Konfiguracja SMTP i tworzenie kampanii
Moduł Mailingu pozwala na automatyczne generowanie kampanii mailingowych, tak marketingowych, jak i informacyjnych. Maile wysyłane mogą być do wszystkich gości lub tylko do wybranej grupy, na podstawie zastosowanych filtrów (płeć, kraj, liczba odbytych pobytów, termin rezerwacji, etykieta gościa, i wiele wiele innych.).
USTAWIENIA POCZTY W PREVIO >> USTAWIENIA SMTP:
Poniższe wideo pokaże Ci, na przykładzie poczty Gmail, w jaki sposób prawidłowo skonfigurować skrzynkę Twojej poczty wychodzącej w Previo tak, aby system wysyłał maile automatycznie w Twoim imieniu, a maile trafiały do gości i nie lądowały w spamie:
Ustawienia dla serwera prywatnego i rekordy SPF >> wideo wkrótce. Do tego czasu prosimy o kontakt w tej sprawie z Działem Wsparcia Technicznego Previo Polska: support@previo.com.pl
———————————————
RODZAJE I TWORZENIE KAMPANII MAILINGOWYCH
System wspiera 4 rodzaje kampanii e-mailowych:
Według zdarzenia – ta kampania jest połączona z określonym wydarzeniem w systemie Previo (np. utworzenie, początek i koniec rezerwacji, wygaśnięcie rezerwacji wstępniej, itp.). Można ustalić na przykład, że e-mail zostanie wysłany na określoną liczbę dni przed lub po wydarzeniu.
Cykliczna – ta kampania będzie wysyłana co jakiś czas wskazany przez Ciebie w jej ustawieniach, np. w każdy poniedziałek lub trzeci dzień miesiąca. W ten sposób możesz wysyłać np. menu restauracji na nadchodzący tydzień, lub przypomnie
Urodzinowa – jeśli chcesz złożyć swoim gościom najlepsze życzenia urodzinowe, to kampania dla Ciebie. Możesz ją też wykorzystać, aby wysłać klientowi urodzinowy upominek w postaci kuponu rabatowego lub innej oferty specjalnej.
Jednorazowa – tradycyjny mailing jednorazowy. Np. wysyłanie informacji o pobytach wielkanocnych
Menu wyboru rodzaju kampanii znajdziesz po przejściu do sekcji Goście>>Mailing i dalej pod ikoną zielonego plusa, jak niżej:
Po otwarciu okna edytora kampanii podasz podstawowe jej dane, np.:
W kolejnej zakładce podasz treść kampanii. Maile możesz tworzyć w różnych wersjach językowych, a system sam zadba o to, aby gość z Niemiec otrzymał e-mail napisany po niemiecku. Ich treść możesz wprowadzić samodzielnie lub skorzystać z jednego z wielu gotowych szablonów:
Poniżej wprowadziliśmy mailing, w którym prosimy gościa o zameldowanie się online. Użyliśmy do tego odpowiedniego szablonu, który wystarczy przesunąć z prawej kolumny do treści kampanii:
Treść z pobranego szablonu można zawsze dopasować do swoich potrzeb.
Ważną możliwością jest też dodawanie wartości zmiennych w kampanii, dzięki czemu szczególnie w przypadku kampanii cyklicznych lub tych wg. zdarzenia, w treści pojawi się zawsze automatycznie wprowadzony odpowiedni numer potwierdzenia rezerwacji lub daty pobytu.
Jak wprowadzić odpowiednie zmienne kampanii obrazuje poniższy zrzut ekranu:
Edytor treści zmiennych po lewej stronie okna zostanie wyświetlony po wprowadzeniu szablonu lub tekstu bazowego kampanii w oknie głównym i kliknięciu na treść tak, jakbyśmy chcieli ją edytować. Teraz kliknij w miejscu, w którym chcesz wprowadzić np. zmienną numeru rezerwacji, następnie wybierz ją z edytora “NUMER POTWIERDZENIA”. Zmienna zostanie wprowadzona do treści kampanii. Zwróć też uwagę jak ogromną ilość możliwości daje ten edytor.
W górnym prawym rogu okna pod ikoną oka możesz zawsze wysłać e-mail testowy Twojej kampanii, a bieżący efekt pracy zobaczysz pod taką samą ikoną oka znajdującą się nad tabelą zmiennych j/w.
Ostatnim krokiem jest wybór odbiorców kampanii w trzeciej zakładce edytora:
Istnieje kilka warunków, dzięki którym możesz wybrać idealną klientelę, która z największym prawdopodobieństwem odpowie na Twoją kampanię. Możesz łączyć filtry i np. wysłać kampanię do wszystkich kobiet, które przebywały u Ciebie więcej niż raz, a pochodzą tylko z Czech i Słowacji. Zwróć też uwagę na listę odfiltrowanych gości na dole okna j/w. Lista jest poglądowa, ale da Ci dobry wgląd w wolumen klienta, do którego kierujesz tę korespondencję.
