Przypisywanie dokumentów zaliczkowych do dokumentów nadrzędnych
Idealny proces łączenia zaliczki z dokumentem powinien odbywać się w następujący sposób:
- Klientowi wystawiany jest (ręcznie lub automatycznie) dokument Proforma, a następnie wysyłamy klientowi wezwanie do wpłaty zadatku jako e-mail np. z poziomu edycji dokumentu, zgodnie z którym ma on określony termin wpłaty zadatku, aby pobyt został potwierdzony.
- Klient wpłaca zadatek na Twoje konto. W tym momencie należy wystawić fakturę zaliczkową na wpłaconą kwotę, dokument będzie oparty na informacjach z proformy. Zwróć uwagę na zapisane usługi na proformie, mogą się różnić od pozycji, które chcemy mieć już na dokumencie księgowym, czyli na Fakturze Zaliczkowej.
- Jeśli w rezerwacji pozostała jakaś kwota do dalszej zapłaty (czyli wystawiliśmy zadatek tylko na część płatności), to należy pobrać tę kwotę od klienta i wystawić fakturę końcową po całkowitym uregulowaniu przez niego rachunku. Faktura końcowa będzie zawierać wpłaconą wcześniej zaliczkę wraz z informacją o dokumencie zaliczkowym na nią wystawionym.
Możliwe sytuacje związane z zaliczkami na fakturze końcowej:
Istnieje kilka sposobów wystawiania dokumentów nadrzędnych z zaliczkami. Postaramy się opisać każdą metodę i jej wynik, ale zalecamy stosowanie tylko pierwszej i drugiej metody, które są zdecydowanie najlepsze. Można również skorzystać z dwóch pozostałych metod, jednak wówczas ostateczny widok konta pokoju może być dla użytkownika dość mylący.
1) Przypadek idealny: dokumenty zawierają tylko pozycje z konta rezerwacji
Idealnym, najprostszym i najlepszym sposobem wystawiania dokumentów w rezerwacji jest praca tylko z pozycjami ujętymi na koncie rezerwacji, co oznacza, że nie dodajesz do wystawianych dokumentów żadnych dodatkowych pozycji, które nie zostały wcześniej ujęte na koncie. Takie podejście zapobiega ewentualnym błędom podczas rozliczeń.
Kiedy utworzysz dokument (np. proformę), od razu zobaczysz pozycje zawarte na koncie rezerwacji. te są oznaczone ikoną kalendarza po prawej stronie w kolumnie R (Rezerwacja).
Jeśli potrzebujesz częściowej wpłaty zaliczki, pracuj z pozycjami, które są automatycznie zaczytywane do proformy z konta. Jeśli masz taką potrzebę, to połącz pozycje w jedną za pomocą przycisku „Scal wszystko”, nazwij ją (np. „Zadatek za usługę noclegu”) i dostosuj wartość oczekiwanej zaliczki w kolumnie „Razem”. Zapisz dokument i wyślij go do klienta.
Po zapisaniu zobaczysz, że usługa zadatku w proformie jest zafakturowana, co oznacza, że jest ona powiązana ze wszystkimi pozycjami na koncie rezerwacji (żółty haczyk) w kolumnie D (Dokument).
Gdy otrzymasz płatność od klienta, musisz wystawić do niej fakturę zaliczkową. Edytuj dokument proforma (ikonka ołówka) i w dolnej części okna kliknij przycisk „Wystaw fakturę zal.” (na podstawie danych z proformy).
Następnie otworzy się nowe okno faktury zaliczkowej, jak widać na ostatnim obrazku powyżej. Otrzymałeś już płatność, więc wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć przycisk „Zapisz włącznie z opłatą”.
Mamy zatem wystawioną fakturę zaliczkową i teraz możemy sprawdzić, jak wpłynęło to na konto pokoju. Wszystkie pozycje konta będą teraz również częściowo opłacone (żółty haczyk) w kolumnie P (Płatność).
Jeśli gość przybył już do hotelu i chce zapłacić pozostałą wartość rezerwacji, otwórz fakturę zaliczkową i w dolnej części okna kliknij przycisk „Wystaw FV.” (na podstawie danych z faktury zaliczkowej).
Na fakturze zaczyta się pozycja z faktury zaliczkowej oraz wszystkie jeszcze nierozliczone pozycje z konta rezerwacji. Wartość zaliczki jest odzwierciedlona w dziale „Opłacono z góry”, natomiast w dziale „Razem” widzimy wartość, która pozostała do zapłaty. Gość całkowicie opłacił rezerwację, zatem możemy zapisać fakturę i użyć w tym celu przycisku „Zapisz włącznie z opłatą”.
Informacje o zaliczce i wartość zaliczki będą również widoczne po wygenerowaniu faktury końcowej w formacie PDF.
