Ustawienia i udostępnianie usług Alfreda gościom: check-in/płatność/usługi dodatkowe/minibar/klucz itp.
W sekcji Ustawienia/Aplikacja Alfred w Hotelgram ustawisz, które usługi aplikacji mają być dostępne dla Twoich gości. Masz szeroki wachlarz możliwości: check-in online wraz z podpisem i akceptacją regulaminu obiektu, płatność online, rejestracja konsumpcji z minibaru, zamawianie usług dodatkowych, rezygnacja ze sprzątania, anulacja rezerwacji, pobranie klucza do pokoju, itp.
Wkrótce też planujemy dodanie kalendarza usług dodatkowych do dyspozycji gościa w Alfredzie, oraz możliwość dokonania zmian w rezerwacji (np. zmiany daty pobytu, przedłużenia, skrócenia) i dokonanie nowej.
Poniżej widok możliwych ustawień Alfreda dla poszczególnych opcji:
Check-in online
Właczając opcję check-inu online dasz klientowi możliwość samodzielnego zameldowania się w Twoim obiekcie, bez konieczności wizyty w recepcji.
Możesz zadecydować też czy pozostawić wysyłanie prośby o dokonanie check-inu online systemowi, bez wpływu na treść e-maila i częstotliwość wysyłki kampanii, czy dopasować ją do swoich wymagań i wygenerować własnoręcznie przygotowaną kampanię mailingową, z dopasowaną treścią i częstotliwością wysyłki z modułu mailingu (Goście/Mailing).
Komunikację możesz też przeprowadzić automatycznie sms-em.
WSKAZÓWKA: Jeśli oferujesz check-in online, dobrze jest też zaznaczyć konieczność akceptacji regulaminu obiektu, oraz poprosić klienta o podpis na karcie rejestracyjnej online.
PRZYKŁADOWY SMS Z PROŚBĄ O DOKONANIE CHECK-INu ONLINE:
Wersja polska: Twoja rezerwacja w Pierre hotel & Restaurant jest tuz tuz. Przejdz do check-inu online na https://app.myalfred.cz/login/TESTT22
Język wiadomości zależy od miejsca zamieszkania w rezerwacji/narodowości gościa, a jeśli nie ma tej informacji, od kierunkowego numeru telefonu, na który jest wysyłana. Jeśli system nie jest w stanie rozpoznać języka, wysyłana jest wiadomość po angielsku.
PRZYKŁADOWY E-MAIL Z PROŚBĄ O CHECK-IN ONLINE:
Po dokonaniu check-inu i/lub opłaceniu rezerwacji w Alfredzie gośc oraz obiekt mogą otrzymać potwierdzenie zgodnie z ustawieniami aplikacji, a widok wysłanych wiadomości znajdziesz zawsze w historii rezerwacji oraz sekcji Komunikacja:
WSKAZÓWKA: Powiadomienia e-mail z Alfreda wysyłane są z ogólnego adresu e-mail obiektu wskazanego w sekcji *Ustawienia/Obiekt noclegowy/Podstawowe/Kontakt w Hotelgram.
Usługi dodatkowe i ich zamawianie
Dzięki Alfredowi Twoi goście mogą samodzielnie domówić dodatkowe usługi, które oferujesz. Usługa zostanie automatycznie dodana do konta pokoju klienta w PMS Hotelgram.
Pamiętaj zatem, aby dokładnie wypełnić sekcję Ceny/Usługi w Hotelgram, gdyż od tego zależy, czy Twój gość będzie miał do nich dostęp w Alfredzie. Tworząc nową usługę lub adjustując już istniejącą w Hotelgram zaznacz, aby udostępnić ją w aplikacji myAlfred:
Dodatkowe prośby związane z daną usługą oraz preferowaną godzinę jej realizacji można opisać krótkim tekstem w oknie zamówienia w Alfredzie. Recepcja otrzyma potwierdzenie zamówienia e-mailem (gość także otrzyma powiadomienie), i w razie potrzeby skontaktuje się z klientem, aby uzyskać dodatkowe informacje co do jego zamówienia.
Check-out/Anulacja/Zielona opcja i Minibar
Przy włączonej opcji check-outu w Alfredzie, klient powiadomi system o opuszczeniu obiektu i tym samym zmieni status rezerwacji w Hotelgram, co spowoduje, że stan czystości pokoju zmieni się automatycznie na nieposprzątany, co wyśle powiadomienie do zespołu sprzątającego w aplikacji mobilnej Housekeeping, że możma już wejść i rozpocząć porządki (patrz też UWAGA2 poniżej).
Zielona opcja, tj. rezygnacja ze standardowego sprzątania podczas pobytu spowoduje, że pokój nie wyświetli się sprzątającym jako wymagający sprzątania, co znacznie usprawni pracę zespołu, a także promuję postawę ekologiczną.
Jeśli udostępnisz gościom możliwość samodzielnej anulacji pobytu w Alfredzie, oszczędzą oni swój i Twój czas w komunikacji z recepcją, i anulacji dokonają 1 kliknięciem.
