Manualne wysyłanie instrukcji płatności
Instrukcję wpłaty zaliczki można również wygenerować bezpośrednio z konta pokoju i wysłać e-mailem do gościa. Taką prośbę o wniesienie opłaty utworzysz, klikając przycisk z ikoną dłoni i dolara i wybierając opcję Generuj instrukcję płatności:
Wyświetli się wówczas następujące okno pop-up, w którym ustawisz parametry instrukcji gwarancji/wpłaty zaliczki:
- Cena i waluta – cena i waluta zostaną automatycznie wyliczone ze wszystkich jeszcze nieopłaconych pozycji na koncie pokoju. Cenę możesz regulować ręcznie, jeśli chcesz otrzymać tylko częściową zaliczkę.
- Termin ważności – ustawiony jest domyślnie z uwzględnieniem daty i godziny utworzenia instrukcji płatności + 24 godziny. Termin ten można zmienić zgodnie z własnymi preferencjami.
- E-mail – zostanie uzupełniony ze szczegółów rezerwacji lub możesz ustawić go ręcznie.
- Język – ustawia konkretną wersję językową wysyłanego e-maila (wybrany język dostosuje też język tekstu wiadomości podanego w prawym dolnym rogu okna).
- Możliwe metody płatności – wybierz, które metody płatności będą dostępne dla klienta. W sumie mogą to być 3 różne rodzaje płatności – przelew bankowy, gwarancja kartą płatniczą i karta płatnicza = płatność online poprzez wybraną przez Ciebie i połączoną do Hotelgram bramkę płatniczą. Przynajmniej jedna z opcji musi być zawsze zaznaczona. Jeśli wybierzesz więcej niż jedną, Twój gość wybierze najbardziej mu odpowiadającą metodę.
- Po udanej/nieudanej płatności lub gwarancji – dodatkowe ustawienie dotyczące tego, co ma się stać z rezerwacją po udanej/nieudanej wpłacie/gwarancji.
- Tekst e-maila – predefiniowany tekst e-maila z instrukcją płatności jest edytowalny. Domyślny predefiniowany tekst wprowadzisz w sekcji Ustawienia/Opisy/Inne (również w innych wersjach językowych):
Automatycznie wygenerowany opis procedury z informacją o rezerwacji i linkiem do płatności zostanie automatycznie umieszczony pod Twoim tekstem.
- Zezwól też na opłatę całkowitej kwoty rezerwacji (tylko dla opcji w płatnością online poprzez bramkę płatniczą) – w przypadku, gdy wymagasz tylko częściowej zaliczki, możesz również zaproponować swoim gościom opłacenie pełnej ceny rezerwacji. Korzystając z tej opcji, po przyjeździe nie będą musieli już nic więcej płacić, a zachecić ich do opłaty 100% możesz poprzez udzielnie rabatu.
Kliknij przycisk Zapisz, aby wygenerować i wysłać zlecenie płatności na wybrany adres e-mail.
E-mail z zaleceniem płatności z góry
Gość klika przycisk płatności, który przekierowuje go na samodzielną stronę z listą wszystkich możliwych metod płatności.
Po wybraniu metody płatności Karta płatnicza = płatność online przez bramkę, otworzy się kolejne okno:
Następnie gość zostanie przekierowany do bramki płatności online, gdzie wybierze bank/płatność kartą kredytową online:
Karta płatnicza (płatność online) – potwierdzenie:
Po pomyślnym dokonaniu płatności gość otrzyma e-mail z potwierdzeniem wniesienia opłaty oraz dokument księgowy:
Gwarancja kartą płatniczą
Jeśli wskażesz gwarancję kartą płatniczą, jako jedyną/jedną z metod potwierdzenia rezerwacji w przekazanej gościowi instrukcji, a on wybierzę tę metodę, wyświetli mu się nieco inne okno, w którym będzie mógł podać dane karty do gwarancji rezerwacji:
Po dodaniu danych karty, gość zobaczy okno potwierdzenia:
Zebrane dane karty są następnie dostępne w szczegółach rezerwacji:
Klient otrzyma też e-mail z potwierdzeniem rezerwacji (plik PDF), jeśli takie zlecenie systemowe podałeś w instrukcji:
WSKAZÓWKA: W przypadku otrzymania od klienta nieprawidłowych danych karty płatniczej możesz łatwo poprosić o nowe. W tym celu usuń oryginalną kartę płatniczą z rezerwacji i utwórz nową instrukcję gwarancji/płatności, podasz wówczas gwarancję kartą płatniczą, jako jedyną możliwość; możesz również dostosować tekst e-maila, aby poinformować gościa, że pierwotnie dostarczona karta była nieważna.
Przelew bankowy
Jeśli dasz klientowi możliwość wniesienia opłaty za rezerwację przelewem zwykłym, okno przekierowania z otrzymanego maila z instrukcją wyglądać będzie inaczej, np.:
Wybranie przelewu spowoduje jednocześnie wystawienie odpowiedniego dokumentu rozliczeniowego na koncie rezerwacji:
WSKAZÓWKA: Nie zapomnij wypełnić IBAN i SWIFT w sekcji Ustawienia/Obiekt noclegowy/ Podstawowe/Konta bankowe, aby wyświetlić kod QR w instrukcji.
Termin płatności się zbliża lub już minął
Jeśli płatność/gwarancja nie zostanie zrealizowana na czas, rezerwacja może zostać automatycznie anulowana zgodnie z Twoją instrukcją.
Gość otrzyma kolejną wiadomość e-mail z przypomnieniem o wygaśnięciu terminu płatności, a tym samym o możliwym anulowaniu rezerwacji:
Jeśli nadal nie otrzymasz płatności i zgodnie z Twoimi ustawieniami rezerwacja zostanie anulowana, klient otrzyma e-mail z potwierdzeniem anulacji:
Wszystkie wysłane do gościa wiadomości przechowywane są w rezerwacji w zakładkach: Historia rezerwacji oraz Komunikacja
Dokumenty rozliczeniowe: Ustawienia dokumentów rozliczeniowych wystawianych automatycznie przez system do wskazanej formy płatności podasz w sekcji Ustawienia/Rezerwacja online/Płatności:
