Bază de date oaspeți
Baza de date a oaspeților conține toate informațiile despre oaspeți care provin din rezervare, indiferent de modul în care aceasta a fost realizată (prin motorul de rezervare, de pe site-ul unui partener sau manual). Fiecare oaspete creat apare în baza de date, unde cardul său conține toate datele care au fost introduse pe cardul oaspetelui în timpul rezervării (nume, adresă, data nașterii, cetățenie, număr de document, număr de înmatriculare, e-mail, număr de telefon sau alte etichete și observații atribuite oaspetelui).
Baza de date a oaspeților permite filtrarea și căutarea oaspeților fie prin (1) căutare text complet (după organizație, nume, număr de telefon etc.), cât și în alte categorii de căutare, cum ar fi categoria de oaspeți, numărul total de rezervări sau etichete. Toate opțiunile de filtrare pot fi combinate în panoul din stânga. Pictograma fulger (2) are numeroase filtre rapide pentru a facilita utilizarea bazei de date. Filtrează oaspeții cu rezervare sau fără, oaspeții care se află în prezent în locație și toți oaspeții cu o anumită adresă de e-mail. Se poate crea și un oaspete nou cu ajutorul pictogramei cu siluetă verde (3). Crearea unui oaspete nou este exact aceeași cu cardul de oaspete din cadrul rezervării. Se pot furniza toate informațiile disponibile oferite de client. După salvare, oaspetele va apărea deja în lista derulantă atunci când se creează o rezervare nouă, iar selectarea acestuia va încărca datele existente în rezervare.
Următoarele două pictograme (4) sunt pentru întreținerea bazei de date și a fiecărei înregistrări. Dacă selectați mai multe înregistrări (de exemplu, profiluri duplicate), apare o pictogramă cu săgeți, care permite fuzionarea acestor înregistrări. A doua pictogramă, cu o cruce roșie, este pentru ștergerea profilurilor. Profilul respectiv poate fi șters și folosind pictograma cu x roșu situată la capătul rândului.
Pictograma imprimantei (5) permite exportul datelor în format CSV. Fișierul exportat poate fi folosit în diverse aplicații pentru trimiterea de newslettere. Dacă se utilizează funcția de CRM și trimitere de newslettere a PMS-lui, acest fișier nu va fi necesar pentru trimiterea newsletterelor, deoarece sistemul preia direct datele din baza de date a oaspeților.
Cu ajutorul pictogramei creionului (6) se pot edita datele profilurilor individuale ale oaspeților, precum și vizualiza rezervările anterioare ale acestora. Se poate seta ca sistemul să avertizeze în legătură cu ziua de naștere a oaspetelui (8).
Pictograma cheii albastre, administrarea oaspeților, ajută la organizarea bazei de date (7). Prin intermediul acesteia, se pot identifica „erorile” din baza de date, cum ar fi duplicatele, de exemplu:
Iată cum se pot combina două profiluri duplicate:
Fereastra afișează treptat toate înregistrările duplicate; cu ajutorul acestui instrument, puteți selecta care profiluri de oaspeți doriți să le fuzionați (1). După selectarea profilurilor de fuzionat, trebuie să alegeți profilul principal (2). Acest card de oaspete conține cele mai multe informații completate și înregistrarea sa va fi principala atunci când se vor fuziona celelalte înregistrări. De aici, trebuie doar să confirmați fuziunea.