A foglaláshoz tartozó vendégek

Vendégek hozzáadása

A vendégek száma egyszerűen módosítható a foglalás részletei fül alsó részén (1). A Vendégek maximum létszámát a kiválasztott szoba alapbeállítása határozza meg. Több vendég abban az esetben adható hozzá, ha az „Ágy nélkül ingyenes” vendégkategóriába vannak besorolva (például kigyermekek – ezt a kategóriát a Beállítások/Hotel/Vendégkategóriák menüpontban lehet létrehozni előzetesen). Közvetlenül a vendégek száma mellett található a szobakártyák kinyomtatására szolgáló nyomtató ikon. (2).Kinyomtathatóak már kitöltötten, vagy akár üresen is.

A Vezetéknév és Keresztnév mezőre állva és a név beírását elkezdve a legördülő listából kiválaszthatók azon vendégek, akik már szerepelnek az adatbázisban.

Az adatbázisban található vendég kiválasztásával, annak minden már megadott adata betöltődik a foglalásba.
Amennyiben vendégünk még nem járt nálunk, úgy a ceruza ikonra kattintva, vagy az Új vendég ikont választva új vendégkártyát nyithatunk, annak mentésével a megadott információk bekerülnek az adatbázisba.

Vendégkártya

Minden a vendéghez kapcsolódó adat a vendégkártyán adható meg.

A születési dátum és a vendégkategória össze van kötve, automatikusan kiválasztásra kerül a megfelelő kategória. Adható a vendégeknek egyedi címke, mely segítséget nyújthat a következő tartózkodásához, vagy esetleges hírlevelek célzásában. Új címke létrehozható a címke sorába való beírással, majd mentéssel. Minden korábban elmentett címke a legördülő listában kiválasztható lesz a későbbiek során. Amennyiben egy korábban címkével ellátott vendég foglal ismét, úgy egy felugró ablak figyelmezteti majd a foglalást létrehozó munkatársat a címke tartalmára.

Amennyiben több vendég is lesz a szobában / foglalásban, úgy a gyorslistás adatbevitel opcióval könnyebben és gyorsabban adhatók meg adataik.

Bejelentkezés egyidejűleg több recepciós által

A 8.9.4. verziótól (2023.08.23)  lehetőség van a több felhasználó általi párhuzamos foglalás szerkesztésre. A foglalásban lévő vendégek mentése teljesen függetlenné vált a foglalás mentésétől, megakadályozva, hogy egy foglalásban a másik felhasználó felülírja a vendégadatokat.

Fontos azonban néhány alapvető működési módot és korlátot szem előtt tartani az egyidejű bejelentkezés megfelelő működéséhez:

    • A Vendég kategória a foglalások szintjén kezelt értékké vált, vagyis az adott foglalásban található eredeti vendégkategóriát fenntartjuk abban az esetben is, ha a vendégkategória idővel megváltozik. 

 

  • A vendégek mentése független a foglalás mentésétől – vagyis ha kitöltjük az üres vendégkártyát, akkor nem kell a teljes foglalást menteni (a Visszavonás gombot nyomhatjuk), és a vendégkártyán kitöltött adatok továbbra is mentve maradnak. Így megvalósítható, hogy több különböző felhasználó több különböző vendéget töltsön ki egy foglalásban külön-külön.

 

  • Ugyanez működik a „gyorslistás adatbevitelnél” is, ahol a csoporton belül is válthatunk a foglalások között. Van azonban néhány szabály, amelyeket be kell tartani:
    • A bejelentkezés megkezdése előtt a felhasználóknak el kell dönteniük, hogy ki melyik szobát érkezteti.
    • Hogyan működik? Például: 6 szobás csoportos foglalás – Az 1. felhasználó az 1-3. szobákhoz viszi fel a vendégeket, és a 4-6. szobákhoz nem ad meg adatokat. Ezután tudja menteni a gyors bejelentkezési ablakot. A második felhasználó a 4-6-os szobákban teszi meg a részét, és szintén menti a gyors bejelentkezést is. 
    • Ellenőrzésre kerül az is, hogy más felhasználó már elmentette-e a vendégeket > pédául a második felhasználó befejezi a 4-6 szobát, és elmenti a módosításait. Az első recepciós először az 1-3. szobát fejezi be, majd a 4-es szobára lép. Ebben a pillanatban a gyors bejelentkezés ablakának felső részében egy figyelmeztető üzenet jelenik meg, miszerint ezek az adatok már mentésre kerültek. Ilyenkor a felhasználónak nem szabad folytatni a következő vendégek kitöltését, hanem csak elmenteni a  gyors bejelentkezést, hogy az 1-3-as szobákhoz kitöltött adatok megfelelően mentésre kerüljenek.
  • FONTOS > Ha a bejelentkezés során olyan változtatásokat hajt végre a foglalásban, amelyek a foglalás teljes árát érintik (visszatérő vendégek kiválasztása a vendég adatbázisból, vendégszám változás, vendégkategória változás, idegenforgalmi adó változása…), akkor szükséges menteni a teljes foglalást, hogy elmentésre kerülhessenek ezek a változtatások.
    • Ebben a helyzetben előfordulhat, hogy felülírásra kerül néhány már kitöltött vendégadat.
    • Javasoljuk, hogy ezeket a változtatásokat (pl. vendégkategória váltás / étkezés megváltoztatása stb.) a bejelentkezési folyamat legvégén végezzék el, miután az összes vendéginformáció kitöltése megtörtént. Ezután elegendő egy felhasználó beállítja a szükséges ármódosító tényezőket. 
    • Jó tudni, hogy ha mégis olyan helyzet alakul ki, amikor olyan műveletet hajt végre véletlenül, amely az adatok felülírását okozza, akkor figyelmeztetést kap erről a helyzetről egy felugró ablakban, amelyet még egyszer meg kell erősíteni. adatainak mentéséhez (és valaki más adatainak felülírásához).

Vendég csere / sorrend változás

Amennyiben véletlenül nem a megfelelő vendéget adtuk hozzá egy foglaláshoz, a vendég neve melletti kettős kék nyílra kattintva javíthatjuk (cserélhetjük más vendégre az adatbázisból, vagy adhatunk új vendéget a foglaláshoz helyette.

Figyelem – amennyiben már kiválasztottunk egy vendéget, tévedésből, ne a ceruza ikonra kattintva korrigáljuk, hisz így a meglevő vendég adatait írjuk át, az új vendégére, elveszítve a korábbi vendéghez megadott adatokat.

A vendégek sorrendje könnyen változtatható a „fogd és vidd” módszerrel (bal egérgomb kattintás a mozgatandó vendég során-nyomva tartás és áthúzás a megfelelő sorba). Az ágy nélküli vendégek sorrendje nem változtatható.
Ez a módszer tökéletes akkor, ha például 3 vendéget vártunk, adataik kitöltve, de az elsőként besorolt mégsem érkezik meg. Így őt a harmadik sorba húzzuk át, majd lecsökkentjük a szobában levő vendégek számát kettőre, mivel ez a művelet mindig a sorban az az utolsó vendéget törli.

Étkezés

A kért étkezés a vendég sorában adható meg az adott vendégre vonatkoztatva. A lehetséges étkezési típusok a foglalás időpontjában megengedett étkezési típusokon alapulnak. A kiválasztott étkezés a napi áttekintésben és a szoba számláján is felszámolásra kerül.