Oferte de rezervare

Acest modul este un instrument complet pentru crearea și gestionarea ofertelor de rezervare pentru unitatea noastră de cazare. Unul dintre exemplele de utilizare a modulului „Oferte” este gestionarea solicitărilor telefonice, de exemplu atunci când un oaspete găsește unitatea de cazare și ne contactează direct telefonic. De asemenea, este posibil ca potențialii oaspeți să sune pentru a solicita o ofertă personalizată, inclusiv servicii suplimentare, sau să dețină un voucher cadou și să nu știe cum sau pentru ce îl pot utiliza la unitatea de cazare.

Putem trimite mai multe variante de ofertă persoanei interesate, care poate apoi să aleagă o anumită opțiune într-o interfață grafică și ușor de utilizat, iar pe baza ofertei primite poate confirma și achita imediat rezervarea.

Modulul „Oferte” reprezintă o alternativă la sistemul tradițional de rezervare online și ajută recepția să proceseze mai rapid solicitările. În loc să prezentăm verbal diferite variante la telefon sau să le notăm manual, putem crea pur și simplu o ofertă și o putem trimite prin e-mail potențialului oaspete.

Setări

Modulul „Oferte” este disponibil gratuit începând de acum și este activat automat în versiunea PRO.

Este important de reținut că prețul ofertelor și disponibilitatea camerelor depind de setările listei de prețuri selectate. În mod implicit, este utilizată lista de prețuri de bază, însă această setare poate fi modificată în secțiunea „Setări” / „Rezervări online/Channel manager” / „Conexiunile mele”, la opțiunea „Oferte”.

Lista de mese și condițiile de plată sunt, de asemenea, stabilite de lista de prețuri atribuită. Aceste setări pot fi găsite direct în configurația listei de prețuri.

Prețul final poate fi ulterior modificat și prin aplicarea unor reduceri suplimentare; consultați secțiunea de mai jos.

Crearea unei oferte

Pentru a crea o ofertă nouă, accesați modulul Oaspeți/„Oferte” și faceți clic pe butonul „Ofertă nouă +”, aflat în colțul din dreapta sus. În fereastra care se deschide, este necesar să configurați pas cu pas următoarele:

Sursa ofertei – indică de unde a venit solicitarea pentru ofertă; acest câmp este utilizat exclusiv pentru filtrarea ofertelor.
Persoana de contact – persoana căreia îi vom trimite oferta completată prin e-mail și căreia îi vom trimite, de asemenea, notificările de reamintire privind finalizarea ofertei.
Textul și limba e-mailului/ofertei – deoarece cunoaștem destinatarul, este necesar să setăm limba în care va fi comunicată oferta și să atașăm un mesaj însoțitor. Putem utiliza textul implicit (sau putem modifica textul implicit din setările modulului „Oferte”) ori putem personaliza textul în mod specific pentru oferta respectivă înainte de trimitere.

Cea mai importantă parte a configurării este funcția „Variante de ofertă”, care se află aproximativ în partea centrală a ferestrei de configurare.

Putem oferi o singură variantă sau mai multe – alegerea ne aparține. De exemplu, un oaspete poate solicita o ofertă pentru o anumită perioadă, pentru 10 persoane, sau poate solicita o ofertă pentru toate weekendurile din luna mai, pentru 10 persoane. Prin urmare, variantele de ofertă pot diferi atât în ceea ce privește perioada, cât și repartizarea camerelor, iar destinatarul poate compara ulterior ofertele și o poate selecta pe cea mai potrivită (consultați secțiunea următoare).
Pentru o anumită perioadă, trebuie selectate întotdeauna camerele concrete și numărul de persoane pentru fiecare cameră, iar prețul va fi calculat automat.
După salvarea variantei, în listă va apărea o prezentare succintă a acesteia. De asemenea, poate fi adăugată o reducere suplimentară (față de prețul din lista de prețuri), fie sub formă procentuală, fie ca sumă fixă, fie sub forma unui cupon de reducere.
Pentru fiecare variantă putem seta, de asemenea, serviciile suplimentare incluse în ofertă. Prețurile acestora (setate în modulul „Prețuri / Servicii”) vor fi apoi incluse în valoarea totală a ofertei.

Dacă oferta corespunde așteptărilor noastre, avem mai multe opțiuni:

Trimitem oferta la adresa de e-mail a persoanei de contact.
Salvăm oferta ca schiță și o trimitem ulterior din listă.
Salvăm oferta ca schiță, apoi trimitem o previzualizare către noi înșine, pentru verificare.

După trimiterea ofertei

Destinatarul ofertei va primi următorul e-mail, prin intermediul căruia va putea accesa interfața web pentru a vizualiza și gestiona oferta și, dacă este necesar, pentru a o revoca. În acest caz, starea ofertei se va schimba în „Anulată”.

După ce oaspetele accesează oferta, vor fi afișate informațiile de bază despre unitatea de cazare (descriere, galerie foto, hartă), urmate de variantele de ofertă disponibile. Pentru fiecare variantă sunt prezentate camerele incluse, perioadele, serviciile suplimentare, prețurile etc.

După selectarea unei anumite opțiuni, va apărea o fereastră de confirmare, după care utilizatorul va fi redirecționat către pagina următoare, unde va putea selecta metoda de plată (conform setărilor listei de prețuri respective).

În același timp, în sistemul Previo se va crea o rezervare pe baza opțiunii selectate, care va avea statusul „în așteptarea plății”. Rezervarea va apărea sub partenerul „Oferte”, iar oferta propriu-zisă își va schimba automat statusul în „Rezervată”.

Este important de reținut că disponibilitatea camerelor incluse în ofertă se poate modifica între momentul creării ofertei și confirmarea acesteia. La deschiderea ofertei, aceasta va afișa întotdeauna disponibilitatea actuală a camerelor, astfel încât este posibil ca unele dintre camerele oferite inițial să nu mai fie disponibile.

Un alt aspect important îl reprezintă valabilitatea și data expirării ofertei. Oferta transmisă rămâne activă (adică poate fi rezervată) atât timp cât cel puțin una dintre variantele oferite poate fi încă rezervată. De exemplu, o ofertă pentru 10 persoane, valabilă pentru weekendurile din luna august, poate rămâne activă și la mijlocul lunii, însă vor fi afișate doar perioadele disponibile pentru rezervare din a doua jumătate a lunii august.

Prezentarea ofertelor și a opțiunilor suplimentare

Vizualizarea ofertelor sub formă de tabel oferă opțiuni standard de filtrare în funcție de statusul ofertei, data creării acesteia și alte criterii.

Pentru fiecare ofertă sunt disponibile și funcții suplimentare.

Retrimiterea ofertei – O ofertă revocată de destinatar poate fi readusă în „starea activă” și apoi retrimisă.
Crearea unei copii – Atunci când creăm oferte similare, putem copia o ofertă existentă și apoi modifica cu ușurință anumiți parametri ai acesteia.
Trimiterea unui memento – Dacă destinatarul nu a confirmat încă oferta, îi putem trimite un memento prin e-mail (doar pentru ofertele active).
Ștergerea ofertei – Oferta poate fi dezactivată în orice moment (doar pentru ofertele active).