Do czego służą aplikacja i moduł Housekeeping / jak je skonfigurować
Czym jest mobilny Housekeeping?
Aplikacja mobilna Housekeeping służy do codziennej obsługi pomieszczeń względem ich czystości, znalezionych usterek, braków, czy zadań dla pracowników obsługi pokoi. Obsłużysz ją na telefonie komórkowym czy tablecie.
Dostępna jest przez zwykłą przeglądarkę internetową Google Chrome i nie wymaga pobierania i instalowania na telefonie. Dlatego też zadziała identycznie na urządzeniach z systemem iOS jak i Android.
Aplikacja jest częścią systemu Previo, dlatego posiada najlepsze możliwe pełne połączenie z PMS Previo, gdzie w module HOUSEKEEPING odnajdziesz wszystkie zgłoszone za pomocą aplikacji zmiany stanu pomieszczenia.
Aplikacja obsłuży tak pokoje, w których przyjmujesz gości, jak i inne pomieszczenia, np. pokoje masażu, pomieszczenia gospodarcze, parkingi, czy sale sportowe dodane do PMS Previo.
Mobilny Housekeeping pomoże w łatwy i intuicyjny sposób zgłaszać pokoje czyste/brudne/do inspekcji na telefonie, a także usterki, czy zadania dla innych pracowników obsługi. Wszystkie te zgłoszenia pojawią się natychmiast automatycznie w PMS Previo w sekcji HOUSEKEEPING, także wszystkie uprawnione osoby mają stałą kontrolę nad organizacją pracy obsługi pokoi.
Logowanie do aplikacji znajduje się pod adresem https://housekeeping.previo.cz/
Czego potrzebuję, aby zacząć pracę z modułem i aplikacją Housekeeping?
Zamów dostęp do aplikacji i modułu Housekeeping u nas. Wyślij zamówienie na adres support@previo.com.pl lub skontaktuj się z naszym Działem Wsparcia.
Pracownik Previo aktywuje moduł na licencji Twojego obiektu, a Ty nadasz odpowiednie prawa dostępu do modułu i aplikacji wybranym użytkownikom.
Jeśli potrzebujesz pomocy, zalecamy najpierw lekturę ogólnej instrukcji ustawień uprawnień użytkowników systemu Previo tutaj: Ustawienia/Użytkownicy/Role.
Nadanie użytkownikowi praw do modułu i aplikacji Housekeeping w PMS Previo:
Po otwarciu okna edycji wybranej roli w zakładce Moduły zaznacz dostęp do sekcji Usługa/Pokój, dzięki czemu dany użytkownik otrzyma dostęp do podglądu zmian stanu pokoi w module HOUSEKEEPING w PMS Previo. Dostęp do aplikacji mobilnej Housekeeping nadasz mu poniżej w tej samej sekcji:
Po nadaniu użytkownikowi prawa widoku modułu Housekeeping i jego podsekcji (Usterki i/lub Zadania) w Previo, użytkownik znajdzie je w systemie tutaj:
Dostęp do wprowadzania zmian w czystości pomieszczeń, zgłaszania usterek, czy tworzenia zadań
wprowadzisz w tym samym oknie Roli, w zakładce Operacja/Pozostałe – > Usługa/Pokój. Dzięki nim użytkownik będzie mógł zgłaszać i edytować zmiany w stanie pokoi i moderować je na bieżąco tak w aplikacji mobilnej jak i w module HOUSEKEEPING systemu Previo:
——————————-
Globalne ustawienia modułu HOUSEKEEPING w PMS Previo:
- przypisywanie pokoi użytkownikom
- automatyczna zmiana stanu pokoju na ‘nieposprzątany’ w kalendarzu PMS Previo
- widok stanu pokoju w kalendarzu PMS Previo
- aktywacja i konsumpcja minibaru
Podstawowe
Przejdź do ustawień modułu HOUSEKEEPING w PMS Previo (koło zębate w prawym górnym rogu sekcji) i w pierwszej zakładce zaznacz opcję, czy chcesz widzieć stan pokoju w kalendarzu rezerwacji, oraz czy i kiedy chcesz automatyczne oznaczyć pokój gotowy do sprzątania. Możesz też zastosować automatyczną zmianę stanu na ‘sprzątanie kontrolne’, jeśli pokój jest pusty przez dłuższy czas:
Jeśli oznaczysz, że chcesz widzieć stan pokoju w kalendarzu, efekt może być taki:
Każda ikona jest opisana, i po przesunięciu na nią myszy widać i stan czystości pokoju i podgląd ewentualnej usterki.
