Instrukcja połączenia KSeF z Previo
Integracja Previo z KSeF
1) Przygotowanie – licencja:
Na początku upewnij się, że otrzymałeś od Supportu Previo klucz licencyjny do fiskalizacji paragonów oraz do wysyłki dokumentów do KSeF. Jest to ten sam klucz licencyjny. Aby go otrzymać, wystarczy wysłać wiadomość e-mail na adres support@previo.com.pl i podać ID swojego hotelu w Previo.
Następnie zainstaluj najnowszą wersję aplikacji bsxPrinter w wersji BETA v26.1.26. (Plik instalacyjny znajduje się na samym dole strony internetowej) https://www.bsxprinter.pl/pobierz.
Po otrzymaniu klucza licencyjnego uruchom aplikację i przejdź do zakładki Pomoc, następnie Rejestracja programu. Wpisz otrzymany klucz i kliknij przycisk Zarejestruj:
Jeśli masz już zainstalowaną aplikację bsxPrinter, upewnij się, że korzystasz z jej najnowszej wersji. Na swoim laptopie lub komputerze PC powinieneś mieć zainstalowaną wersję co najmniej v26.1.26. Obecna integracja z KSeF działa wyłącznie na systemie operacyjnym Windows.
Aktualną wersję programu można pobrać ze strony https://www.bsxprinter.pl/pobierz. Na ten moment należy pobrać wersję BETA v26.1.26, która znajduje się na samym dole strony.
Większość naszych klientów ma już zainstalowany program bsxPrinter, ponieważ służy on również do fiskalizacji paragonów. Mimo to należy sprawdzić, czy po uruchomieniu aplikacji w zakładce Logi widoczna jest aktualna wersja oprogramowania:
2) Aktywacja integracji z Previo:
Uruchom aplikację bsxPrinter i w górnym menu przejdź do Start, następnie Ustawienia, a potem Monitorowanie. Włącz opcję „Korzystaj z bramy BinSoft Gate” i kliknij „Generuj”, a w nowym oknie wybierz „Tak”. Następnie kliknij w prawym dolnym rogu przycisk „Zapisz”, po czym okno zostanie zamknięte.
Ponownie wejdź w Start, następnie Ustawienia i Monitorowanie. Zobaczysz tam utworzony unikalny klucz przypisany do Twojej firmy. Skopiuj ten klucz, ponieważ będzie on potrzebny do wklejenia w programie Previo:
Teraz zaloguj się do systemu Previo na koncie administratora i przejdź do menu Ustawienia, następnie Obiekt noclegowy, Podstawowe, Informacje rozliczeniowe, Ustawienia fiskalizacji oraz KSeF. W polu BinSoft Gate klucz wklej wcześniej skopiowany unikalny klucz. Następnie wpisz numer NIP firmy, na który będą wysyłane dokumenty do KSeF. Jeżeli w ramach jednej licencji Previo obsługujesz więcej niż jedną firmę, dodaj osobne zakładki KSeF dla każdej z nich. Nadaj konfiguracji nazwę, na przykład „Wysyłka KSeF”:
Przy aktywnej integracji z KSeF system Previo automatycznie to wykryje i wszystkie faktury oraz faktury zaliczkowe będą wysyłane do KSeF, zarówno wystawione na firmę, jak i na osobę prywatną. Fiskalizacja na drukarce fiskalnej będzie wówczas dostępna wyłącznie dla paragonów fiskalnych.
Dodatkowo w menu Ustawienia, Obiekt noclegowy, Podstawowe, Informacje rozliczeniowe upewnij się, że dane firmy są wprowadzone dokładnie tak, jak w rejestrze CEIDG lub KRS. Dane muszą być w pełni zgodne, w przeciwnym razie KSeF odrzuci fakturę z powodu błędu walidacji.
3) Aktywacja integracji z KSeF:
W aplikacji bsxPrinter przejdź w górnym menu do Start, następnie Ustawienia, Monitorowanie, KSeF oraz Główna. Ustawienia powinny zostać skonfigurowane zgodnie ze wzorem przedstawionym na poniższym zrzucie ekranu:
Na końcu klikamy na dole przycisk Zapisz, po czym okno zostanie zamknięte.
Następnie ponownie otwieramy aplikację bsxPrinter i w górnym menu przechodzimy do Start, następnie Ustawienia, Monitorowanie, KSeF oraz Uwierzytelnianie. Klikamy przycisk Uwierzytelnij się, a następnie zapisujemy na pulpicie plik „init.xml”. Ważne jest, aby w tym momencie nie wyłączać aplikacji bsxPrinter:
Po zapisaniu pliku należy go podpisać, na przykład Profilem Zaufanym. W tym celu przejdź na stronę https://podpis.gov.pl/podpisz-dokument-elektronicznie/ i dodaj zapisany wcześniej plik init.xml, a następnie podpisz go Profilem Zaufanym.
UWAGA: *W przypadku spółek konieczne jest wcześniejsze przygotowanie konta KSeF z odpowiednimi uprawnieniami w Urzędzie Skarbowym. Aby nadać prawa do KSeF do obsługi spółki (z o.o., S.A.,itp.) należy wysłać do Urzędu wypełniony dokument ZAW-FA i dopiero po przetworzeniu go przez US, wybrana osoba będzie autoryzowana do obsługi KSeF danej spółki. Więcej informacji na ten temat w Uwadze dla spółek na końcu artykułu lub w księgowości Państwa firmy.
