Raporty managerskie – Podsumowanie
Poniżej znajdziesz kilka definicji, które będą używane w dalszej części artykułu:
…rezerwacje wyświetlane w kalendarzu rezerwacji … – oznacza rezerwacje w statusie: rezerwacja wstępna, potwierdzono, zameldowano, wymeldowano, i inne. Rezerwacje o statusie: anulowano, no-show, czy znajdujące się na liście rezerwacji oczekujących nie są brane pod uwagę.
…w kategorii “zakwaterowanie”… – oznacza wszystkie pomieszczenia znajdujące się w kategorii “zakwaterowanie” w PMS Previo.
… proporcjonalnie rozdysponowana suma … – proporcjonalnie rozdysponowana cena danej usługi na każdy dzień rezerwacji.
… przeliczone na domyślną walutę hotelu … – rekalkulowane do waluty domyślnej wg. kursu wymiany ustawionego w PMS Previo
Liczba gości – według narodowości
obcokrajowcy – łączna liczba gości z rezerwacji wyświetlanych w kalendarzu rezerwacji w pokojach typu „zakwaterowanie” o innej narodowości niż lokalizacja hotelu.
goście krajowi – łączna liczba gości z rezerwacji wyświetlanych w kalendarzu rezerwacji w pokojach typu “zakwaterowanie” z narodowością zgodną z lokalizacją hotelu.
bez narodowości – łączna liczba gości z rezerwacji wyświetlanych w kalendarzu rezerwacji w pokojach typu “zakwaterowanie” z niewypełnioną narodowością.
Liczba gości – według kategorii gości
dorosły – łączna liczba gości w kategorii “dorosły obliczona na podstawie wszystkich rezerwacji wyświetlanych w kalendarzu rezerwacji w pokojach typu „zakwaterowanie”.
senior – łączna liczba gości w kategorii “senior” obliczona na podstawie wszystkich rezerwacji wyświetlanych w kalendarzu rezerwacji w pokojach typu “zakwaterowanie”.
Kalkulacje dla innych ustawionych kategorii gości są takie same.
Statystyki pokoi (pokojonocy)
pokojnocy ogółem – łączna pojemność pokoi w całym hotelu. 10 pokoi w hotelu „generuje” 10 pokojonocy.
obłożonych pokojonocy – wszystkie pokoje zajęte z rezerwacjami wyświetlanymi w kalendarzu rezerwacji (nie w statusie: anulowano, no-show czy lista oczekujących).
wolnych pokojonocy – łączna liczba wolnych pokoi na daną noc. Oznacza to wszystkie pokoje bez rezerwacji w kalendarzu, które również nie są zamknięte dla sprzedaży.
suma zamkniętych pokojonocy – liczba pokoi zamkniętych do sprzedaży.Daty historyczne wykorzystują informacje historyczne o zamkniętych pomieszczeniach. Dla przyszłych terminów kalkulacja odbywa się z aktualnie zamkniętych pokoi.
liczba noclegów łącznie z gośćmi bez łóżek – liczba gości ze wszystkich rezerwacji liczona w zajętych pokojonocach (powyżej).
Przykład: mamy 10 pokoi, co daje łącznie 10 pokojonocy. Obecnie mamy 3 rezerwacje z 6 gośćmi na wybrany termin. To daje nam 3 zajęte pokojonoce.
Następnie mamy dwa pokoje, które są obecnie w przebudowie i w związku z tym są zamknięte do sprzedaży. To daje nam 2 zamknięte pokoje.
W sumie otrzymujemy 5 wolnych pokojonocy (10 – 3 – 2). Noclegów mamy 6, ponieważ w naszych trzech rezerwacjach zakwaterowaliśmy 6 gości.
% obłożenie – stosunek liczby zajętych pokoi (z rezerwacjami, które są widoczne w kalendarzu rezerwacji i nie są w statusie anulowanym, no-show lub na liście oczekujących) do całkowitej liczby pokoi.
% dostępność łóżek – stosunek liczby zajętych łóżek ze wszystkich zajętych pokoi do całkowitej liczby łóżek we wszystkich pokojach (nie ma znaczenia czy są wolne czy zajęte).
% dostępności łóżek i dostawek – takie same obliczenia jak w przypadku obłożenia łóżek z uwzględnieniem dodatkowych łóżek.
