Moduł ofert
Ten moduł to kompleksowe narzędzie do tworzenia i zarządzania ofertami rezerwacji w Twoim hotelu. Jednym z przykładów wykorzystania Ofert jest obsługa zapytań telefonicznych, na przykład gdy gość znajdzie Twój obiekt na mapie i zadzwoni bezpośrednio do hotelu, bez odwiedzania Twojej strony internetowej lub innego portalu rezerwacyjnego. Podobnie, potencjalni goście mogą zadzwonić, aby zapytać o spersonalizowaną ofertę, obejmującą dodatkowe usługi, lub mogą otrzymać bon upominkowy od krewnych i nie wiedzieć, jak go zrealizować ani co można za niego kupić w Twoim obiekcie.
Możesz wysłać osobie pytającej kilka opcji ofert, a odbiorca może następnie wybrać konkretną opcję w przejrzystym, graficznym interfejsie i natychmiast potwierdzić oraz opłacić rezerwację na podstawie przesłanej oferty.
Moduł Ofert stanowi alternatywę dla tradycyjnego internetowego systemu rezerwacji i pomaga recepcji szybciej przetwarzać zapytania. Recepcjoniści nie muszą już podawać dostępnych terminów przez telefon ani pisać e-maila. Zamiast tego po prostu tworzą ofertę i wysyłają ją potencjalnemu gościowi e-mailem.
Przyjrzyjmy się bliżej ustawieniom i funkcjom tego modułu.
Ustawienia
Moduł Oferty jest teraz dostępny bezpłatnie i automatycznie włączony w wersji PRO.
Zanim przejdziemy do tworzenia ofert, należy pamiętać, że cena ofert i dostępność pokoi zależą od wybranego planu cenowego. Domyślnie jest to podstawowy plan cenowy, ale można go dostosować w sekcji Channel Manager / Moje Połączenia dla Ofert Partnerskich.
Plan posiłków i warunki płatności są następnie powiązane z planem cenowym. Ustawienia te można znaleźć bezpośrednio w ustawieniach planu cenowego.
Ustawienia planu cenowego umożliwiają utworzenie spersonalizowanej oferty dla potencjalnych klientów. Ostateczną cenę można następnie dodatkowo dostosować, stosując dodatkowe rabaty; patrz poniżej.
Tworzenie oferty
Przejdźmy teraz do utworzenia pierwszej oferty. W module Oferty kliknij przycisk Nowa Oferta+ w prawym górnym rogu. W oknie, które się otworzy, skonfigurujesz krok po kroku następujące elementy:
Źródło zapytania — wskazuje, skąd pochodzi zapytanie o ofertę; służy wyłącznie do filtrowania ofert. Osoba kontaktowa — osoba, do której zostanie wysłana e-mailem ukończona oferta (i do której będą wysyłane przypomnienia o jej sfinalizowaniu).
Język i treść wiadomości e-mail/oferty — ponieważ znasz odbiorcę, musisz ustawić język komunikacji i dołączyć wiadomość przewodnią do oferty. Możesz użyć domyślnego tekstu (lub dostosować go w ustawieniach ofert) lub dostosować go specjalnie do utworzonej oferty przed jej wysłaniem.
Najważniejszą częścią ustawień jest sekcja „Warianty oferty”, znajdująca się mniej więcej w środkowej części ustawień.
Możesz zaoferować jeden lub kilka wariantów — to zależy wyłącznie od Ciebie. Gość może poprosić o konkretną datę dla 10 osób lub na przykład o ofertę cenową na wszystkie weekendy w maju dla 10 osób.
Warianty oferty mogą zatem różnić się zarówno datami, jak i konfiguracją pokoi, a odbiorca może następnie porównać oferty i wybrać najlepszą (patrz następna sekcja).
W przypadku konkretnej daty zawsze wybierasz konkretne pokoje i liczbę osób w pokoju, a cena jest automatycznie obliczana. Po zapisaniu wariantu zobaczysz jego krótki przegląd na liście i możesz dodać dodatkowy rabat (w porównaniu z ceną planu cenowego) w formie procentowej, bezwzględnej lub kuponu rabatowego.
Dla każdego wariantu możesz również skonfigurować dodatkowe usługi zawarte w ofercie. Ich cena (ustawiona w module Ceny/Usługi) zostanie uwzględniona w cenie całkowitej oferty.
Gdy stworzona oferta jest gotowa do zaprezentowania klientowi, masz kilka możliwości:
- Wyślij ofertę na adres e-mail osoby kontaktowej
- Zapisz ofertę jako wersję roboczą i wróć do listy ofert (ofertę możesz wysłać później)
- Zapisz ofertę jako wersję roboczą i wyślij podgląd na swój adres e-mail do wglądu
Po wysłaniu oferty:
Odbiorca oferty otrzyma następującą wiadomość e-mail, za pośrednictwem której będzie mógł uzyskać dostęp do interfejsu internetowego, aby przeglądać ofertę i zarządzać nią, a w razie potrzeby ją anulować (co zmieni status oferty na „anulowana”).
Po kliknięciu oferty, odbiorcy zostaną wyświetlone podstawowe informacje o obiekcie noclegowym (opis, galeria zdjęć, mapa), a następnie dostępne opcje oferty. Dla każdej opcji wymienione są poszczególne pokoje, daty, usługi dodatkowe, ceny itp.
Po wybraniu konkretnej opcji pojawi się okno potwierdzenia, a użytkownik zostanie przekierowany na następną stronę, aby wybrać metodę płatności (zgodnie z ustawieniami planu płatności dla danego planu cenowego). Jednocześnie w Previo zostanie utworzona rezerwacja na podstawie wybranej opcji i będzie ona oczekiwać na płatność. Rezerwacja zostanie wyświetlona w sekcji „Oferty”, a sama oferta automatycznie zmieni status na „zarezerwowana”.
Należy pamiętać, że dostępność pokoi uwzględnionych w ofertach może ulec zmianie między momentem utworzenia oferty a jej potwierdzeniem. Po otwarciu oferta zawsze odzwierciedla aktualną dostępność pokoi, dlatego istnieje możliwość, że niektóre pokoje – a tym samym całe opcje oferty – mogą być niedostępne.
Kolejnym ważnym czynnikiem jest ważność i termin ważności oferty. Złożona oferta pozostaje aktywna (tj. możliwa do rezerwacji), dopóki co najmniej jedna z oferowanych opcji jest nadal dostępna do rezerwacji. Na przykład oferta na sierpniowe weekendy dla 10 osób będzie nadal aktywna nawet w połowie miesiąca, ale wyświetlane będą tylko terminy możliwe do rezerwacji w drugiej połowie sierpnia.
Przegląd ofert i funkcje dodatkowe
Tabelaryczny przegląd ofert oferuje standardowe opcje filtrowania według statusu oferty, daty utworzenia itd.
W przypadku poszczególnych ofert dostępne są dodatkowe funkcje. Znajdziesz je pod ikoną z trzema kropkami na końcu wiersza danej oferty.
- Wyślij ponownie ofertę – ofertę anulowaną przez odbiorcę można „przywrócić do statusu aktywnego” i wysłać ponownie.
- Utwórz kopię – podczas tworzenia podobnych ofert możesz skopiować istniejącą, a następnie dostosować jej parametry.
- Wyślij przypomnienie – jeśli odbiorca nie potwierdził oferty, możesz wysłać przypomnienie e-mailem (tylko w przypadku aktywnych ofert).
- Anuluj ofertę – ofertę możesz dezaktywować w dowolnym momencie (tylko w przypadku aktywnych ofert).