Role

Ta tabela zawiera listę predefiniowanych ról dla użytkowników, tj. predefiniowane zestawy praw użytkownika.
Rolę możesz edytować za pomocą ołóweczka po prawej stronie sekcji lub usunąć ją za pomocą czerwonego krzyżyka. Możesz również dodać nową rolę za pomocą zielonego plusa w lewym górnym rogu nad tabelą.

Każda rola wymaga konfiguracji 4 sekcji w edytorze:

Podstawowe: Tu podamy tylko nazwę roli do późniejszego przypisania do konkretnego użytkownika:

Moduły: Wybór modułów lub sekcji pozwoli wskazać, które uprawnienia będą włączone dla danej roli w ‘adminie’ (PMS Htelgram). Możesz wybrać dowolną kombinację funkcjonalności lub też wybrać predefiniowaną rolę np. dla kierownika lub recepcjonistki. Predefiniowaną listę uprawnień nadal można edytować, dodając/odejmując wybrane uprawnienia poszczególnych modułów:

Na bazie powyższego przykładu, odbieramy użytkownikowi dostęp do sekcji “Ksiega kodów” i “Wymiana walut”. Nie zobaczy on tych sekcji po zalogowaniu do systemu:

W sekcji Moduły możesz też spotkać (jeśli wykupiłeś tę usługę) podsekcję “agency”, którą omawiamy w innym artykule, gdyż dostyczy praw dostępu do zewnętrznego systemu agencyjnego i właścicielskiego:

Operacja: Tutaj wskażesz prawa dla określonych działań, które użytkownik może wykonać we włączonych dla niego modułach Hotelgram. Ustawienia podzielone są na 3 zakładki:

Rezerwacja: uprawnienia do pracy z rezerwacjami
Dokumenty rozliczeniowe: uprawnienia do pracy z dokumentami
Pozostałe: uprawnienia do wszystkich innych czynności (np. edycja bazy gości, recenzji, ustawień użytkownika, cennika itp.).

Ponownie, możesz użyć roli predefiniowanej dla ułatwienia i nadal dodawać lub odejmować uprawnienia ręcznie:

Prawa użytkownika są teraz o wiele bardziej drobiazgowe. W dziale Rezerwacja możesz na przykład ustawić, aby użytkownicy nie mieli dostępu do rezerwacji o wybranych statusach (nie będą mogli tworzyć np. rezerwacji wymeldowanej). Można to wykorzystać w sytuacji, gdy nie chcesz, aby ktokolwiek modyfikował rezerwacje już zakończone. Zrobisz to właśnie w ten sposób, po prostu usuwając prawo do zmiany rezerwacji dla statusu ‘wymeldowano’.
<jp.g>

Możesz również ograniczyć uprawnienia do wprowadzania niektórych zmian na koncie pokoju. Na przykład użytkownik może nie móc dodać nowej do niego usługi “z palca”. Jeśli będzie chciał coś dodać do konta gościa, zawsze musi wybierać spośród usług lub elementów zdefiniowanych na na rozwijanej liście (tj. w sekcji Usługi):

Efekt na koncie pokoju:

Bardzo ważnym uprawnieniem jest możliwość wyświetlenia karty płatniczej gościa. Uprawnienie to powinno być udzielone tylko zaufanym pracownikom, którzy mają pracować z danymi karty kredytowej (preautoryzacja itp.):

Jeśli odbierzesz to prawo, użytkownik nie dostanie się do danych karty płatniczej w rezerwacji:

W drugiej zakładce sekcji Operacja** znajdziesz ustawienia sekcji *Dokumenty rozliczeniowe i podział uprawnień do zarządzania dokumentami księgowymi, ich elementami i płatnościami. Możesz włączyć rolę na przykład do pracy tylko z określonymi typami dokumentów. W ten sposób można wyłączyć np. możliwość wystawiania faktur korygujących dla użytkowników dopiero rozpoczynających pracę z dokumentami, aby uniknąć dodatkowych błędów. Możesz też zablokować możliwość edycji poszczególnych elementów dokumentu lub wyłączyć edycję określonych dokumentów po jego fiskalizacji: Recepcja może wystawić nowy dokument, ale nie może go później edytować i zmieniać, lub nie może zmieniać dokumentu wysłanego już do drukarki fiskalnej:

Ostatnia sekcja Pozostałe odnosi się do innych akcji, które można wykonać w pozostałych włączonych dla użytkownika modułach. Jak wspomniano powyżej może to być ustalanie cen, uprawnienia do obsługi płatności, tworzenie i praca z pozycjami magazynowymi, mailingiem, czy dodawanie nowych gości do bazy klientów obiektu. Jeśli przykładowo w sekcji Moduły damy pracownikowi dostęp do Mailingu, tutaj możemy odebrać mu możliwość wprowadzania jakichkolwiek zmian w module Mailingu:

UWAGA: Pamiętaj, aby zawsze ustawiać uprawnienia dla roli użytkownika zarówno dla MODUŁÓW, jak i OPERACJI! Jeśli ustawisz autoryzację tylko dla modułu, użytkownik z tą rolą będzie miał dostęp do odpowiednich sekcji w Hotelgram, ale nie będzie mógł w żaden sposób pracować z daną sekcją.

Akceptowane IP: W ostatniej zakładce możesz ograniczyć możliwość logowania z innych adresów IP niż dozwolone dla danej roli. Jest to używane głównie w przypadku pracowników tymczasowych, aby uniemożliwić im logowanie się do system, np. z domu. Logowanie może zatem odbywać się wyłącznie z określonych adresów IP, którymi najczęściej są adresy IP, z których loguje się użytkownik w Twoim obiekcie noclegowym:

Jeśli nie wskażesz żadnego adresu IP, użytkownik będzie mógł logować się gdziekolwiek jest.