Agency – System Właścicielski
System Właścicielski umożliwia Twoim partnerom (agentom, właścicielom apartamentów) tworzenie, zarządzanie i anulowanie rezerwacji, także po specjalnie przygotowanych dla nich cenach. Twoje firmy partnerskie mogą zalogować się do systemu pod adresem agency.previo.app
System Agency można zastosować np. w przypadku właścicieli określonych mieszkań w budynku. Możesz nadać im dostęp do widoku ich nieruchomości, których sprzedaż mogą monitorować, sprawdzać swoje prowizje i raporty przychodów.
System ten nie jest częścią licencji PMS Previo. Jest to samodzielny produkt, jednak jego ustawienia licencjobiorca skonfiguruje właśnie w Previo. Więcej informacji udzielą nasi konsultanci handlowi.
Tworzenie dostępu dla partnerów
1. W PMS Previo utwórz nową rolę użytkownika w sekcji Ustawienia / Użytkownicy / Role, gdzie aktywujesz dostęp do Agency. Nie musisz ustawiać żadnych innych uprawnień dla tej roli, nie są one konieczne.
Pozostałe uprawnienia nadasz, jeśli chcesz, aby ten partner miał do nich dostęp.
2. Następnie utwórz nowego użytkownika dla nadanej roli w sekcji Ustawienia / Użytkownicy / Lista użytkowników. Przypisz utworzoną wcześniej rolę oraz wybierz adres e-mail i hasło, które będzie wykorzystywane do logowania się do Systemu Agency.
3. Utwórz nową firmę w module Goście / Firmy (lub dostosuj istniejącą) i przejdź do zakładki Zaawansowane. Tutaj możesz przypisać do niej już istniejący plan cenowy. Jeśli firma jest “właścicielem” apartamentu, pamiętaj, aby nadać jej typ “Właściciel”:
4. Na koniec przejdź do zakładki System firmowy i zezwól tej firmie na dostęp do Systemu Agencyjnego. Wybierz wcześniej utworzonego użytkownika dla danej firmy (każda firma musi posiadać własne, osobne konto użytkownika):
Właścicielom konkretnych apartamentów, którymi operujesz, możesz ustawić dostęp do konkretnych = ich apartamentów w systemie Agency, dzięki czemu nie będą oni mieli dostępu do pozostałych obiektów, które masz na swojej licencji Previo, będą widzieć i zarządzać jedynie swoimi. W tej samej sekcji ustawisz też, jeśli chcesz, liczbę dni, które właściciel może zarezerwować w Agency bezpłatnie
Pozostałe kolumny to ustawienia rozliczeń z danym właścicielem: Prowizja, Opłaty stałe, lub / i abonament (czynsz). O nich opowiemy w dalszej części artykułu.
Po zalogowaniu do Agency
System Agencyjny pozwala partnerowi sprawdzić swoje rezerwacje, cennik i obłożenie zakwaterowania. Może on także tworzyć nowe rezerwacje i je anulować, oraz sprawdzać swoje rozliczenia z Tobą ( – > z operatorem ich apartamentu/ów) w udostępnionych tam raportach.
Każda rezerwacja utworzona w Systemie Agencyjnym będzie zawierała wszystkie informacje o firmie, które są już uzupełnione w bazie Firm na Twojej licencji PMS Previo. Rezerwacje zostaną również oznaczone nazwą firmy w Twoim kalendarzu rezerwacji, dzięki czemu będziesz mógł łatwo je filtrować, a w oknie edycji Firmy będą one zliczone w sekcji “Rezerwacja”.
_________________________________________
Kalkulacja zysku właściciela
Baza Firm posiada także bardziej rozbudowane ustawienia dla Systemu Agencyjnego, które posłużą głównie właśnie właścicielom lokali, którymi zarządza Twoja firma na licencji Previo. Ogólne ustawienia rozliczeń dla Agency znajdziesz w sekcji Goście / Firmy w Previo w prawym górnym rogu okna pod przyciskiem z trzema sylwetkami.
Co można tu ustawić
1. Możesz ustawić sposób definiowania „ceny rezerwacji” w Systemie Właścicielskim. Oznacza to, że możesz wybrać, które „segmenty” (pozycje konta rezerwacji w Previo) będą uwzględnione w „cenie rezerwacji” wyświetlanej w Agency. Może to być np. sam nocleg + rabaty, co wyłączy z wyświetlanej wartości rezerwacji wszystkie inne usługi dodatkowe czy podatek lokalny. Te ustawienia są również uwzględniane we wzorze obliczania przychodów właściciela (opisanym poniżej) jako wartość „ceny rezerwacji”.
2. Pokaż cenę rezerwacji: tu zaznacz, czy chcesz, aby właściciel w Agency widział cenę rezerwacji, której na jego apartament dokonał gość. Jesli nie zaznaczysz żadnej opcji, cena rezerwacji nie będzie dla właściciela widoczna.
3. Pokaż przychód: jeśli oznaczysz tutaj, że chcesz, aby właściciel miał wgląd w swoje rozliczenia, możesz tutaj też wskazać, jak ma być ten przychód kalkulowany – z VAT lub bez VAT.
4. Wzór kalkulacji zysku: zysk właściciela można obliczyć na podstawie cen rezerwacyjnych z/bez podatku VAT.
Wzór naliczania przychodów – prosty edytor w tej sekcji pomoże Ci w ustaleniu prawidłowego wzoru naliczania przychodów dla właścicieli. Istnieje kilka zmiennych, które możesz wykorzystać (wspomniana wyżej cena rezerwacji, wartość prowizji, opłata miesięczna, opłata rezerwacyjna itp.) + możesz dodać segmenty konta rezerwacji, nawet jeśli nie są one uwzględnione na przykład w ustawieniach „ceny rezerwacji”. Formułę można zbudować korzystając z podstawowych operacji matematycznych takich jak dodawanie, odejmowanie, dzielenie czy mnożenie + nawiasy.
Po zalogowaniu do Agency
System Agencyjny umożliwia Twojemu partnerowi korzystanie z kilku modułów w zależności od uprawnień użytkownika.
Oprócz zarządzania i dodawania nowych rezerwacji, partner może mieć też wgląd w cennik i kalendarz dostępności.
Może też sprawdźić zrealizowany dochód z rezerwacji jego apartamentów (tylko dla “firmy” typu “Właściciel”, a nie typu “Firmy”). W kolejnej zakładce Przychody (Zysk) znajduje się również raport (wraz z prognozą) oraz kalkulacja wszystkich rozrachunków w wybranym okresie.
Właściciel będzie widział tylko apartamenty, które zostały mu przydzielone. Można je rezerwować, a obłożenie i lista rezerwacji będą zawierać wyłącznie informacje o rezerwacjach tych apartamentów.
___
W edytorze firmy, która jest właścicielem, w Previo, możesz też ustawić kalkulację zysku dla konkretnego właściciela na bazie ustaleń miedzy Wami. Zysk możesz kalkulować na bazie prowizji, prowizji + opłaty stałej, abonamentu (czynszu), abonamentu + prowizji, itp. Możliwości jest tyleż, ile ustaleń:
.