Konto rezerwacji jest również przejrzyste. Wszystkie pozycje zostały w pełni zafakturowane i opłacone przez połączenie proformy + zaliczki (z płatnością) + faktury (z płatnością).
2) Dokumenty zaliczkowe z ręcznie dodanymi pozycjami + faktura końcowa tylko z pozycjami konta rezerwacji
Drugą, również dość powszechnie stosowaną metodą jest wystawianie dokumentów zaliczkowych z pozycjami niezwiązanymi z kontem pokoju. Typowa sytuacja związana jest z rezerwacją grupową, w której wystawiasz nową proformę (która automatycznie zaczyta wszystkie pozycje z konta), usuwasz wstępnie zaczytane pozycje i dodajesz własną pozycję bez żadnego powiązania z pozycjami konta (bez ikony kalendarza) o nazwie „Zadatek za usługę noclegu” w wysokości wnioskowanej zaliczki.
Krótka uwaga, jeśli nie usuniesz wstępnie zaczytanych pozycji z konta rezerwacji i nie zastąpisz ich nowymi niepowiązanymi pozycjami, a zamiast tego po prostu scalisz je w jedną usługę, zmienisz jej nazwę i zmienisz wartość, to postąpisz zgodnie z pierwszą opisaną i najbardziej idealną metodą.
Po zapisaniu proformy i otrzymaniu płatności można przystąpić do wystawienia faktury zaliczkowej (w dokładnie taki sam sposób jak w pierwszej metodzie).
Saldo rezerwacji jest wówczas prawidłowo pomniejszane o wartość zaliczki. Z drugiej strony, jeśli sprawdzisz pozycje konta pokoju, zobaczysz, że nie ma żółtych haczyków w kolumnie D (Dokument) i P (Płatność). Spowodowane jest to tym, że ani proforma, ani faktura zaliczkowa nie zawierają żadnej pozycji z konta pokoju (zastąpiliśmy je ręcznie dodaną pozycją).
Jeśli gość już przybył i jest gotowy opłacić pozostałą wartość rezerwacji, wystaw fakturę końcową.
Faktura końcowa zaczyta wszystkie pozycje z konta rezerwacji w pełnej wartości (żadna z pozycji z konta nie była jeszcze zafakturowana) i jednocześnie otworzy komunikat o przypisywaniu dokumentów zaliczkowych do faktury końcowej. Potwierdź dodanie faktury zaliczkowej i sprawdź, jakie pozycje zostały zaczytane do Twojej faktury.
Jak wspomniano powyżej, podstawową treścią faktury są wszystkie pozycje na koncie pokoju (które nie zostały jeszcze rozliczone), a ręcznie dodana pozycja z faktury zaliczkowej jest odzwierciedlona tylko w dziale „Opłacono z góry”. Po zapisaniu tego dokumentu jesteśmy w stanie oznaczyć wszystkie pozycje jako w pełni opłacone i rozliczone (ponieważ są one uwzględnione na fakturze w pełnej wartości). Saldo rezerwacji również jest zerowe, ponieważ obie płatności składają się na całkowitą cenę rezerwacji.
3) Dokumenty zaliczkowe zawierają tylko ręcznie dodane pozycje + dokument końcowy zawiera również ręcznie dodane pozycje
Trzecia możliwa metoda to, gdy zarówno dokumenty zaliczkowe, jak i faktura końcowa posiadają ręcznie dodane pozycje, które nie są powiązane z pozycjami na koncie rezerwacji.
Oznacza to, że pozycje na koncie rezerwacji nie są oznaczone jako zafakturowane i opłacone (brak żółtych haczyków w kolumnie D i P).
Wystawiając fakturę końcową należy usunąć z faktury wszystkie zaczytane pozycje z konta rezerwacji (ponieważ faktura zaliczkowa zawierała tylko ręcznie dodaną pozycję) i ręcznie dodać jedną pozycję do konta pokoju o nazwie np. „Zadatek za usługi noclegowe” o wartości całego konta rezerwacyjnego. Dzięki temu końcowe saldo rezerwacji zostanie poprawnie obliczone w dokumencie końcowym.
Po wystawieniu faktury saldo konta jest całkowicie opłacone, a jednocześnie wszystkie pozycje na koncie pokoju nie są oznaczone jako zafakturowane lub opłacone (kolumna D i P), ponieważ żadna z pozycji nie jest związana z wystawionym dokumentem.
Ta metoda może nie być idealną w przypadku, gdy goście wykupią dodatkowe usługi podczas pobytu i chcielibyście obciążyć gościa tworząc nowy dokument. Na nowym dokumencie automatycznie pojawią się wszystkie nierozliczone jeszcze pozycje z konta rezerwacji (w tym te, które zostały opłacone na podstawie faktury zaliczkowej + faktury końcowej).
