Trimiterea automată a codurilor de acces pentru ușă
Cum se poate sincroniza sistemul de închidere a ușilor cu Previo?
În principiu, se pot distinge trei abordări:
- Generarea automată a codurilor PIN și trimiterea lor prin e-mail și SMS.
- Generarea automată a codurilor PIN și trimiterea lor printr-o campanie proprie de e-mailuri.
- Generarea și trimiterea manuală a codurilor PIN printr-o campanie proprie de e-mailuri.
În funcție de tipul unității de cazare și de modul de operare, poate fi necesar să fie incluse informații suplimentare în e-mail, nu doar codul de acces.
Generarea automată a codurilor PIN și trimiterea lor prin e-mail și SMS
În meniul Setări / Hotel / Conexiuni se găsesc setările referitoare la conexiunile dintre Alfréd și sistemele de închidere a ușilor.
Dacă dorim automatizare completă, alegem generarea automată a codurilor PIN și trimiterea automată prin e-mail și SMS.
În acest caz, codurile PIN sunt generate automat conform setărilor, iar apoi sunt trimise oaspeților în ziua sosirii, la ora 08:00 dimineața.
Conținutul e-mailului este foarte simplu, incluzând numele camerei și codul de acces.
Generarea automată/manuală a codurilor PIN și trimiterea prin campania proprie de e-mailuri
În a doua și a treia opțiune, codurile PIN pot fi generate automat sau pot fi setate manual pentru fiecare rezervare, în detaliile rezervării.
Codurile PIN pot fi transmise către oaspeți prin campania proprie de e-mailuri. În setările de e-mail este necesar să se creeze o nouă campanie „bazată pe evenimente”.
E-mailul poate fi personalizat, iar opțiunile de trimitere și conținutul pot fi configurate în mai multe moduri. Totuși, setările campaniei ar trebui să includă și mai multe elemente necesare pentru ca procesul să poată fi complet automatizat.
Pe prima pagină se poate seta momentul trimiterii. Cea mai bună practică în acest caz este trimiterea codurilor de acces în ziua sosirii. Aceasta înseamnă că se configurează campania astfel încât să fie trimisă la 0 zile înainte/după data de sosire a rezervării.
Această setare rezolvă și problema rezervărilor de ultim moment. Campania verifică la fiecare 30 de minute noii destinatari, iar dacă în ultimele 30 de minute este creată o rezervare nouă, e-mailul va fi trimis tot în ziua sosirii.
Pe a doua filă se poate defini textul e-mailului. Conținutul mesajului poate fi personalizat, însă e-mailul trebuie să includă obligatoriu variabila pentru codul PIN al ușii [[SMARTLOCK_PIN]], precum și denumirea camerei [[COMMISSION_OBJECT_NAME]].
Pe ultima filă se definesc parametrii detaliați pentru destinatari. În cazul hotelurilor complet automatizate, în mod obișnuit sunt esențiale două condiții:
- Datele oaspetelui sunt completate (check-in online completat)
- Nota de cameră este achitată integral (oaspetele a plătit în avans înainte de sosire)
De exemplu, dacă se lucrează cu rezervări preplătite care includ card virtual (Booking.com etc.), este posibil să fie necesară o copie a campaniei de e-mail pentru acest tip de rezervări preplătite.
În condițiile campaniei de e-mail, trebuie pur și simplu înlocuită condiția privind statusul plății cu condiția „plată de la partener” / „OTA”
