Előleg hozzárendelése
Az előlegek összekapcsolása ideális esetben a következő módon történik:
1. Az ügyféle részére kiállításra és elküldésre (manuálisan / automatikusan) kerül a díjbekérő, amelyben meghatározott összeget a meghatározott időbeli határidőn belül a tartózkodás megerősítése érdekében a szállás részére eljuttatja. Amint ez megtörtént és a számlára beérkezett a kért összeg, a szállásadó a díjbekérő adatai alapján kiállítja az előlegszámlát.
2. A vendég megérkezik a szállodába és rendezni kívánja az egyenlegét- Kiállításra kerül a végszámla, mely mutatja az előlegfizetés összegét.
Ehhez a szobaszámlán található díjbekérő mögötti ceruza ikonra kattintva lehet megnyitni szerkesztéshez a proforma számlát, ahol a jobb alsó részen található az ESZ kiállítása ikon. Erre kattintva megnyílik az előlegszámla ablaka, a díjbekérő adatait tartalmazva. Itt is, akárcsak a díjbekérőn, érdemes a tételeket összevonni (minden összevon egy elemmé) és például az előlegfizetés szállásszolgáltatásra sort kiválasztani a megjelenő legördülő listából. Ezután menthető a számla, mentés fizetéssel együtt opcióval.
Ezután az ügyfél megérkezik a szállodába, és az egyenleg fennmaradó részét készpénzzel / kártyával kívánja kifizetni.
- Készítsen számlát / nyugtát az ügyfél foglalásában. Ha a foglalásban szerepel valamilyen előlegszámla, akkor a rendszer megkérdezi, hogy szeretné-e hozzárendelni ezt az előleget az újonnan kiállított számlához (2).
- Ha olyan előleget szeretne rendelni a foglaláshoz, melyet nem foglaláshoz kapcsolódóan hoztak létre, a szobaszámál válassza a dokumentum hozzárendelése opciót, és válassza ki a megfelelő előleget, majd a számla létrehozása után hagyja a pipát az előlegben és válassza a folytatás gombot. Utólag hozzárendelt dokumentum esetén az előleg összege pozitív terhelésként szerepel a számlán ezt minden esetben ki kell törölni a véglegesítés előtt ezt a tételt a számláról.
- Amennyiben több előleg is tartozik a foglaláshoz, úgy a számla megnyitása után, annak felső részében kattintson az „Előlegek” fülre. Csak kattintson a „dokumentum hozzárendelése” lehetőségre (1), és válassza ki azt a dokumentumot, amelyet hozzá kíván rendelni a létrehozott számlához (2).
Az előleg hozzárendelése után, a számlán feltüntetésre kerül a már fizetett összeg, a fizetendő összeg pedig ennek megfelelően módosul.
A foglalásokban az alábbi módon jelenik meg:
