehozását, amelyeket az összes vendégnek vagy csak bizonyos vendégeknek küldünk az alkalmazott szűrők (nem, ország, tartózkodások száma, vendégcímke stb.) alapján.

Beállítások

Minden e-mail az Ön e-mail fiókjából kerül kiküldésre, ezért kell a saját e-mail címét hozzárendelnie a Hotelgram fiókjához. Nincs szükség komplex konfigurációra; csak annyit kell tennie, hogy az e-mail címét és jelszavát, amelyet az e-mail fiókjába való bejelentkezéshez használ, megadja. A rendszer gondoskodik a többiről. A beállításokat a bal felső sarokban találja meg, ha a „Beállítások” ikonra kattint.

Email kampányok létrehozása

4 típusú kampány létrehozására van lehetőség:

  • További események – Ez a kampánytípus adott foglalási paraméterhez köthető (foglalás létrehozása, foglalás kezdete vagy vége, opció lejárata, lemondás). Megadható továbbá, hogy az e-mail meghatározott számú nappal kerüljön kiküldésre az esemény előtt vagy után.
  • Időszakos – Szeretné, hogy a hírlevél minden hétfőn vagy a hónap harmadik napján kerüljön kiküldésre? Ez a megfelelő típus, alkalmas például heti éttermi ajánlatok küldésére, vagy havi programajánlókhoz.
  • Születésnap – Lehetőség van a vendégek részére születésnapi üdvözlőlevelet küldeni
  • Egyszeri – Hagyományos, egyszeri kampány, például a Húsvéti ajánlatokról.

Második lépésként, a résztvevők szűrését lehet beállítani. Többféle feltétel is megadható, melyek segítségével pontosan behatárolható a megcélzott vendégkör. A szűrők kombinálhatóak, így például kiküldhető a hírlevél minden olyan hölgyvendégnek, akik már többször szálltak meg a szálláshelyen és magyarországi lakhellyel rendelkeznek.

A harmadik lépésben magát a levelet lehet létrehozni. Itt tulajdonképpen csak a képzelet szabhat határt a levél tartalmát illetően, sőt lehetőség van előre elkészített mintákat alkalmazni.

Az e-mailek különböző nyelveken hozhatók létre, a rendszer automatikusan a megfelelő nyelvűt küldi ki a vendégnek. Becsatolhatók a különböző foglaláshoz kapcsolódó paraméterek, mint változók (érkezés, utazás, ár, voucher szám stb.). Ezek a változók a “P” ikonnal szúrhatók a levélbe (adatmező).

Korlátok

Amennyiben hagyományos email klienst használ (Gmail, stb.), érdemes tudni, hogy minden esetben korlátozott az egyidőben kiküldhető emailek száma. Például a Google Gmail szolgáltatása napi 2000 email kiküldését teszi lehetővé. Erről a Google súgóból többet is megtudhat ITT.

Gyakran ismételt Kérdések

K: Milyen gyakran és mikor küldi a további események típusú kampány leveleit a rendszer?
V: 30 percenként ( :00 and :30-kor) ellenőrizzük, hogy vannak-e olyan új foglalások, amelyek megfelelnek a kampány feltételeinek. Ha vannak ilyenek, az e-mailt a küldési sorba helyezzük.
Az utolsó ellenőrzést éjfél után 10 perccel végezzük a fél 12 és éjfél közötti esetleges foglalásokban.

K: Hogyan működik az „további események” kampány egy nappal az érkezés előtti beállítása?
V: Például egy 08.30-tól kezdődő foglalás esetén az e-mailt 08.19-én 00:00 órakor állítjuk sorba.
Ha a foglalás az adott napra készült, az időfeltétel nem teljesíthető, és nem küldünk e-mailt a vendégnek.

K: Hogyan működik az „további események” kampány a „nulla nappal a foglalás létrejötte után” beállítással?
V: Amennyiben van megadott email cím a vendégkártyán, úgy a foglalás elmentése utáni első ellenőrzés során kerül kiküldésre :00, vagy :30-kor.
Amennyiben az email cím a foglalás mentése után kerül a vendégkértyára, az email szintén kiküldésre kerül az ezután következő első ellenőrzés után..
Amennyiben az foglalás létrehozása után néhány nappal kerül az email a vendégkártyán elmentésre, úgy az email nem fog kiküldésre kerülni. (mivel az idő feltételt nem tudja teljesíteni így).

K: Mikor és hogyan kerülnek az „időszakos” és „születésnapi” kampányok kiküldésre?
V: Ezeket a kampányokat minden nap délben ellenőrizzük, majd az e-maileket a kiküldésre várók sorába helyezzük.

K: Mit jelent az, hogy kiküldésre várók sorába kerül?
V: Nem küldhetünk több ezer e-mailt az összes szállodától egy időben. Az e-mailek egy közös, minden Previo partner által használt várólistára kerülnek, majd innen lesznek kiküldve lépésről lépésre. Ez az jelenti, hogy percenként 50 emailt küldünk ki.

K: Mi történik, ha kiküldésre kerül egy e-mail egy vendégnek, és ugyanazon a napon ugyanabban a foglalásban megváltoztatásra kerül a vendég neve vagy az e-mail címe?
V: Az új e-mailek sorba helyezésének rendszeres ellenőrzése az adatbázisunkban található belső vendég azonosítóval / számmal működik. A vendégcsere után az új vendég is fog emailt kapni, az aktuális ellenőrzés után :00 vagy :30-kor.
Ha csak a vendég e-mail címe módosul a vendégkártyán, akkor nem küldi el újra a rendszer a hírlevelet (mert a vendég belső azonosítója / száma nem változott).