Liczba przyjazdów / wyjazdów
przyjazdów – liczba wszystkich rezerwacji z datą przyjazdu w wybranym terminie, które są dokonane dla pokoi typu “zakwaterowanie” i jednocześnie nie są w statusie anulowano, no-show, ani nie znajdują się na liście oczekujących.
wyjazdów – liczba wszystkich rezerwacji z datą wyjazdu w wybranym terminie, które są dokonane dla pokoi typu “zakwaterowanie” i jednocześnie nie są anulowane, w statusie no-show, ani nie znajdują się na liście oczekujących.
przyjazdów gości – liczba wszystkich gości z datą przyjazdu w wybranym terminie, którzy są wymienieni w rezerwacjach dokonywanych dla pokoi typu „zakwaterowanie” i jednocześnie ich rezerwacje nie są anulowane, w statusie no-show, ani nie znajdują się na liście oczekujących.
wyjazdów gości – liczba wszystkich gości z datą wyjazdu w wybranym terminie, którzy są wymienieni w rezerwacjach dokonywanych dla pokoi typu “zakwaterowanie” i jednocześnie ich rezerwacje nie są anulowane, w statusie no-show, ani nie znajdują się na liście oczekujących.
Zmiany rezerwacji
Liczba utworzonych rezerwacji – wszystkie rezerwacje utworzone w wybranym terminie na dowolny termin w przyszłości dla pokoi typu “zakwaterowanie”.
Liczba odwołanych rezerwacji – łączna liczba anulowanych rezerwacji, które rozpoczynają się lub trwają w wybranym terminie.
Rezerwacje na liście oczekujących – łączna liczba rezerwacji w statusie “lista oczekujących”, które rozpoczynają się lub trwają w wybranym terminie.
Rezerwacje w statusie no-show – łączna liczba rezerwacji typu “no-show”, które rozpoczynają się lub trwają w wybranym terminie.
Rezerwacje anulowane – liczba rezerwacji, które zostały zmienione na anulowane / brak rezerwacji lub zostały usunięte w wybranym terminie.
Konta pokoi wg.:
Bez VAT – suma wszystkich rachunków za pokoje z rezerwacji, które rozpoczęły się lub trwają w wybranym terminie. Ogólna suma rozliczeń pokoi jest rozdzielana proporcjonalnie na każdą rezerwację (rezerwacja na 5 nocy z łączną ceną za pokój 5000 PLN bez VAT będzie naliczana tylko jako 1000 PLN), a następnie ze wszystkich skorygowanych w ten sposób rozliczeń pokoi obliczana jest ostateczna liczba.
Z VAT – takie same obliczenia jak powyżej, z tą różnicą, że cena jest obliczana z podatkiem VAT.
Za osobę – Zaczynamy od ceny całego konta rezerwacji z VAT. Następnie suma rozdzielana jest proporcjonalnie na wybrany termin (jak opisano powyżej – dzielona przez ilość noclegów) dla każdej rezerwacji z osobna. Wyniki dla wszystkich rezerwacji są sumowane i dzielone przez liczbę wszystkich gości w wyliczonych rezerwacjach (podliczanie tylko z rezerwacjami, które są widoczne w kalendarzu rezerwacji – a więc nie ma rezerwacji anulowanych, nie pokazywanych ani na liście oczekujących).
Za pokój – tak samo jak za osobę, z tą różnicą, że proporcjonalnie skorygowana suma całkowita jest dzielona przez liczbę zajętych pokoi (z rezerwacjami, które nie są anulowane, nie mają statusu pobytu ani nie znajdują się na liście oczekujących).
REVPAR – ponownie stosujemy łączną sumę proporcjonalnie skorygowanego rachunku pokoju bez VAT dla wszystkich rezerwacji (bez anulowanych, nieprzyjazdów, list oczekujących) w wybranym terminie. Suma jest następnie dzielona przez liczbę twoich pokoi.
ADR – ponownie stosujemy łączną sumę proporcjonalnie wyrównanego rachunku pokoju bez VAT dla wszystkich rezerwacji (bez anulowanych, nieprzyjazdów, list oczekujących) w wybranym terminie. Suma jest następnie dzielona przez liczbę wszystkich zajętych pokoi w wybranym terminie (= wszystkie pokoje z pewną początkową lub trwającą rezerwacją, która nie jest anulowana, niedostępna ani na liście oczekujących).
Płatności
Przelew bankowy – suma wszystkich przelewów bankowych utworzonych w wybranym dniu. Przelewy bankowe w walucie innej niż domyślna są przeliczane według kursu wymiany obowiązującego w hotelu.
Karta płatnicza – suma wszystkich płatności dokonanych kartą w wybranym terminie. Płatności kartą w walucie innej niż domyślna przeliczane są na podstawie kursu wymiany obowiązującego w hotelu.
Gotówka – suma wszystkich płatności gotówkowych utworzonych w wybranym dniu. Przelewy bankowe w walucie innej niż domyślna są przeliczane według kursu wymiany obowiązującego w hotelu.
Konto hotelu według typu
Ta sekcja działa bardzo podobnie do sekcji Sumy kont pokoi, ale jest bardziej szczegółowa.
Zawartość kont pokoi jest podzielona na wg. kategorii, które można osobno monitorować.
Obliczenia w tej sekcji są takie same. Pozycje na kontach pokoi są korygowane proporcjonalnie (o liczbę noclegów rezerwacji) i następnie wszystkie te proporcjonalne kwoty są liczone łącznie.