4) Dokumenty zaliczkowe zawierają pozycje z konta + dokument końcowy zawiera tylko pozycje dodane ręcznie
Ostatnią opisaną metodą są dokumenty zaliczkowe z pozycjami zaczytanymi z konta rezerwacji. Zatem utwórz proformę, która zaczyta pozycje z konta, a w kolejnym kroku scal wszystko do pozycji „Zadatek za usługę noclegu” i zmień cenę na wartość wnioskowanej zaliczki. Zapisz proformę i poczekaj na płatność. Po jej otrzymaniu otwórz szczegóły proformy i wystaw z niej fakturę zaliczkową, którą zapiszesz włącznie z opłatą.
Konto rezerwacji ma teraz dwa wystawione dokumenty z płatnością, a wszystkie pozycje są oznaczone jako częściowo zafakturowane i częściowo opłacone (kolumna D i P).
Otwórz fakturę zaliczkową i w dolnej części okna kliknij przycisk „Wystaw FV”. Na fakturze zaczyta się pozycja z faktury zaliczkowej oraz wszystkie jeszcze nierozliczone pozycje z konta rezerwacji. Usuń wszystkie pozycje z tej faktury i zamiast nich ręcznie dodaj nową pozycję (bez powiązania z pozycjami konta). Ta pozycja musi być w pełnej wartości rezerwacji, ponieważ już przypisaliśmy fakturę zaliczkową do tego końcowego dokumentu. Gdybyśmy dodali tylko pozycję o wartości tego, co zostało do zapłaty, stracimy pieniądze, ponieważ odejmiemy od niej również wartość zaliczki.
Po zapisaniu saldo rezerwacji wynosi zero, pobraliśmy całą wartość rezerwacji od klienta. Jednak z powodu ręcznego dodawania pozycji do faktury końcowej nie będziemy mieli poprawnych informacji o stanie zafakturowania i płatności poszczególnych pozycji na koncie (pozostaną one żółte jako częściowo zafakturowane i częściowo opłacone).
Powód jest prosty te pozycje są ujęte tylko częściowo i tylko w fakturze zaliczkowej. Faktura końcowa nie zawiera pozostałej części tych pozycji i w związku z tym nie są one zafakturowane i opłacane w pełnej wartości. Może to spowodować problemy w przyszłości podczas wystawiania innego dokumentu na tym koncie, ponieważ automatycznie część „nieopłaconych” pozycji pojawi się na nowym dokumencie, pomimo faktu, że zostały one już opłacone na fakturze końcowej z ręcznie dodaną pozycją.
Nasza rekomendacja w tej sytuacji jest bardzo prosta i została również wspomniana na początku tego artykułu. Jeśli możesz, to pracuj tylko z pozycjami, które znajdowały się wcześniej na koncie rezerwacji lub przed utworzeniem dokumentu dodaj te pozycje/usługi do konta (aby uniknąć dodania nowych pozycji na dokumencie końcowym).
W tym konkretnym przypadku zamiast usuwać wstępnie zaczytane pozycje z faktury końcowej i zastępować je ręcznie dodanymi pozycjami, najlepiej scal te pozycje w jedną i przekształć jej nazwę tak, jak potrzebujesz.
Konto rezerwacji będzie wtedy poprawne. Saldo również wyniesie zero, a jednocześnie wszystkie uwzględnione pozycje na koncie będą oznaczone jako w pełni opłacone i zafakturowane, co jest sytuacją, którą opisaliśmy w naszym pierwszym przykładzie.
Najczęściej zadawane pytanie: Jak podpiąć dwie (lub więcej) faktury zaliczkowe do jednej faktury końcowej?
Na koncie rezerwacji znajdują się dwie faktury proformy, do których zostały wystawione faktury zaliczkowe.
Saldo rezerwacji wynosi 0 zł, ponieważ rezerwacja została już opłacona. Ostatnim krokiem jest wystawienie faktury końcowej dla całej rezerwacji. W tym celu kliknij na ikonkę zielonego plusa obok kolumny „Dokumenty rozliczeniowe” i wybierz nowy dokument „Faktura”. W nowym oknie przypisz do niej wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Faktury powinny się podpowiedzieć automatycznie tylko, jeżeli zostały wystawione w tej samej rezerwacji. Gdy upewnisz się, że obie faktury są zaznaczone, to kliknij przycisk „Dalej”. W dziale „Opłacono z góry” odczytasz sumę dwóch zaliczek, natomiast saldo w dziale „Razem” wynosić będzie 0 zł, ponieważ cała rezerwacja została już w pełni opłacona. Pozostaje nam zapisać fakturę przyciskiem „Zapisz”.
Po zapisaniu otrzymałeś fakturę końcową, która prezentuje się na koncie rezerwacji w poniższy sposób. Saldo rezerwacji jest prawidłowe i wynosi 0 zł.
