Automatyczne wysyłanie kodów dostępu do drzwi
Często pytacie nas, jak efektywnie zarządzać systemami zamków i jak rozsyłać gościom kody dostępu do drzwi.
Istnieją trzy podstawowe opcje:
Automatyczne nadawanie kodów PIN i wysyłanie ich e-mailem i SMS-em.
Automatyczne nadawanie kodów PIN i wysyłanie ich we własnej kampanii mailingowej.
Ręczne nadawanie kodów PIN i wysyłanie ich we własnej kampanii mailingowej.
To zależy od rodzaju obiektu, a także od Ciebie, czy chcesz dołączyć dodatkowe informacje do e-maila, a nie tylko wysłać sam kod dostępu.
Automatyczne nadawanie kodów PIN i wysyłanie ich e-mailem i SMS-em.
W lewym dolnym rogu w Ustawieniach / aplikacji Alfred znajdują się ustawienia dotyczące połączenia Alfred i systemów zamków.
Jeśli chcesz przejść na pełną automatyzację, wybierz automatyczne nadawanie kodów PIN i ich automatyczne wysyłanie e-mailem i SMS-em.
Kody PIN są generowane automatycznie zgodnie z wymienionymi ustawieniami i wysyłane gościom w dniu przyjazdu o godzinie 8:00.
Treść e-maila jest bardzo prosta – zawiera tylko nazwę pokoju i kod dostępu.
Automatyczne/ręczne nadawanie kodów PIN i wysyłanie ich za pomocą własnej kampanii mailingowej
W drugiej i trzeciej opcji kody PIN mogą być również generowane automatycznie (patrz Ustawienia / aplikacja Alfred powyżej) lub mogą być nadawane ręcznie dla każdej rezerwacji w szczegółach rezerwacji.
Kody PIN muszą być dostarczane gościom za pomocą własnej kampanii mailingowej. W ustawieniach mailingu utwórz nową kampanię typu „zgodnie z wydarzeniami”.
Ustawienia mailingu zależą w dużej mierze od Ciebie i istnieje kilka sposobów ich konfiguracji. Z drugiej strony ustawienia kampanii powinny zawierać kilka elementów niezbędnych do pełnej automatyzacji procesu rezerwacji.
W pierwszej zakładce ustawiasz czas wysyłki. Najlepszą praktyką w tym przypadku jest wysyłanie kodów dostępu w dniu przyjazdu. Oznacza to, że kampania zostanie ustawiona na 0 dni przed / po dacie przyjazdu rezerwacji.
To ustawienie rozwiązuje również problem rezerwacji last minute. Kampania sprawdza nowych odbiorców co pół godziny i jeśli w ciągu ostatnich 30 minut pojawi się nowa rezerwacja, mailing zostanie wysłany nawet w dniu przyjazdu.
Druga zakładka to treść wiadomości e-mail. Treść wiadomości zależy od Ciebie, ale z drugiej strony e-mail powinien zawierać pole zastępcze kodu PIN do drzwi ** [[SMARTLOCK_PIN]] **oraz numer/nazwę konkretnego pokoju [[COMMISSION_OBJECT_NAME]].
W ostatniej zakładce ustaw szczegółowe parametry dla odbiorców. Zasadniczo dwa z nich są niezbędne, przynajmniej w przypadku hoteli z pełną automatyzacją.
Wypełnione karty gości (zameldowanie online zakończone)
Konto pokoju jest w pełni opłacone (gość zapłacił z góry przed przyjazdem)
Jeśli pracujesz z rezerwacjami przedpłaconymi z wirtualną kartą kredytową (booking.com…), prawdopodobnie będziesz musiał utworzyć kopię kampanii mailingowej dla tego typu rezerwacji przedpłaconych.
W warunkach mailingu wystarczy zastąpić warunek statusu płatności konta warunkiem Płatność od partnera „jest OTA”.