Pobyt łączony: Rezerwacje z silnika R+
Zapisywanie rezerwacji z silnika R+ w kilku pokojach, kiedy jeden pokój nie jest dostępny przez cały okres rezerwacji.
To specjalne ustawienie pozwala na przyjęcie rezerwacji, kiedy wydaje się, że nie można jej umieścić w jednym pokoju, ale po przesunięciu innych rezerwacji w kalendarzu Hotelgram, taka operacja się uda. Jeśli natomiast dopuszczamy rezerwacje z przenosinami, można wybrać takie ustawienie, aby system od razu automatycznie wstawił taką rezerwację do kalendarza bez naszego udziału. Ustawienia dla tej funkcji znajdziesz w menu Ustawienia/System.
Poniżej szczegóły ustawień dla wybranej przez Ciebie konfiguracji:
Ta funkcja działa odrobinę inaczej dla silnika R+ niż podobne rozwiązanie, które posiada nasz channel manager Global.
Na przykładzie poniżej pokażemy Ci w jaki sposób powyższe ustawienia można wykorzystać w Hotelgram:
Mamy 3 pokoje typu Double. Nasz potencjalny gość chciałby dokonać rezerwacji w terminie 1.8. – 11.8.2020. W tym terminie ogółem w każdym dniu potencjalnego pobytu gościa mamy jeszcze tylko 1 pokój Double dostępny. Jest to pokój nr. 2,dostępny do 5.8.2020, oraz pokój nr. 1, dostępny 5.8. – 11.8.2020. Słowem: 1 pokój w tej kategorii nie jest dostępny na cały pobyt tego gościa, i na pierwszy rzut oka rezerwację można umieścić w 2 pokojach
Ustawienie: Nie dziel rezerwacji, tylko zapisz ją na Liście Oczekujących” (manualna praca z dostępnością w kalendarzu)**
Przy użyciu tego ustawienia spowodujesz, że rezerwacje wymagające podzielenia pobytu nie będą automatycznie umieszczane w kalendarzu Hotelgram. Umieścimy je na Liście Oczekujących, a Ty, po odpowiednim przesunięciu innych rezerwacji w kalendarzu, samodzielnie przypiszesz nową rezerwację z Listy do jednego pokoju na cały okres pobytu gościa.
Takie rezerwacje z silnika RESERVATION+ otrzymasz jako NIEZOBOWIĄZUJĄCE ZAPYTANIA O NOCLEG.
Gość nie otrzyma automatycznego potwierdzenia rezerwacji ze strony internetowej i od Ciebie zależy, czy przyjmiesz tę rezerwację, czy nie. Jeśli uda się ją zaakceptować, możesz skontaktować się z gościem i potwierdzić mu pobyt wysyłając potwierdzenie z systemu Hotelgram.
W momencie przesłania takiego zapytania gość oraz Ty otrzymacie e-mail, w którym informacja o konieczności potwierdzenia pobytu przez obiekt będzie zawarta.
Teraz pokażemy Ci w jaki sposób możesz przesunąć inne rezerwacje w kalendarzu, aby umieścić w nim rezerwację z Listy Oczekujących i móc potwierdzić pobyt:
Wystarczy w tym wypadku przesunąć (możesz to zrobić przytrzymując rezerwację lewym klawiszem myszy)rezerwację z pokoju 2L (2) do pokoju powyżej 2L (1). W ten sposób zwolni się pokój 2L (2) na cały okres pobytu nowego gościa. Teraz otwórz rezerwację na Liście Oczekujących i przypisz ją do nowo zwolnionego pokoju 2L (2) w kalendarzu. PAMIETAJ o zmianie jej statusu z „lista oczekujących” na „potwierdzono” lub na inny status, który blokuje miejsce w kalendarzu. Po zapisaniu nowej rezerwacji w kalendarzu, zablokuje ona cały termin w pokoju 2L (2) dla innych gości.
##### !WAŻNE!: Należy tę operację przeprowadzić natychmiast po otrzymaniu rezerwacji na Listę Oczekujacych, aby uniknąć overbooka, gdyż dopóki termin nie jest zablokowany w kalendarzu Hotegram, dostępny jest on do rezerwacji na wszystkich portalach, do których wysyłasz dostępność z naszego systemu.
Ustawienie: Podziel rezerwację między dostępne pokoje, co zapewni pobyt, ale z przenosinami (podział będzie automatyczny, rezerwację zapiszemy w kilku pokojach, a Ty zawsze możesz ręcznie dokonać dalszych zmian w kalendarzu).
Na poniższym przykładzie pokażemy Ci jaki efekt da taka konfiguracja ustawień. Wskazana na obrazku rezerwacja oznaczona symbolem silnika R+ (fioletowa) została automatycznie umieszczona w dwóch dostępnych pokojach z danej kategorii w kalendarzu, termin rezerwacji 8.8.2020 – 12.8.2020.
Po jej otwarciu w polu na uwagi zobaczysz też automatycznie generowany tekst, który podpowie dlaczego rezerwacja wygląda własnie tak:
Informacja o rozdzieleniu rezerwacji na dwie będzie też widoczna w potwierdzeniu rezerwacji, które otrzymasz z systemu R+:
Teraz masz wybór:
– Nie robić nic i gość będzie się przenosił
– Spróbować przesunąć inne rezerwacje tak, aby zwolnić miejsce w jednym pokoju dla tej
W ustawieniach tej opcji możesz też wybrać status, w jakim taka rezerwacja zostanie zapisana w kalendarzu Hotelgram, jeśli zdecydujesz się na jej automatyczny podział. Polecamy status „inne’, gdyż odróżni on tego rodzaju pobyt od pozostałych kolorem fioletowym właśnie.
Warto zaznaczyć, że wszelkie ustawienia płatności dla rezerwacji dzielonych, które zapiszemy w statusie „lista oczekujących” czy przykładowo „inne” zachowają ustawienia płatności dla rezerwacji online. Dzieje się tak dlatego, że w tym wypadku status rezerwacji nie wynika z ustawień płatności, ale z dostępności i Twoich ustawień rezerwacji dzielonych w systemie.
Dobrym przykładem jest status dla rezerwacji, których płatność dopuszczasz przelewem zwykłym. Zazwyczaj takie rezerwacje zapisujesz pewnie na statusie „rezerwacja wstępna” i takie ustawienia nadałeś im w panelu Ustawienia/RezerwacjaOnline/Płatności. W przypadku rezerwacji dzielonych, status takiej rezerwacji przypisany zostanie według ustawień dla rezerwacji dzielonych z panelu Ustawienia/System, bez względu na to, jaki status nadałeś dla przelewu w ustawieniach płatności.
Zaleta dzielenia rezerwacji:
– automatyzacja: rezerwacje wchodzą do kalendarza blokując termin, co daje gwarancję pobytu gościowi.
– zwiększenie dostępności, a co za tym idzie obłożenia w obiekcie
Wada dzielenia rezerwacji:
– jeśli nie zadbasz o uporządkowanie kalendarza i zrobienie miejsca dla takiej rezerwacji na czas, gość będzie musiał się przenosić z pokoju do pokoju podczas pobytu.