Stan czystości pokoju możesz oznaczyć także w kalendarzu PMS Previo. Wystarczy kliknąć na nazwę wybranego pokoju i z menu wybrać odpowiedni stan czystości, następnie zapisać zmiany. Stan zostanie odnotowany w module HOUSEKEEPING, oraz w aplikacji mobilnej, jeśli z niej korzystasz:
Przypisywanie pokoi
W drugiej zakładce ustawień modułu przypiszesz wybrane pokoje do użytkownika. Możesz przypisać wiele pokoi do jednego użytkownika i wielu użytkowników do tego samego pokoju. Użytkownik z prawem widoku wybranego pokoju/pokoi w aplikacji mobilnej zobaczy tylko te i tylko ich stan będzie mógł zmienić:
I efekt w aplikacji mobilnej (tylko 3 pokoje są widoczne dla tego użytkownika):
WSKAZÓWKA: Skoro moduł Housekeeping umożliwia oznaczanie stanu czystości oraz wprowadzanie i zarządzanie usterkami także w innych pomieszczeniach typu garaże, bar, restauracja, czy sale konferencyjne, i te pomieszczenia możesz przypisać do obsługi konkretnemu/konkretnym użytkownikom:**
—————
Filtrowanie widoku wybranych pomieszczeń w aplikacji mobilnej Housekeeping:
Tu wskażesz, które pomieszczenia chcesz widzieć w aplikacji, a także ich stan czystości i/lub posiadane usterki. Na przykład: aby aktywować widok pomieszczenia z kategorii np. inne-dni i/lub pozostałych typów w aplikacji mobilnej, należy przejść do filtrów aplikacji i dodać te pomieszczenia do widoku zaznaczając ptaszkiem w odpowiednim polu.
Listę dostępnych filtrów znajdziesz w górnym prawym rogu okna aplikacji pod ikoną filtrowania:
Wybór potwierdzamy klikając na zielony przycisk u dołu okna, wskazujący nam zaktualizowaną liczbę pomieszczeń w widoku.
WSKAZÓWKA: Po zaznaczeniu nowych pomieszczeń w sekcji filtrów warto upewnić się, że w ustawieniach kolejności poszczególnych pomieszczeń w PMS Previo mamy taką kolejność, jaka nam odpowiada. Kolejność pomieszczeń w aplikacji Housekeeping ustawiamy w PMS Previo w sekcji Ustawienia/Obiekt noclegowy/Zakwaterowanie, w prawej kolumnie, gdzie widoczne są poszczególne pokoje. Warto pamiętać też, że kolejność jest ciągła, czyli nie ma znaczenia, czy pokój jest w kategorii Zakwaterowanie czy inne-dni -> jeśli pokój Double ustawimy w kolejności jako 1, a salę konferencyjną jako 2, będą one widoczne w aplikacji mobilnej jedno pod drugim.
—————
Ustawienia globalne obsługi Minibaru w module HOUSEKEEPING oraz oznaczanie konsumpcji w aplikacji mobilnej:
W trzeciej zakładce okna ustawień modułu HOUSEKEEPING aktywujesz możliwość oznaczania konsumpcji z pokojowego minibaru przez zespół sprzątający:
Dzięki temu osoba obsługująca pokój może oznaczyć na telefonie produkty wybrane przez gościa z pokojowego minibaru i dodać je tym samym do konta pokoju w PMS Hotelgram:
Po zaznaczeniu opcji Do obciążenia wybrane pozycje zostaną dodane do konta pokoju w rezerwacji gościa w PMS Previo, a produkt w odpowiedniej ilości zostanie też automatycznie wydany z magazynu:
Zmiany na koncie pokoju, dodane przez pracownika w aplikacji Housekeeping, gość zobaczy na koncie swojej rezerwacji także w Alfredzie.
UWAGA: Aby umożliwić pracę z produktami minibaru w aplikacji Housekeeping, dodaj produkty minibaru do magazynu w sekcji Ceny/Pozycje Magazynu w PMS Previo, i koniecznie oznacz ich segment jako “Minibar” i jego pochodne (“Minibar – art. spożywcze”, “Minibar – napoje”).
WSKAZÓWKA: Wszystkie zmiany w rezerwacji włącznie z tymi z aplikacji mobilnych, widoczne są w historii rezerwacji wraz z datą, godziną i loginem osoby je wprowadzającej do systemu.
Powiadomienia aplikacji na telefonie
Pamiętaj, żeby włączyć powiadomienia aplikacji na telefonie/urządzeniu mobilnym, na którym jej używasz. Dzięki temu nie przegapisz:
- żadnego check-outu, który powiadomi Cię, że pokój jest gotowy do sprzątania
- nowej rezerwacji na dziś, co pomoże Ci zaplanować dalsze sprzątanie, lub wskaże, że należy sprawdzić, czy pokój jest na pewno przygotowany na przyjęcie gości
- zgłoszenia lub naprawy nowej usterki, czy zadania
Powiadomienia aktywujesz po zalogowaniu do aplikacji w dolnym menu podsekcji ‘Ustawienia’ i dalej ‘Powiadomienia’:
Pamiętaj też o aktywacji powiadomień push w przeglądarce Chrome, w której korzystasz z Housekeepingu. Ogólne powiadomienia aplikacji Chrome:
I w ramach Chrome powiadomienia z URL aplikacji Housekeeping:
