Zadania automatyczne
Tworzenie zadań i przypisywanie ich konkretnym osobom można również w pełni zautomatyzować za pomocą modułu „Zadania automatyczne” w sekcji “Housekeeping” PMS Previo:
Wyobraź sobie, że klient zamawia konkretną usługę podczas rezerwacji lub korzysta z Alfreda podczas pobytu, co wymaga pewnych przygotowań. Ten moduł zapewnia utworzenie i przypisanie odpowiedniego zadania do konkretnej osoby, a na podstawie daty i charakteru zamówionej usługi automatycznie ustala datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadania, aby usługa przebiegała sprawnie.
W rzeczywistości może to być na przykład zamówienie łóżeczka dziecięcego (które zostało zdefiniowane w sekcji „Usługi” i którego liczba jest ograniczona). Po zamówieniu łóżeczka, konkretna osoba z recepcji lub personelu sprzątającego musi udać się do przechowalni, wyczyścić łóżeczko, zanieść je do konkretnego pokoju i tam je złożyć.
W module „Zadania automatyczne” utworzysz wówczas szablon nowego zadania, aby przygotować łóżeczko dziecięce za każdym razem, kiedy Twoi goście je zamówią. Ustawisz tu też, kiedy to zadanie ma być dostępne do wykonania, oraz kiedy ma zostać wykonane. Oprócz tego ustawienia wybierzesz rolę użytkownika (którą można przypisać wielu użytkownikom), do której zadanie to będzie przypisane:
W oknie edytora ustawisz wszystkie niezbędne warunki, aby zadanie tworzyło się za każdym razem, kiedy wybrana usługa zostanie zamówiona:
I gotowe, a zatem: jeśli usługa „Łóżeczko baby cot” zostanie dodana do konta rezerwacji (czy to ręcznie, podczas rezerwacji pobytu i usługi, czy za pośrednictwem R+ lub aplikacji Alfred), dla odpowiedniego użytkownika zostanie utworzone nowe zadanie i przypisane do konkretnej rezerwacji.
Po utworzeniu automatycznego zadania zostanie ono wyświetlone wraz z innymi (również tymi nieautomatycznymi) zadaniami w module Housekeeping / Zadania i na liście zadań po zalogowaniu się do systemu danego użytkownika. Wyświetlanie zadania w powiadomieniach będzie zależało od ustawień szablonu zadania automatycznego, a mianowicie od kiedy zadanie powinno zostać wykonane i do kiedy.