Po podpisaniu pliku zapisz go ponownie na pulpicie. System Windows może zaproponować nazwę init (1).xml. Gdy masz już podpisany plik, wróć do aplikacji bsxPrinter, której nie należy w międzyczasie zamykać, i kliknij przycisk Załaduj plik, a następnie Uwierzytelnij. Po pojawieniu się komunikatu potwierdzającego poprawne uwierzytelnienie możesz przejść do kolejnego kroku. Jeżeli pojawi się komunikat o błędzie, skontaktuj się z nami pod adresem support@previo.com.pl, a pomożemy przejść proces autoryzacji.
W ostatnim kroku przejdź w aplikacji bsxPrinter do Start, następnie Ustawienia, Monitorowanie, KSeF oraz Tokeny. Kliknij przycisk Wygeneruj i nadaj tokenowi nazwę, na przykład Wysyłka KSeF z Previo. Po zapisaniu tokena kliknij przycisk Synchronizuj.
Proces integracji został zakończony. System jest teraz zintegrowany z KSeF.
*Uwagi dla spółek:
W związku z obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu eFaktur dla największych podatników od 1 lutego 2026 r. należy podjąć niezbędne działania techniczno formalne.
W pierwszej kolejności należy przyznać właściwe uprawnienia w systemie KSeF osobie pełniącej funkcję Dyrektora w Spółce tak, aby mogła podpisywać plik autoryzacyjny do KSeF oraz logować się i działać w systemie w imieniu spółki.
Konieczne jest również złożenie do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego formularza ZAW-FA, czyli zawiadomienia o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF dla tej osoby. Formularz powinien zostać złożony w formie papierowej, jako wydruk z podpisem, lub elektronicznie, na przykład przez e Urząd Skarbowy lub system e Doręczeń, w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby podmiotu.
Złożenie formularza ZAW-FA jest niezbędne, aby wskazana osoba uzyskała pierwsze i kluczowe uprawnienia w KSeF. Dopiero po ich nadaniu możliwe jest dalsze przekazywanie uprawnień wewnątrz systemu drogą elektroniczną. Po przetworzeniu formularza przez urząd Dyrektor będzie posiadał pełny dostęp do KSeF, w tym możliwość podpisywania i autoryzowania plików.
Spełnienie powyższych warunków umożliwi prawidłową integrację automatycznej wysyłki faktur do KSeF z programu Previo. Do czasu dokonania odpowiedniej autoryzacji w KSeF nie będzie możliwe elektroniczne podpisanie pliku autoryzacyjnego, a tym samym uruchomienie integracji z systemem KSeF.
4) FAQ:
a) Gdzie w programie będą widoczne informacje, że faktura trafiła do KseF?
Status wysyłki będzie dostępny w zakładce Płatności, następnie Dokumenty rozliczeniowe. Przy dokumencie pojawi się oznaczenie potwierdzające jego przyjęcie przez KSeF.
b) Czy jest możliwość wcześniejszego podłączenia się do środowiska demo (służącego do testów), a następnie przełączenia się na środowisko produkcyjne?
Tak, istnieje możliwość najpierw podłączenia środowiska DEMO KSeF 2.0, a następnie w dowolnym momencie przełączenia się na środowisko produkcyjne.
c) Co się stanie, jeśli faktura nie trafi do KseF?
Faktura zostanie zapisana w trybie offline, a system będzie automatycznie ponawiał próby jej wysłania do momentu skutecznego dostarczenia do KSeF. Użytkownik będzie informowany o aktualnym statusie wysyłki.
d) Czy korekty faktur będą automatycznie wysyłane do KSeF razem z fakturą pierwotną?
Na ten moment system nie wspiera obsługi korekt w ramach integracji z KSeF. Funkcjonalność ta zostanie udostępniona od 1 kwietnia 2026 roku. Do tego czasu korekty należy wprowadzać bezpośrednio w systemie KSeF.
e) Czy program hotelowy automatycznie rozróżnia faktury z NIP i bez NIP?
System rozróżnia dokumenty z NIP i bez NIP. Przy aktywnej integracji zarówno faktury z numerem NIP, jak i faktury imienne będą wysyłane do KSeF. Nie ma możliwości ręcznego drukowania faktur imiennych poza systemem.
f) Kiedy Previo będzie gotowe do wysyłania faktur do KSeF?
Integracja z KSeF jest już gotowa i dostępna po stronie Previo.
g) Co się stanie, jeśli wystawię fakturę, która zostanie wysłana do KSeF, a później usunę ją w Previo?
Usunięcie faktury w programie nie wpływa na jej obecność w KSeF. Dokument wysłany do KSeF pozostaje tam na stałe i nie może zostać usunięty.
h) Czy opisy faktur, takie jak imię i nazwisko, będą trafiały do KSeF?
Do KSeF przekazywane są wyłącznie dane zgodne ze schematem XML obowiązującym w systemie. Pola niedopuszczone przez schemat nie są przesyłane. Warto sprawdzić aktualny zakres danych obsługiwanych przez KSeF.