———————————————
AKTYWACJA KAMPANII I STATYSTYKI WYSYŁKI:
Jeśli jesteś już pewien, że Twoja kampania jest idealna, możesz ją aktywować do wysyłki. Kampania przygotowana ma status “gotowe”, co widać w jednej z kolumn na zrzucie poniżej. Obok statusu kampanii po lewej stronie znajdziesz guziki, które pozwolą na szybką jej aktywację, lub zatrzymanie, a ostatnia kolumna pozwoli uporządkować listę: edytować kampanię, skopiować lub zupełnie ją usunąć. W tym wydoku znajdziesz też informacje o liczbie wysłanych/niewysłanych/kolejkowanych maili w danej kampanii:
Rejestr konkretnych e-maili wysłanych, niewysłanych, będących w kolejce, znajdziesz zawsze w ostatniej zakładce edytora kampanii “Podgląd e-maila” (wkrótce “Przegląd wysyłki”):
Tam odfiltrujesz listę maili wysłanych, niewysłanych, bądź kolejkowanych. Możesz filtrować termin wysyłki, użyć szybkiego wyboru dat (symbol pioruna), a także ponowić wysyłkę, co szczególnie przydatne będzie w przypadku maili niewysłanych. Wystarczy zaznaczyć całą odfiltrowaną kolumnę, lub też pojedyncze maile, wówczas klawisz “Wyślij ponownie wybrane” zostanie aktywowany, i będzie można wysłać kampanię do wybranych gości raz jeszcze.
OGRANICZENIA KAMPANII:
Jeśli korzystasz z tradycyjnego klienta poczty (Gmail itp.), każdy dostawca ma określony limit liczby wiadomości wysyłanych w określonym przedziale czasowym. Na przykład Gmail od Google ogranicza liczbę wysyłanych e-maili do 2000 dziennie. Więcej informacji o limitach Gmaila znajdziesz TUTAJ.
———————————————
Częste pytania użytkowników:
P: Jak często i kiedy wysyłacie kampanie „według zdarzenia”?
O: Co 30 minut (o godzinie :00 i :30) sprawdzamy, czy są jakieś nowe rezerwacje, które spełniają kryteria kampanii. Jeśli takie istnieją, umieszczamy wiadomość e-mail w kolejce do wysłania.
Ostatnie sprawdzenie odbywa się 10 minut po północy w przypadku ewentualnych rezerwacji utworzonych między wpół do 11 a północą.
P: Jak działa kampania „według zdarzenia” przy ustawieniu jeden dzień przed przyjazdem?
O: W przypadku rezerwacji rozpoczynających się 30.8. umieścimy e-mail w kolejce o godzinie 00:00 29.8.
Jeśli rezerwacja zostanie utworzona na bieżący dzień, warunek czasowy nie może zostać spełniony i nie wyślemy do gościa żadnego e-maila.
P: Jak działa kampania „według zdarzenia” z ustawieniami „zero dni po utworzeniu rezerwacji”?
Odp.: Jeśli adres e-mail w karcie zakwaterowania gościa jest podany, e-mail zostanie wysłany podczas pierwszego sprawdzania po zapisaniu rezerwacji o pełnej godzinie :00 lub za kolejne pół godziny o :30.
Jeśli wypełnisz e-mail później w ciągu dnia, w którym rezerwacja została utworzona, e-mail zostanie wysłany również podczas najbliższej kontroli mailingowej.
Jeśli natomiast podasz adres e-mail w kolejnych dniach po utworzeniu rezerwacji, wiadomość e-mail w ogóle nie zostanie wysłana, ponieważ ta rezerwacja nie spełnia warunku czasowego wysłania kampanii (e-mail został wypełniony za późno, a mailing miał być wysłany 0 dni po stworzeniu rezerwacji).
P: Kiedy i jak często wysyłane są kampanie „cykliczne” i „urodzinowe”?
Odp.: Sprawdzamy te kampanie codziennie w południe, a następnie e-maile są umieszczane w kolejce.
P: Co oznacza, że „e-maile są umieszczane w kolejce?”
Nie możemy wysłać jednocześnie tysięcy e-maili z wszystkich licencji. E-maile są zatem umieszczane w kolejce, która jest wspólna dla wszystkich obiektów w naszej bazie, a wiadomości wysyłane krok po kroku. Co minutę wysyłamy 50 e-maili z kolejki.
P: Co się stanie, jeśli wyślę wiadomość e-mail do gościa i w tym samym terminie zmienię gościa lub jego adres e-mail w tej samej rezerwacji?
O: Okresowe sprawdzanie umieszczania nowych e-maili w kolejce działa z wewnętrznym identyfikatorem/numerem gościa w naszej bazie danych. Jeśli zamienisz gościa, który otrzymał dzisiaj wiadomość e-mail na innego (z wypełnionym adresem e-mail), ten nowy gość również otrzyma wiadomość e-mail (po okresowym sprawdzeniu o godzinie pełnej :00 lub wpół do :30).
Jeśli zmienisz tylko adres e-mail gościa w jego karcie zakwaterowania, e-mail nie zostanie ponownie wysłany (ponieważ wewnętrzny identyfikator/numer gościa pozostał taki sam).