Jeśli udostępnisz w ustawieniach Alfreda w Hotelgram opcję oznaczania konsumpcji z pokojowego minibaru, po oznaczeniu check-outu w aplikacji gość zostanie pokierowany do sekcji Minibar, w której oznaczy, czy i z jakich produktów korzystał. Alfred automatycznie doda odpowiednią kwotę do konta rezerwacji klienta tak w Alfredzie jak i w PMS Hotelgram, a za pomocą podpiętej bramki płatności pozwoli mu na dokonanie natychmiastowej opłaty online.
Do każdej transakcji wykonanej za pomocą Alfreda wystawiony zostanie automatycznie wybrany przez Ciebie dokument płatności.
Odpowiednie ustawienia w Hotelgram:
Widok w Alfredzie:
Po kliknięciu na opcję Check-out Alfred spyta gościa, czy korzystał z minibaru, jeśli wskaże on, że nie, Alfred przejdzie bezpośrednio do wymeldowania.
Jeśli klient wskaże, że korzystał z minibaru, Alfred pokieruje go do wyboru pozycji, które klient doda do konta swojej rezerwacji, a Alfred następnie doda je do rachunku klienta tak w Alfredzie, jak i w Hotelgram:
Jak widać powyżej, jeśli do Hotelgram podłączyłeś bramkę płatności online, każda transakcja w Alfredzie może zostać przeprowadzona natychmiast po dodaniu produktu do rachunku; tutaj gość dodał do wcześniej uregulowanego rachunku wodę mineralną pobraną z minibaru, i po kliknięciu “Zapłać” może i za nią od razu zapłacić.
UWAGA 1: Konto rezerwacji w Hotelgram (zwróć uwagę, że produkty minibaru zostały automatycznie wydane z magazynu):
UWAGA 2: po oznaczeniu przez gościa check-outu w Alfredzie, status jego rezerwacji w PMS Hotelgram także się zmieni, dzięki czemu będziesz wiedział, ze pokój jest gotowy do sprzątania:
UWAGA 3: Aby udostępnić opcję Minibaru, trzeba w pierwszej kolejności dodać produkty do magazynu w systemie Hotelgram, oznaczyć ich segment jako „Minibar” i jego pochodne (“Minibar – art. spożywcze”, “Minibar – napoje”), i aktywować ustawienia j/w w Alfredzie.
Jeśli klient anuluje rezerwację za pomocą Alfreda, otrzyma potwierdzenie anulacji e-mailem, np.:
WSKAZÓWKA: Wszystkie zmiany w rezerwacji włącznie z tymi z aplikacji mobilnych, widoczne są w historii rezerwacji wraz z datą, godziną i loginem osoby je wprowadzającej do systemu (dla zmian z Alfreda jest to użytkownik „Alfred”).
Płatność online/System zamków:
Jeśli posiadasz połaczenie do bramki płatności dla swojego obiektu w Hotelgram i połączenie z systemu zamków, Twoi goście oprócz check-inu online mogą też otworzyć pokój za pomocą uzyskanego z Alfreda kodu PIN do pokoju/Bluetooth.
W ustawieniach Alfreda w Hotelgram udostępnij uzyskanie klucza do pokoju (wysyłka ręczna, dedykowany mailing, automatyczny sms lub e-mail systemowy), a gość otrzyma odpowiednie dane, aby wejść do pokoju bez komunikacji z recepcją.
UWAGA: Aby otrzymać automatycznie generowany dostęp do pokoju, check-in musi być zakończony, a rezerwacja opłacona. Zatem do automatyzacji wydawania kodów PIN/dostępu Bluetooth niezbędne jest połączenie wybranej bramki płatności online do Alfreda, aby gość mógł opłacić rezerwację i tym samym aktywować swój klucz do pokoju.
Przykładowy e-mail z PINem do czeskiego klienta:
Proces obsługi rezerwacji w Alfredzie jest następujący:
1. wypełnienie karty rejestracyjnej
2. opłacenie rezerwacji
3. wyświetlenie kodu PIN (TTLock)/otwarcie drzwi Bluetooth
4. inne działania w rezerwacji: np. usługi dodatkowe, anulacja, check-out i minibar
Przykład widoku stanu rezerwacji w Alfredzie po dokonaniu check-inu online i opłaceniu rezerwacji. Widać tu też, że opcja check-outu nie jest jeszcze aktywna, gdyż pobyt zaczyna się w przyszłości:
Pamiętaj, że wszystkie usługi aplikacji Alfred są płatne w trybie cost-per-action, tj. opłata naliczana jest za każdy wysłany sms, każdy kompletny check-in online, zamówioną usługe, wydany klucz, itp. Cennik znajdziesz na naszej stronnie https://www.hotelgram.pl/cennik
Aktualna kalkulacja naliczanych na bieżąco opłat znajduje się w sekcji Raporty/Raporty Managerskie/Alfred-Tablica w systemie Hotelgram:
Poszczególne usługi Alfreda możesz w każdej chwili aktywować/deaktywować, dzieki czemu masz pełną kontrolę nad opłatami.